Miembros del equipo y roles

Invita a otras personas a trabajar en tus agentes de intoCHAT como Admin, Editor o Viewer: plazas por plan, invitaciones, qué puede hacer cada rol, cambiar de cuenta y los límites.

Puedes invitar a otras personas a trabajar en tu cuenta de intoCHAT. Cada persona entra con su propio inicio de sesión de intoCHAT y recibe un rol, Admin, Editor o Viewer, que decide qué puede hacer con tus agentes. El equipo se gestiona en Settings, Team, en la barra lateral.

Cómo funciona un equipo

La cuenta sigue siendo tuya. Tus agentes, tu plan, tus límites y tu facturación no se mueven. Los miembros trabajan en tus agentes dentro de tu cuenta. No reciben copias.
Los agentes que un miembro crea o duplica pertenecen a tu cuenta y cuentan para los agentes de tu plan. Los caracteres de entrenamiento, los rastreos de webs y los mensajes que usan también cuentan para tu plan, incluidos sus chats en el Playground.
Un rol se aplica a todos los agentes de tu cuenta.
Cada miembro conserva su propia cuenta de intoCHAT, con sus propios agentes y su plan. Unirse a la tuya no la cambia. Para cambiar de cuenta usan el menú que hay bajo su nombre.
Un agente privado responde en el Playground a los miembros que trabajan en tu cuenta, igual que a ti. Consulta Dominios permitidos.
Un rol nuevo o una baja se aplican en el siguiente clic de esa persona.
Cuando alguien sale del equipo o se le quita, los agentes y los cambios que hizo se quedan en tu cuenta.

Plazas por plan

	Free	Starter	Pro	Enterprise
Miembros del equipo	Ninguno	2	5	Ilimitados

Tú, el propietario, no ocupas plaza.
Cada persona de la lista Members aparte del propietario ocupa una plaza, tanto si ha aceptado como si sigue invitada. Una invitación caducada conserva su plaza hasta que la reenvíes o la revoques.
La tarjeta Invite people muestra cuántas plazas están ocupadas, por ejemplo «1 of 2 seats used».
Cuando todas las plazas están ocupadas, la tarjeta muestra All seats are used en lugar del formulario, con un botón See plans. Revoca una invitación, quita a alguien o mejora tu plan para invitar a más personas. En el plan Free, la tarjeta muestra Team members are included from Starter.

Después de bajar de plan

Un cambio de plan nunca quita a nadie. Si tu nuevo plan tiene menos plazas que personas en tu equipo, todos conservan su acceso y su rol, y las invitaciones ya enviadas se pueden seguir aceptando. No puedes enviar invitaciones nuevas hasta que en la lista haya menos personas que plazas en tu plan. Mientras tanto, la tarjeta muestra More members than your plan includes.

Invitar a alguien

El propietario y los admins pueden invitar a otras personas.

Ve a Settings, Team.
En Invite people, escribe el correo de la persona en Email.
Elige un Role: Admin, Editor o Viewer. Editor viene seleccionado por defecto. Solo el propietario puede invitar a admins, así que un admin solo ve Editor y Viewer.
Haz clic en Send invitation.

La persona aparece en Members con el estado Invited. Si el correo no se pudo enviar, la invitación se guarda de todos modos: haz clic en Resend en la lista para volver a intentarlo.

Una invitación se rechaza cuando:

la dirección es la tuya o la del propietario de la cuenta;
la dirección ya está en la lista. Para una invitación pendiente, usa Resend;
no queda ninguna plaza libre;
la cuenta ya ha enviado 20 invitaciones en la última hora. Los reenvíos también cuentan.

El correo de invitación

El asunto es «[inviter] invited you to [account]'s intoCHAT account». El remitente es la persona que la envió, y la cuenta es la tuya. Cada uno aparece con el nombre de su perfil, o con su dirección de correo si no tiene nombre. El correo indica:

quién invita, a la cuenta de quién y con qué rol;
qué puede hacer el rol, con las descripciones de la tabla de roles;
un botón Accept the invitation;
«The invitation expires in 7 days. Sign in, or create an account, with this email address to accept it.»

Pasados 7 días, el enlace deja de funcionar y la lista muestra Invitation expired. Haz clic en Resend para enviar un enlace nuevo.

Aceptar una invitación

Haz clic en Accept the invitation en el correo.
Si no has iniciado sesión, la página muestra el rol y la dirección a la que se envió la invitación, oculta en parte. Todavía no dice de quién es la cuenta. Haz clic en Sign in, o en Create account si no tienes cuenta de intoCHAT. Usa la dirección a la que se envió la invitación. Crear una cuenta es gratis, y después vuelves a la invitación.
Con la sesión iniciada con esa dirección, ves de quién es la cuenta y qué puede hacer tu rol. Haz clic en Accept invitation.

El panel se abre en la cuenta a la que te has unido, y puedes empezar a trabajar al momento. Tu propia cuenta se queda como estaba.

Has iniciado sesión con otra dirección: la página muestra «This invitation is for a different email address». Haz clic en Sign out y luego inicia sesión o crea una cuenta con la dirección a la que se envió la invitación.
Solo la dirección invitada puede aceptar, se escriba con mayúsculas o minúsculas. Quien recibe un enlace reenviado no puede usarlo.
«This invitation isn't valid»: el enlace está mal escrito, ya se usó o lo ha sustituido un correo más reciente tras un Resend.
«This invitation has expired»: pide a quien te invitó que la vuelva a enviar.

Roles

	Owner	Admin	Editor	Viewer
Ver los agentes y sus ajustes, conversaciones y transcripciones, leads, envíos de formularios, reservas, el panel y las estadísticas	Sí	Sí	Sí	Sí
Descargar exportaciones en CSV y ZIP	Sí	Sí	Sí	Sí
Chatear con un agente en el Playground con sus ajustes guardados	Sí	Sí	Sí	Sí
Ver el plan y lo que se ha usado de él	Sí	Sí	Sí	Sí
Ver el equipo en Settings, Team	Sí	Sí	Sí	Sí
Seguir los chats en vivo en la bandeja de Live chat	Sí	Sí	Sí	Sí
Crear y duplicar agentes	Sí	Sí	Sí	No
Crear, renombrar y borrar carpetas de agentes, y mover agentes entre ellas	Sí	Sí	Sí	No
Cambiar un agente: configuración, apariencia, conocimiento (añadir, borrar, entrenar, resincronizar, ajustes de rastreo), Q&A, acciones, botones personalizados, formularios de chat, ajustes de leads, temas, búsqueda web, archivos adjuntos de los visitantes, dominios permitidos, límites y acceso, página de ayuda y enlaces de vista previa	Sí	Sí	Sí	No
Probar instrucciones sin guardar en el Playground	Sí	Sí	Sí	No
Mejorar una respuesta desde una transcripción, y responder o descartar Questions to improve	Sí	Sí	Sí	No
Importar páginas de un espacio de trabajo de Notion conectado	Sí	Sí	Sí	No
Borrar conversaciones, leads y envíos de formularios	Sí	Sí	Sí	No
Activar o desactivar un webhook o las reservas ya configurados, cambiar los eventos que envían un webhook o los avisos de Slack, cambiar el tipo de evento de las reservas, enviar pruebas, reenviar entregas de webhooks	Sí	Sí	Sí	No
Activar o desactivar el chat en vivo y sus valoraciones, tomar el control de chats en espera, y responder y terminar los chats en vivo de los que tomó el control	Sí	Sí	Sí	No
Borrar un agente	Sí	Sí	No	No
Tomar el control de un chat en el que el visitante no pidió hablar con una persona, y responder o terminar el chat en vivo de un compañero	Sí	Sí	No	No
Añadir o borrar un webhook, cambiar su URL, renovar su secreto	Sí	Sí	No	No
Definir, sustituir o quitar la URL del webhook de Slack	Sí	Sí	No	No
Conectar, sustituir o quitar una clave de API de Cal.com o un token de Calendly	Sí	Sí	No	No
Conectar o desconectar Notion	Sí	Sí	No	No
Invitar, cambiar y quitar a editors y viewers	Sí	Sí	No	No
Invitar, cambiar y quitar a admins	Sí	No	No	No
Cambiar el plan, ver el precio y la tarjeta de pago, abrir el portal de facturación	Sí	No	No	No

La página Team y el correo de invitación describen así los roles:

Admin: «Everything except billing. Can manage editors and viewers.» (todo salvo la facturación; puede gestionar editors y viewers)
Editor: «Build and change agents, knowledge and settings. Can't delete agents, add or remove webhooks, or connect Slack, Cal.com, Calendly or Notion.» (crear y cambiar agentes, conocimiento y ajustes; no puede borrar agentes, añadir ni quitar webhooks, ni conectar Slack, Cal.com, Calendly o Notion)
Viewer: «Read-only.» (solo lectura)

En el chat en vivo, la bandeja abierta de un viewer no cuenta como alguien en línea, porque los viewers no pueden responder. Cuando el propietario o un admin responde en un chat que está respondiendo un compañero, toma el control, y a partir de ese momento el visitante ve su nombre. Un editor no puede quitarle un chat a un compañero.

Los controles que un rol no puede usar están ocultos, por ejemplo New agent para un viewer. Si aun así se rechaza una petición, el mensaje dice «Your role in this account (Viewer) doesn't allow this. Ask the account owner or an admin.», con el rol de la persona entre paréntesis.

Cambiar de cuenta

En cuanto perteneces a la cuenta de otra persona, el menú bajo tu nombre, abajo en la barra lateral, tiene una sección Switch account. Muestra My account y cada cuenta de la que eres miembro, con tu rol en ella. Una marca de verificación indica la cuenta en la que estás. Elige otra para recargar el panel en ella.

Mientras trabajas en la cuenta de otra persona, un aviso arriba del panel dice «You're working in [name]'s account as [role].» Haz clic en Switch to my account para volver.

La cuenta que elegiste se recuerda en ese navegador hasta 30 días. Después, o en otro navegador, empiezas en tu propia cuenta.
Si te quitan del equipo mientras trabajas en una cuenta, la siguiente página que abras muestra tu propia cuenta.

Gestionar miembros e invitaciones

En Members, dentro de Settings, Team, la lista muestra a cada persona con su Role, su Status (Active, Invited o Invitation expired) y la fecha en que se la invitó o se unió. El propietario aparece primero. El propietario y los admins tienen estos controles en la columna Actions:

Cambiar un rol: elige otro rol en la columna Role. Se aplica en el siguiente clic de esa persona.
Resend, para invitaciones: envía un enlace nuevo válido durante 7 días. El enlace del correo anterior deja de funcionar. No ocupa otra plaza.
Revoke, para invitaciones: el enlace del correo deja de funcionar y la plaza vuelve a quedar libre. Puedes volver a invitar a la persona más adelante.
Remove, para miembros que ya aceptaron: pierden el acceso en su siguiente clic y la plaza vuelve a quedar libre. Su trabajo en los agentes se conserva. Puedes volver a invitarlos más adelante.

Resend, Revoke y Remove piden confirmación antes.

Quién puede gestionar a quién

El propietario puede cambiar, reenviar, revocar y quitar a cualquiera de la lista, admins incluidos.
Un admin solo puede hacerlo con editors y viewers. Solo el propietario puede invitar a un admin, hacer admin a alguien, o cambiar, reenviar, revocar o quitar a un admin.
Nadie puede cambiar su propio rol. Tu propia fila no tiene controles.
Los editors y viewers ven la lista sin controles.

Lo que sigue siendo personal

Algunas cosas siempre pertenecen a la persona que ha iniciado sesión, trabaje en la cuenta que trabaje:

Perfil y contraseña, en Settings, Account. Si borras tu usuario ahí, se borran tu propia cuenta y sus agentes, no una cuenta de la que eres miembro. El plan que muestra esa página es el de la cuenta en la que estás trabajando.
Correos de notificación. Los interruptores de Notifications solo cambian tus propios correos, que tratan de los agentes de tu propia cuenta. Las alertas de uso, el resumen diario y el informe semanal de tu cuenta te llegan a ti, el propietario, y nunca a los miembros.
Facturación. Un miembro que abre Billing en tu cuenta ve «Billing for this account is managed by its owner.» con tu plan y lo que se ha usado en este periodo. No ve el precio ni la tarjeta de pago, y no puede cambiar el plan ni abrir el portal de facturación. Esto también vale para los admins. Su propia facturación está en su propia cuenta.

Los avisos de leads se configuran por agente. Send to me, en la pestaña Leads, es la dirección del propietario de la cuenta, que aparece al lado, también cuando un miembro guarda los ajustes. Para recibir los avisos de leads como miembro, añade tu dirección en Also send to. Consulta Avisos y exportación.

Salir de una cuenta

Ve a Settings, Team.
En Accounts you're a member of, haz clic en Leave junto a la cuenta.
Confirma con Leave.

Pierdes el acceso al momento y tu plaza vuelve a quedar libre. Si estabas trabajando en esa cuenta, el panel se recarga en la tuya. Para volver, alguien de esa cuenta tiene que invitarte de nuevo. El propietario no puede salir de su propia cuenta.

Límites

Cada cuenta tiene un solo propietario. La propiedad no se puede transferir a otra persona, y al propietario no se le puede quitar.
No hay permisos por agente. Un rol se aplica a todos los agentes de la cuenta.
No hay roles personalizados. Los roles son Admin, Editor y Viewer.
No hay registro de auditoría. intoCHAT no guarda qué miembro cambió o borró qué.
No hay inicio de sesión único (SSO) ni alta automática de usuarios. Cada miembro entra con su propio inicio de sesión de intoCHAT.
No hay forma de exigir la autenticación en dos pasos a los miembros. La lista Members muestra una insignia 2FA junto a los miembros activos que la han activado.
Una invitación solo se puede aceptar con la dirección a la que se envió, y esa dirección no se puede editar. Para invitar a otra dirección, revoca la invitación y envía una nueva.
La invitación es el único correo del equipo. Al propietario no se le avisa cuando alguien acepta o se va, y a los miembros no se les avisa cuando cambia su rol o se les quita.
Las plazas vienen con el plan y no se pueden comprar sueltas. Para tener más plazas, cambia a un plan mayor.
Si el propietario borra su cuenta de intoCHAT, el equipo se borra con ella.