Caso de uso: reserva de citas
Automatiza la reserva de citas sin idas y venidas
Tu agente de IA responde las preguntas que llegan antes de una reserva, como el precio, la duración o qué llevar, y luego muestra en el chat los horarios libres reales de tu calendario de Cal.com o Calendly. El visitante elige uno y la cita queda en tu calendario, también de noche y los fines de semana.
Visitante: ¿Tratáis el dolor de espalda? Me gustaría ir la semana que viene si es posible.
Agente: Sí, claro. Los pacientes nuevos empiezan con una valoración de 45 minutos, en la que la fisioterapeuta busca la causa y planifica el tratamiento contigo. Debajo tienes los horarios libres de la semana que viene: elige el que mejor te venga.
Agente: Reservado: Valoración inicial, el jueves 15 de octubre de 2026, 9:00 (Europe/Madrid). Debería recibir una confirmación en mara@example.com.
Visitante: Genial, gracias. ¿Tengo que llevar algo?
Agente: Trae ropa cómoda y, si los tienes, el volante del médico o los informes de pruebas. Si necesitas cambiar la cita, usa el enlace de tu correo de confirmación.
Encontrar un hueco lleva más tiempo que la propia solicitud
Alguien quiere una cita. Llama mientras estás ocupado, escribe un correo o rellena un formulario de contacto, y empieza el ping-pong: «¿Te va bien el martes?», «Solo después de las 16:00», «¿Entonces el jueves por la mañana?». Cada solicitud le cuesta a tu equipo varios mensajes, y quien escribe por la tarde o el fin de semana espera al siguiente día laborable para recibir una primera respuesta. Algunos reservan con quien conteste primero. Automatizar la reserva de citas significa dos cosas: las preguntas previas a la reserva se responden al momento, con tu propia información, y la reserva se hace en la misma conversación, con horarios que de verdad están libres en tu calendario. intoCHAT une ambas: tu agente conoce tus servicios y tus normas y, cuando alguien está listo, ofrece los horarios libres de Cal.com o Calendly en lugar de mandarle a buscar una página de reservas.
Qué cambia para tu equipo
Menos mensajes sobre horarios y reservas que llegan con las dudas ya resueltas.
Se acabaron las idas y venidas con los horarios
Los visitantes ven los horarios libres de tu calendario debajo de la respuesta del agente y eligen ellos mismos. Nadie de tu equipo tiene que proponer horarios por correo o por teléfono.
Las solicitudes fuera de horario se reservan
El agente responde en cuanto alguien pregunta, así que una solicitud por la noche o el fin de semana termina en una cita reservada en lugar de en un mensaje esperando en tu bandeja.
Dudas resueltas antes de reservar
Precios, duración, preparación, ubicación y condiciones de cancelación salen de las páginas y documentos con los que entrenas al agente, así que la gente reserva sabiendo qué esperar.
Tu calendario sigue mandando
Los horarios siempre vienen de Cal.com o Calendly, nunca del modelo de IA. Justo antes de reservar, intoCHAT vuelve a preguntar a tu calendario si el horario sigue libre.
Las reservas llegan a donde trabaja tu equipo
Cada reserva aparece en la pestaña Leads y puede enviar un webhook booking.created y un aviso de Slack, además de los correos habituales de tu herramienta de calendario.
El flujo en intoCHAT, paso a paso
El visitante pregunta, el agente responde
Un visitante pregunta por un servicio, un precio o la disponibilidad. El agente responde con tu conocimiento: páginas de servicios, lista de precios, indicaciones de preparación o pares de Q&A para las respuestas que deben ser exactas.
El agente ofrece horarios cuando encaja
En «When to offer booking» describes cuándo debe mostrar horarios el agente, por ejemplo cuando alguien quiere una cita o pregunta cuándo estáis disponibles. Entonces aparece un selector bajo su respuesta: hasta 5 días y hasta 8 horarios por día, en la zona horaria del visitante.
El visitante elige un horario y reserva
Elige día y hora, introduce solo su nombre y su correo y hace clic en Reservar. Si otra persona acaba de ocupar ese horario, se le pide que elija otro y el horario desaparece de la lista.
Confirmación en el chat y desde el calendario
En el chat aparece una confirmación con la fecha, la hora y la zona horaria. Cal.com o Calendly envía su correo de confirmación y su invitación de calendario habituales. Si tu tipo de evento de Cal.com necesita tu aprobación, el chat indica que la cita está solicitada y aún debe confirmarse.
Tu equipo ve la reserva
La lista Bookings de la pestaña Leads muestra el nombre, el correo, la zona horaria y un enlace a la conversación. Un webhook booking.created puede pasarla a tus propios sistemas, y un aviso de Slack puede avisar a tu equipo.
Las excepciones pasan a una persona
Los cambios y cancelaciones se hacen en Cal.com o Calendly, a través de sus correos. Ante una solicitud que el agente no puede resolver, con el traspaso activado pasa la conversación a tu equipo por correo.
Lista de configuración y límites
Conecta tu calendario
En la pestaña Actions, abre la tarjeta Booking y pega una API key de Cal.com, o un personal access token de Calendly con los scopes users:read, event_types:read, availability:read y scheduled_events:write. La reserva está disponible en todos los planes de intoCHAT.
Elige el tipo de evento y el momento
Elige el tipo de evento que reservan los visitantes, como una consulta de 30 minutos, y escribe «When to offer booking» en un máximo de 1.000 caracteres. Si lo dejas vacío, el agente ofrece la reserva cuando alguien quiere una reunión, una llamada, una demo o una cita.
Entrena al agente con tu información de reservas
Añade tus páginas de servicios y precios, las indicaciones de preparación y tu política de cancelación como páginas web, archivos o pares de Q&A, para que el agente pueda responder antes de que alguien reserve.
Prueba en el Playground, de verdad
Una reserva hecha en el Playground es real: llega a tu calendario, a la lista Bookings, al webhook y al aviso de Slack. Después cancela las reservas de prueba en Cal.com o Calendly.
Límite: un calendario, un tipo de evento
Cada agente reserva un tipo de evento de una cuenta de Cal.com o Calendly. Google Calendar y otros calendarios no se pueden conectar; en su lugar, un custom button puede enlazar a otra página de reservas.
Límite: solo en el chat de la web
La reserva funciona en la burbuja de chat, el iframe integrado, el enlace directo, la Help Page y el Playground. No se ofrece cuando el agente responde en Slack o por correo, ni en los chats temporales.
Límite: sin sincronización desde el calendario
Los visitantes no pueden cancelar ni cambiar la cita desde el chat, y los cambios hechos en Cal.com o Calendly no actualizan la lista Bookings ni la conversación.
Límite: Calendly necesita un plan de pago
Calendly solo permite reservar a través de su API desde el plan Standard. Los tipos de evento de Calendly con una pregunta obligatoria, una ubicación que elige el invitado o una encuesta de reunión no se pueden reservar desde el chat.
Preguntas frecuentes
¿Qué es la automatización de la reserva de citas?
Significa que tus clientes reservan solos, sin que tu equipo proponga horarios por teléfono o por correo. Con intoCHAT, un agente de IA en tu web responde las preguntas sobre tus servicios y luego muestra en el chat los horarios libres de tu calendario de Cal.com o Calendly. El visitante elige un horario, introduce su nombre y su correo, y la cita queda reservada en tu calendario.
¿Qué calendarios puedo conectar?
Cal.com y Calendly. Google Calendar y otros calendarios no se pueden conectar directamente. Para enviar a los visitantes a otra página de reservas, añade un custom button con el enlace. Si tu sistema de reservas tiene una API, una acción de API personalizada puede llamarla, pero la configuras y la mantienes tú.
¿Qué plan necesito y cuánto cuesta?
La reserva está disponible en todos los planes de intoCHAT, también en Free. Free incluye 25 mensajes al mes, Starter cuesta 19 $ al mes por 2.500 mensajes y Pro 49 $ al mes por 10.000. La respuesta que muestra los horarios cuenta como un mensaje, como cualquier otra respuesta; la reserva en sí no consume ninguno. Con Calendly necesitas además un plan de pago de Calendly.
¿Pueden los clientes cambiar o cancelar la cita en el chat?
Con la reserva integrada, no. Los cambios y cancelaciones se hacen con los enlaces de los correos de Cal.com o Calendly, e intoCHAT no recoge esos cambios. Si tu propio sistema de reservas tiene una API, puede hacerlo un procedimiento: la plantilla «Reschedule an appointment» pide la reserva y el nuevo horario y ejecuta tu acción de API cuando el visitante confirma. Los procedimientos están incluidos desde Starter.
Ofrezco varios servicios. ¿Puede el agente reservarlos todos?
Un agente reserva un tipo de evento. Para los demás servicios, añade custom buttons con los enlaces a sus páginas de reservas, y el agente muestra el botón adecuado cuando la conversación encaja. Si una solicitud necesita más datos antes de poder reservarse, un formulario en el chat puede recogerlos en un solo paso.
¿Y si no uso ningún calendario online?
Usa un formulario en el chat como solicitud de cita. Crea un formulario de hasta 20 campos, por ejemplo nombre, teléfono, fecha preferida y un desplegable con tus servicios, y el agente lo muestra cuando alguien quiere una cita. Los envíos aparecen en la pestaña Leads y pueden llegar por correo, a Slack y a webhooks; después tu equipo confirma el horario.
¿Funciona la reserva cuando el agente responde por correo o en Slack?
No. El selector de horarios solo se puede mostrar en el chat de la web: la burbuja de chat, el iframe integrado, el enlace directo y la Help Page. Por correo o en Slack, el agente responde preguntas, pero no ofrece horarios. Tampoco se ofrece en los chats temporales, porque una reserva siempre pertenece a una conversación guardada.
¿Puede la IA inventarse un horario?
No. El agente no escribe horarios en su texto y nunca dice que una cita está reservada antes de que el visitante la reserve. Los horarios libres vienen de tu calendario, e intoCHAT vuelve a comprobar el horario elegido justo antes de reservar. Si no hay nada libre en los días pedidos, el agente lo dice y puede mirar otros días.
Deja que los visitantes reserven mientras aún preguntan
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