Caso d’uso: conoscenza interna
Un assistente di conoscenza interna che risponde al tuo team in Slack
Addestra un agente intoCHAT sulle pagine Notion e sui file di Google Drive dove già vivono procedure, guide e note di prodotto. I colleghi gli scrivono in un messaggio diretto o con una @menzione e lui risponde nel thread a partire da quei documenti, così chi li ha scritti viene interrotto meno spesso.
Visitatore: @intochat quanti giorni di ferie non goduti posso riportare all’anno prossimo?
Agente: Secondo la policy sulle ferie puoi riportare fino a 5 giorni non goduti. Vanno usati entro il 31 marzo; dopo quella data i giorni riportati scadono.
Visitatore: @intochat e se la mia responsabile mi ha chiesto di rimandare le ferie per un progetto?
Agente: La policy non tratta le ferie rimandate per motivi di progetto, quindi non posso confermare un’eccezione. Questi casi li decide l’HR. Vuoi che passi questa conversazione al team HR via email?
Le risposte sono scritte. Ma si chiede comunque a un collega.
Quanti giorni di ferie posso riportare? Quale client VPN usiamo su un portatile nuovo? Cosa include il piano enterprise, e il commerciale può promettere il SSO? Quasi ogni azienda ha messo per iscritto le risposte da qualche parte: il manuale HR in Notion, la guida IT in Google Docs, il listino in Google Sheets. Ma cercare in tre strumenti nel mezzo di un lavoro sembra più lento che chiedere in Slack, e così le domande arrivano sempre alle stesse persone di operations, HR, IT e prodotto. Un assistente di conoscenza interna porta la prima risposta là dove già si chiede. Funziona solo se risponde dai tuoi documenti reali, resta nel thread invece di intasare i canali, si aggiorna quando una pagina cambia e lascia spazio a una persona quando i documenti non coprono la domanda. È il flusso descritto qui sotto, costruito sull’agente Slack e sulle fonti Notion e Google Drive di intoCHAT.
Cosa cambia per il tuo team
I documenti restano dove sono. Le domande ricevono una prima risposta dove vengono fatte.
Risposte dove già si chiede
I colleghi scrivono all’app in un messaggio diretto o la menzionano in un canale in cui è stata invitata. La risposta arriva in un thread sotto la domanda, così i canali affollati restano leggibili.
Un solo assistente per Notion e Drive
Importa nello stesso agente il manuale HR da Notion, la guida IT da Google Docs e il listino da Google Sheets. Nessuno deve sapere in quale strumento si trova una pagina.
Meno interruzioni per gli esperti
Chi conosce le risposte vede risolte senza di sé le domande già coperte dai documenti, e interviene solo dove i documenti non dicono nulla.
Le lacune nei documenti diventano visibili
Le domande su cui l’agente ha avuto difficoltà vengono raccolte nella scheda Knowledge, così sai quale pagina scrivere o correggere per prima.
Una persona è sempre a un passo
Quando i documenti non bastano, l’agente può passare la conversazione al tuo team, e un collega risponde da intoCHAT nello stesso thread di Slack.
Il flusso in intoCHAT, passo per passo
Crea un agente interno dedicato
Crea un agente separato per la conoscenza interna invece di riusare quello per i clienti. Scrivi istruzioni pensate per i colleghi: il tono, a chi rivolgersi per cosa e cosa dire quando i documenti non hanno la risposta. Un workspace Slack risponde per un solo agente, quindi questo diventa l’assistente del tuo workspace.
Importa le pagine Notion
Nella scheda Knowledge scegli Notion sotto Add knowledge, collega il workspace e seleziona le pagine che hai condiviso con intoCHAT, fino a 25 per importazione. Le sottopagine sono pagine a sé, quindi selezionale anche loro. Le voci di un database si importano una per una.
Scegli i file di Google Drive
Scegli Drive sotto Add knowledge, collega Google Drive e seleziona fino a 10 file alla volta: Docs, Sheets, Slides, PDF, Word, testo o Markdown. intoCHAT può aprire solo i file che scegli, nient’altro del tuo Drive. Aggiungi file, coppie di domande e risposte o pagine di un sito pubblico, se ti servono (le pagine dietro login non si possono scansionare).
Aggiungi l’agente a Slack
Nella scheda Share clicca su Add to Slack nella scheda Slack e autorizza l’app nel tuo workspace. Invitala nei canali dove nascono le domande con /invite @intochat. I colleghi possono anche aprire l’app sotto Apps e scriverle direttamente.
Tieni i documenti sincronizzati
Attiva Auto-resync nella scheda Knowledge, ogni giorno o ogni settimana. Le pagine Notion modificate dall’ultima lettura e i file Drive modificati dall’ultimo controllo vengono riletti, e si riaddestra solo il testo cambiato. Per una modifica urgente clicca su Sync now in Drive o importa di nuovo la pagina Notion.
Rivedi i thread e chiudi le lacune
I thread di Slack compaiono nella scheda Conversations con un badge Slack. Controlla Questions to improve nella scheda Knowledge, poi correggi la pagina Notion o il file Drive e risincronizzalo, oppure aggiungi una coppia di domanda e risposta per una risposta che deve essere esatta.
Checklist di configurazione e limiti
Piano e permessi
L’agente Slack è disponibile dal piano Starter. Per installarlo ti serve il permesso di aggiungere app al workspace Slack, e in intoCHAT collegano Slack o Google Drive il proprietario o un amministratore.
Cosa viene letto dai documenti
Da Notion: titoli, testo, elenchi, tabelle e toggle, ma di immagini e file solo la didascalia, e delle proprietà solo il titolo. Da Drive: Docs, Slides, PDF, Word, testo e Markdown, e fino a 1.000 righe per foglio.
Caratteri per agente
Tutte le fonti contano nel limite di caratteri dell’agente: 100.000 nel piano Free, 500.000 in Starter e 1.000.000 in Pro. Un’importazione che lo supererebbe viene rifiutata per intero e la conoscenza resta com’era.
Non è un sistema di permessi
Chiunque possa scrivere all’app riceve risposte da tutta la conoscenza dell’agente. Non controlla chi può vedere quale pagina. Lascia fuori il materiale riservato, come stipendi, casi HR o contratti.
Tieni l’agente fuori dalle pagine pubbliche
Un agente privato non risponde in Slack, quindi questo agente resta pubblico e il suo link diretto funziona per chiunque lo abbia. Non incorporarlo in un sito pubblico e lascia disattivata la sua Help Page.
Testo in entrata, testo in uscita
L’agente legge il testo dei messaggi Slack; file e immagini pubblicati in Slack vengono ignorati. Moduli, prenotazioni e link alle fonti non compaiono in Slack. Azioni API, procedure e passaggio via email funzionano come nel widget.
Volumi e messaggi
Un workspace può inviare all’agente fino a 300 messaggi l’ora. Ogni risposta dell’AI conta sul piano come nel widget: 1 messaggio con il modello predefinito, di più con un modello più grande. Le risposte del tuo team non contano.
Quali dati Slack vengono letti
Solo i messaggi diretti all’app e i messaggi che la menzionano. intoCHAT non legge gli altri messaggi dei canali e non importa la cronologia di Slack. Per ogni conversazione salva i messaggi, l’ID utente Slack e il nome visualizzato.
Domande frequenti
Cos’è un assistente di conoscenza interna in Slack?
È un agente AI a cui i colleghi chiedono in Slack invece di cercare in più strumenti o interrompere qualcuno. Con intoCHAT lo addestri sulle tue pagine Notion, sui file di Google Drive e su altri documenti, lo aggiungi al workspace e lui risponde ai messaggi diretti e alle @menzioni nei thread partendo da quei contenuti.
Può rispondere da Notion e Google Drive insieme?
Sì. Sono fonti dello stesso agente, accanto a file caricati, coppie di domande e risposte e pagine web. Notion si collega per account intoCHAT e scegli tra le pagine che hai condiviso con intoCHAT. Con Google Drive, intoCHAT può aprire solo i file che scegli nel selettore di Google. Su alcune installazioni l’opzione Notion non c’è: in quel caso esporti le pagine da Notion in Markdown o PDF e le carichi come file.
Resta aggiornato quando modifichiamo una pagina?
Il testo importato non cambia da solo. Attiva Auto-resync, ogni giorno o ogni settimana: le pagine Notion modificate dall’ultima lettura e i file Drive modificati dall’ultimo controllo vengono riletti, fino a 30 di ciascun tipo per esecuzione, e si riaddestra solo il testo cambiato. Puoi anche cliccare su Sync now per Drive o importare di nuovo una pagina Notion quando vuoi.
Posso decidere quali dipendenti vedono quali documenti?
No. L’agente Slack non è un sistema di permessi: chiunque nel workspace possa scrivere all’app riceve risposte da tutta la conoscenza dell’agente, e qualsiasi cosa contenga può finire in una risposta. Importa solo ciò che può leggere chiunque raggiunga l’app e lascia fuori i documenti riservati.
Posso rendere privato l’agente perché lo usi solo il mio team?
Non finché risponde in Slack. Un agente privato non risponde in Slack, e anche l’impostazione “Only verified visitors can chat” bloccherebbe le risposte in Slack. Lascia l’agente pubblico, non aggiungerlo a un sito pubblico e lascia spenta la sua Help Page, com’è all’inizio.
Cosa succede se i documenti non hanno la risposta?
Scrivi nelle istruzioni cosa fare, per esempio indicare il team o il canale giusto. Con il passaggio via email attivo, l’agente propone di passare la conversazione al tuo team, che la trova nella Inbox. Un collega può rispondere da intoCHAT: la risposta compare nel thread di Slack con il suo nome, e l’AI si mette in pausa su quel thread per 24 ore.
Legge i nostri canali o la cronologia di Slack?
No. Riceve solo i messaggi diretti all’app e i messaggi che la menzionano nei canali in cui è stata invitata. In un thread ogni domanda richiede una nuova menzione. Non importa i messaggi passati, e ignora file e immagini pubblicati in Slack.
Quale piano mi serve e quanto costa?
L’agente Slack parte dal piano Starter a 19 $ al mese con 2.500 messaggi, 3 agenti e 500.000 caratteri per agente. Pro costa 49 $ al mese per 10.000 messaggi, 10 agenti e 1.000.000 di caratteri per agente. Ogni risposta dell’AI in Slack conta 1 messaggio con il modello predefinito, 2 con Claude Sonnet o Gemini Pro e 5 con Claude Opus.
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