Avisos de leads, contactos del chat y exportar CSV

Además del formulario de leads, tu agente puede guardar un correo o un teléfono que el visitante simplemente escribe en un mensaje. Esta página explica esa captura, los avisos por correo de leads nuevos y la lista de leads de la pestaña Leads.

Guardar los datos escritos en el chat

El interruptor Save contact details written in the chat (guardar los datos de contacto escritos en el chat) está activado por defecto. Si un visitante escribe, por ejemplo, «mi correo es ana@example.com», la dirección se añade a tus leads y el agente lo confirma. Funciona con o sin el formulario de leads, y estos leads llevan la etiqueta From chat.

Qué se reconoce:

• cualquier dirección de correo;
• un teléfono en formato internacional, que empiece por + o 00;
• un número nacional solo si en el mismo mensaje aparece una palabra de teléfono, para no guardar precios ni fechas. Se reconocen en español, inglés, alemán, francés e italiano, por ejemplo «llamar», «teléfono», «móvil», «número», «phone», «Telefon», «Handy», «téléphone», «portable», «telefono» o «cellulare»;
• un número nacional sin 0 inicial, como un móvil español o italiano, solo si justo delante aparece una palabra de teléfono, como «móvil» o «cellulare» seguida del número;
• no los números de pedido, seguimiento, factura, cliente, cuenta, referencia, reserva o IVA, en los mismos idiomas. Un número cuenta como tal cuando una de esas palabras está justo al lado, por ejemplo «número de pedido», «order number», «Bestellnummer» o «partita IVA»;
• nunca el correo o el teléfono de tu propio negocio, si aparecen en tus instrucciones, en respuestas anteriores del agente o en su conocimiento.

Avisos por correo de leads nuevos

1. En la pestaña Leads, activa Email when a new lead arrives (correo cuando llega un lead nuevo).
2. Deja marcado Send to me para recibir el aviso en el correo de tu cuenta.
3. En Also send to, añade hasta 5 direcciones más, por ejemplo de un compañero o un buzón compartido. Escribe la dirección y pulsa Intro o haz clic en Add.
4. Haz clic en Send test email. Se envía un ejemplo a los destinatarios que hay en el formulario en ese momento, incluso antes de guardar. El asunto empieza por Test:.
5. Haz clic en Save lead settings.

Hace falta al menos un destinatario: Send to me o una dirección.

Cada aviso tiene como asunto New lead from seguido del nombre del agente y del contacto. Incluye el correo o el teléfono, hasta los 3 últimos mensajes del visitante y un botón See the conversation. Cada destinatario recibe su propio correo, y al responder se escribe directamente al correo del lead.

Solo un contacto nuevo genera un aviso. Un visitante que vuelve y envía los mismos datos no genera otro. Para que una oleada de envíos falsos no se convierta en una oleada de correos, cada agente envía como máximo 30 avisos por hora. Los leads que superan ese límite se guardan y aparecen en la lista igualmente.

La lista de leads

Collected Leads muestra 10 leads por página con estas columnas:

• Contact: correo y teléfono, con la etiqueta From chat cuando corresponde.
• Conversation: el primer mensaje del visitante. Haz clic en View chat para leer la conversación completa. Si se eliminó, el lead se mantiene y muestra «Conversation deleted».
• Captured: cuándo se guardó el lead por primera vez.
• Last seen: la última visita, con la indicación «came back» cuando la misma persona volvió a enviar sus datos.

Cada contacto aparece una sola vez. Si un visitante da un correo o un teléfono que ya está en la lista, se actualiza la fila existente.

Filtra la lista con Field (All, Email only, Phone only), Start date y End date. Usa Refresh para cargar leads nuevos y marca filas para eliminarlas con Delete selected.

Exportar a CSV

Export CSV descarga todos los leads que coinciden con los filtros actuales, de todas las páginas. El archivo tiene las columnas Email, Phone, Session ID, Conversation ID, Collected At, Last Seen At, Submissions y Source (Form o Chat). Las fechas están en UTC. Los valores que empiezan por +, =, - o @ llevan un apóstrofo delante, para que las hojas de cálculo muestren un teléfono como texto en lugar de leerlo como fórmula.