Lead-Benachrichtigungen, Kontakte aus dem Chat, CSV

Neben dem Lead-Formular kann dein Agent auch eine E-Mail-Adresse oder Telefonnummer speichern, die ein Besucher einfach in eine Nachricht schreibt. Hier geht es um diese Erfassung, die E-Mail-Benachrichtigungen bei neuen Leads und die Lead-Liste im Tab Leads.

Kontaktdaten aus dem Chat speichern

Der Schalter Save contact details written in the chat (im Chat genannte Kontaktdaten speichern) ist standardmäßig an. Schreibt ein Besucher etwa „meine E-Mail ist ana@example.com“, landet die Adresse in deinen Leads und der Agent bestätigt sie. Das funktioniert mit und ohne Lead-Formular. Solche Leads tragen das Kennzeichen From chat.

Erkannt wird:

• jede E-Mail-Adresse,
• eine Telefonnummer im internationalen Format, beginnend mit + oder 00,
• eine nationale Nummer nur, wenn in derselben Nachricht ein Telefonwort steht; Preise und Daten werden so nicht gespeichert. Telefonwörter werden auf Deutsch, Englisch, Französisch, Italienisch und Spanisch erkannt, etwa „Telefon“, „Handy“, „anrufen“, „Nummer“, „phone“, „call“, „téléphone“, „portable“, „telefono“, „cellulare“, „teléfono“ oder „móvil“,
• eine nationale Nummer ohne führende 0, etwa eine italienische oder spanische Handynummer, nur, wenn direkt davor ein Telefonwort steht, zum Beispiel „cellulare“ oder „móvil“ gefolgt von der Nummer,
• keine Bestell-, Sendungs-, Rechnungs-, Kunden-, Konto-, Referenz-, Buchungs- oder Steuernummer, in denselben Sprachen. Als solche gilt eine Nummer, wenn ein passendes Wort direkt daneben steht, etwa „Bestellnummer“, „Kundennummer“, „order number“, „numéro de commande“ oder „partita IVA“,
• nie die E-Mail-Adresse oder Telefonnummer deines eigenen Unternehmens, wenn sie in deinen Anweisungen, früheren Antworten des Agenten oder deinem Wissen vorkommt.

E-Mail bei neuen Leads

1. Schalte im Tab Leads die Option Email when a new lead arrives (E-Mail bei neuem Lead) ein.
2. Lass Send to me angehakt, um die Nachricht an die E-Mail-Adresse deines Kontos zu bekommen.
3. Füge unter Also send to bis zu 5 weitere Adressen hinzu, etwa von Kollegen oder ein gemeinsames Postfach. Adresse eingeben und Enter drücken oder auf Add klicken.
4. Klicke auf Send test email. Ein Beispiel geht an die Empfänger, die gerade im Formular stehen, auch vor dem Speichern. Der Betreff beginnt mit Test:.
5. Klicke auf Save lead settings.

Mindestens ein Empfänger ist nötig: Send to me oder eine Adresse.

Jede Benachrichtigung hat den Betreff New lead from, gefolgt vom Namen des Agenten und dem Kontakt. Sie enthält E-Mail-Adresse oder Telefonnummer, bis zu drei der letzten Nachrichten des Besuchers und den Button See the conversation. Jeder Empfänger bekommt eine eigene E-Mail, und eine Antwort geht direkt an die E-Mail-Adresse des Leads.

Nur ein neuer Kontakt löst eine E-Mail aus. Wer wiederkommt und dieselben Daten noch einmal sendet, löst keine weitere aus. Damit eine Flut gefälschter Einträge nicht zu einer Flut von E-Mails wird, verschickt jeder Agent höchstens 30 Benachrichtigungen pro Stunde. Leads darüber hinaus werden trotzdem gespeichert und aufgelistet.

Die Lead-Liste

Collected Leads zeigt 10 Leads pro Seite in diesen Spalten:

• Contact: E-Mail und Telefon, gegebenenfalls mit dem Kennzeichen From chat.
• Conversation: die erste Nachricht des Besuchers. Mit View chat liest du das ganze Gespräch. Wurde es gelöscht, bleibt der Lead erhalten und zeigt „Conversation deleted“.
• Captured: wann der Lead zuerst gespeichert wurde.
• Last seen: der letzte Besuch, mit dem Hinweis „came back“, wenn dieselbe Person erneut Daten gesendet hat.

Jeder Kontakt erscheint nur einmal. Nennt ein Besucher eine E-Mail-Adresse oder Telefonnummer, die schon in der Liste steht, wird die vorhandene Zeile aktualisiert.

Filtere die Liste mit Field (All, Email only, Phone only), Start date und End date. Mit Refresh lädst du neue Leads, und markierte Zeilen entfernst du mit Delete selected.

Als CSV exportieren

Export CSV lädt alle Leads herunter, die zu den aktuellen Filtern passen, über alle Seiten hinweg. Die Datei hat die Spalten Email, Phone, Session ID, Conversation ID, Collected At, Last Seen At, Submissions und Source (Form oder Chat). Zeitangaben sind in UTC. Werte, die mit +, =, - oder @ beginnen, erhalten ein vorangestelltes Apostroph, damit Tabellenprogramme eine Telefonnummer als Text anzeigen und nicht als Formel lesen.