Formularios de chat: recoge datos en un solo paso

Un formulario de chat recoge varios datos de una vez, por ejemplo para qué quiere un visitante un presupuesto, o un número de pedido y el motivo de una devolución, en lugar de que el agente pregunte una cosa tras otra. Creas el formulario en la pestaña Actions (acciones). El agente decide cuándo mostrarlo. Los campos son siempre los que tú defines.

Crear un formulario

1. En la pestaña Actions, ve a Forms, debajo de tus acciones, y haz clic en Add form.
2. Rellena los campos:
   • Name (nombre): se muestra a los visitantes como título del formulario. Hasta 60 caracteres.
   • When to show it (cuándo mostrarlo): lo lee el agente, los visitantes no lo ven. Describe en hasta 1.000 caracteres los momentos en que el formulario ayuda. Por ejemplo: «Cuando el visitante pregunte el precio de un pedido a medida o quiera un presupuesto para varios artículos».
   • Fields (campos): lo que pregunta el formulario, hasta 15 campos. Cada uno tiene un Label (etiqueta) de hasta 60 caracteres, un Type (tipo) y una casilla Required (obligatorio). Dos campos no pueden tener la misma etiqueta. Usa las flechas para cambiar el orden.
   • Button text (texto del botón): opcional, hasta 30 caracteres. Si lo dejas vacío, los visitantes ven «Enviar» en su idioma.
   • Message after sending (mensaje tras el envío): opcional, hasta 300 caracteres. Si lo dejas vacío, los visitantes ven un breve agradecimiento en su idioma.
3. Deja activado Agent can show this form, revisa la Preview (vista previa) y haz clic en Add form.

Los visitantes ven el nombre, las etiquetas, las opciones, el texto del botón y el mensaje tal como los escribes, así que escríbelos en el idioma de tus visitantes. El resto del formulario, como «(opcional)», los mensajes de error, el «Enviar» predeterminado y el agradecimiento predeterminado, sigue Widget language en la pestaña Appearance.

Gestionar tus formularios

Cada formulario de la lista muestra la etiqueta Form, el número de campos y el número de envíos.

• El interruptor Enabled hace que el agente deje de ofrecer el formulario, sin borrarlo. Un formulario que ya se mostró en un chat indica entonces «Este formulario ya no está disponible.»
• Edit abre el formulario. Si cambias el nombre de un campo o lo quitas, se conservan las respuestas que los visitantes ya enviaron. Un formulario que vuelve a mostrarse en un chat, por ejemplo tras recargar, muestra tu versión actual.
• El botón de la papelera borra el formulario y todos sus envíos. No se puede deshacer, así que exporta antes los envíos desde la pestaña Leads si quieres conservarlos.

Un agente puede tener hasta 10 formularios. Los formularios no cuentan para el límite de 25 acciones.

Cuándo muestra el agente un formulario

El agente lee When to show it de cada formulario activado. Cuando la conversación encaja, muestra el formulario bajo su respuesta y lo menciona en una frase breve. No pide los mismos datos en el chat.

• El formulario se construye a partir del que guardaste. El modelo de IA solo decide cuándo mostrarlo, nunca qué pregunta.
• El agente muestra como máximo un formulario bajo una respuesta.
• No aparece ningún formulario bajo una respuesta que ya muestra el formulario de leads porque lo activó una de tus reglas.
• Los formularios no se muestran en los chats temporales, porque en ellos no se guarda nada. En su lugar, el agente pide al visitante que vuelva a su conversación guardada.

Los formularios aparecen en la burbuja de chat, el iframe en la página, el enlace directo, la página de ayuda y el Playground. Se guardan con la respuesta, así que también se ven en las transcripciones de la pestaña Conversations, donde Why this answer los incluye en Actions called como «Form».

Qué hacen los visitantes

El visitante rellena el formulario bajo la respuesta y hace clic en el botón. Los campos obligatorios y las respuestas de correo, teléfono, número y fecha se comprueban antes del envío. Después, el formulario muestra tu Message after sending.

Cada formulario se puede enviar una vez por conversación. Después aparece como enviado, también si el visitante recarga la página.

Los envíos en la pestaña Leads

En la pestaña Leads, la tarjeta Form submissions muestra lo que enviaron los visitantes. Elige un formulario en Form para ver sus envíos, del más reciente al más antiguo, 20 por página, con las respuestas y un enlace a la conversación.

• Refresh carga los envíos nuevos.
• Export CSV descarga hasta 10.000 de los envíos más recientes del formulario elegido. El archivo tiene las columnas Submitted at (UTC), una columna por campo con su etiqueta actual, en el orden del formulario, y Conversation ID. Un campo que quitaste recibe una columna después de esas cuando algún envío lo respondió. Las respuestas que empiezan por =, +, - o @ llevan un apóstrofo delante, para que las hojas de cálculo no las lean como fórmulas.
• El botón de la papelera borra un envío. Los webhooks y correos ya enviados no cambian.

Notificaciones

• Correo: cada envío llega por correo a los destinatarios de tus avisos de leads, pero solo mientras Email when a new lead arrives esté activado. El asunto es New " seguido del nombre del formulario, " form from y el nombre del agente. El correo muestra las respuestas y la hora, con un botón See the conversation. Si el formulario tiene un campo de correo, al responder escribes a la dirección que indicó el visitante. Cada agente envía como máximo 30 correos de formularios por hora, aparte de los avisos de leads; los envíos que superan ese límite se guardan igualmente.
• Slack: en la tarjeta Slack alerts, marca Form submission en Post a message for. Consulta Avisos en Slack.
• Webhooks: suscribe un webhook a Form submitted para recibir el evento form.submitted con las respuestas. Consulta Webhooks.

Duplicar un agente

Un agente duplicado recibe una copia de los formularios. Los envíos se quedan con el agente original.