Caso d’uso: prenotazione appuntamenti
Automatizza la prenotazione degli appuntamenti, senza avanti e indietro
Il tuo agente AI risponde alle domande che arrivano prima di una prenotazione, come prezzo, durata o cosa portare, poi mostra in chat gli orari liberi reali del tuo calendario Cal.com o Calendly. Il visitatore ne sceglie uno e l’appuntamento è nel tuo calendario, anche di notte e nel weekend.
Visitatore: Trattate il mal di schiena? Vorrei venire la settimana prossima, se possibile.
Agente: Sì, certo. I nuovi pazienti iniziano con una valutazione di 45 minuti, in cui la terapista individua la causa e pianifica il trattamento con te. Qui sotto trovi gli orari liberi della settimana prossima: scegli quello che preferisci.
Agente: Prenotato: Valutazione iniziale, giovedì 15 ottobre 2026 alle 09:00 (Europe/Rome). Una conferma dovrebbe arrivare a mara@example.com.
Visitatore: Perfetto, grazie. Devo portare qualcosa?
Agente: Porta abiti comodi e, se li hai, la prescrizione del medico o i referti degli esami. Se devi spostare l’appuntamento, usa il link nella tua email di conferma.
Trovare un orario richiede più tempo della richiesta stessa
Qualcuno vuole un appuntamento. Chiama mentre sei occupato, scrive un’email o compila un modulo di contatto, e inizia il ping-pong: “Martedì va bene?”, “Solo dopo le 16”, “Allora giovedì mattina?”. Ogni richiesta costa al tuo team diversi messaggi, e chi scrive la sera o nel weekend aspetta il giorno lavorativo successivo per una prima risposta. Qualcuno prenota da chi risponde per primo. Automatizzare la prenotazione degli appuntamenti significa due cose: le domande che precedono la prenotazione ricevono subito una risposta, dalle tue informazioni, e la prenotazione avviene nella stessa conversazione, con orari davvero liberi nel tuo calendario. intoCHAT unisce entrambe: il tuo agente conosce i tuoi servizi e le tue regole e, quando qualcuno è pronto, propone gli orari liberi di Cal.com o Calendly invece di mandarlo a cercare una pagina di prenotazione.
Cosa cambia per il tuo team
Meno messaggi sugli orari e prenotazioni che arrivano con le domande già chiarite.
Niente più avanti e indietro sugli orari
I visitatori vedono gli orari liberi del tuo calendario sotto la risposta dell’agente e scelgono da soli. Nessuno del team deve proporre orari per email o al telefono.
Le richieste fuori orario diventano prenotazioni
L’agente risponde quando qualcuno chiede, quindi una richiesta di sera o nel weekend si chiude con un appuntamento prenotato invece che con un messaggio in attesa nella tua casella.
Domande chiarite prima della prenotazione
Prezzi, durata, preparazione, luogo e condizioni di disdetta arrivano dalle pagine e dai documenti su cui addestri l’agente, così chi prenota sa cosa aspettarsi.
Il tuo calendario resta il riferimento
Gli orari arrivano sempre da Cal.com o Calendly, mai dal modello AI. Subito prima della prenotazione, intoCHAT chiede di nuovo al calendario se l’orario è ancora libero.
Le prenotazioni arrivano dove lavora il team
Ogni prenotazione compare nella scheda Leads e può inviare un webhook booking.created e un avviso Slack, oltre alle solite email del tuo strumento di calendario.
Il flusso in intoCHAT, passo dopo passo
Il visitatore chiede, l’agente risponde
Un visitatore chiede di un servizio, di un prezzo o della disponibilità. L’agente risponde dalla tua knowledge: pagine dei servizi, listino, note di preparazione o coppie Q&A per le risposte che devono essere esatte.
L’agente propone gli orari quando serve
In “When to offer booking” descrivi quando l’agente deve mostrare gli orari, ad esempio quando qualcuno vuole un appuntamento o chiede quando siete disponibili. Sotto la risposta compare un selettore: fino a 5 giorni e fino a 8 orari al giorno, nel fuso orario del visitatore.
Il visitatore sceglie un orario e prenota
Sceglie giorno e ora, inserisce solo nome e indirizzo email e clicca su Prenota. Se qualcun altro ha appena preso quell’orario, gli viene chiesto di sceglierne un altro e l’orario sparisce dalla lista.
Conferma in chat e dal calendario
In chat compare una conferma con data, ora e fuso orario. Cal.com o Calendly invia la solita email di conferma e l’invito di calendario. Se il tuo tipo di evento Cal.com richiede la tua approvazione, la chat dice che l’appuntamento è richiesto e va ancora confermato.
Il team vede la prenotazione
La lista Bookings nella scheda Leads mostra nome, email, fuso orario e un link alla conversazione. Un webhook booking.created può passarla ai tuoi sistemi e un avviso Slack può informare il team.
Le eccezioni passano a una persona
Spostamenti e disdette avvengono in Cal.com o Calendly, tramite le loro email. Per una richiesta che l’agente non può gestire, con il passaggio attivo passa la conversazione al tuo team via email.
Checklist di configurazione e limiti
Collega il calendario
Nella scheda Actions apri la scheda Booking e incolla una API key di Cal.com, oppure un personal access token di Calendly con gli scope users:read, event_types:read, availability:read e scheduled_events:write. La prenotazione è disponibile in tutti i piani intoCHAT.
Scegli il tipo di evento e il momento
Scegli il tipo di evento che i visitatori prenotano, come una consulenza di 30 minuti, e scrivi “When to offer booking” in massimo 1.000 caratteri. Se lo lasci vuoto, l’agente propone la prenotazione quando qualcuno vuole un incontro, una chiamata, una demo o un appuntamento.
Addestra l’agente sulle info di prenotazione
Aggiungi pagine dei servizi e dei prezzi, note di preparazione e regole di disdetta come pagine web, file o coppie Q&A, così l’agente può rispondere prima che qualcuno prenoti.
Prova nel Playground, sul serio
Una prenotazione fatta nel Playground è reale: finisce nel calendario, nella lista Bookings, nel webhook e nell’avviso Slack. Poi disdici le prenotazioni di prova in Cal.com o Calendly.
Limite: un calendario, un tipo di evento
Ogni agente prenota un tipo di evento da un account Cal.com o Calendly. Google Calendar e altri calendari non si possono collegare; un custom button può invece rimandare a un’altra pagina di prenotazione.
Limite: solo nella chat del sito
La prenotazione funziona nella bolla di chat, nell’iframe integrato, nel link diretto, nella Help Page e nel Playground. Non viene proposta quando l’agente risponde su Slack o via email, né nelle chat temporanee.
Limite: nessuna sincronizzazione dal calendario
I visitatori non possono disdire o spostare dalla chat, e le modifiche fatte in Cal.com o Calendly non aggiornano la lista Bookings né la conversazione.
Limite: Calendly richiede un piano a pagamento
Calendly consente prenotazioni tramite API solo dal piano Standard in su. I tipi di evento Calendly con una domanda obbligatoria, un luogo scelto dall’invitato o un sondaggio non si possono prenotare dalla chat.
Domande frequenti
Cos’è l’automazione della prenotazione appuntamenti?
Significa che i clienti prenotano da soli, senza che il tuo team proponga orari al telefono o per email. Con intoCHAT un agente AI sul tuo sito risponde alle domande sui tuoi servizi e poi mostra in chat gli orari liberi del tuo calendario Cal.com o Calendly. Il visitatore sceglie un orario, inserisce nome ed email e l’appuntamento viene prenotato nel tuo calendario.
Quali calendari posso collegare?
Cal.com e Calendly. Google Calendar e altri calendari non si possono collegare direttamente. Per mandare i visitatori a un’altra pagina di prenotazione, aggiungi un custom button con il link. Se il tuo sistema di prenotazione ha un’API, un’azione API personalizzata può chiamarla, ma la configuri e la mantieni tu.
Quale piano mi serve e quanto costa?
La prenotazione è disponibile in tutti i piani intoCHAT, Free compreso. Free include 25 messaggi al mese, Starter costa 19 $ al mese per 2.500 messaggi e Pro 49 $ al mese per 10.000. La risposta che mostra gli orari conta come messaggio come ogni altra risposta; la prenotazione in sé non ne consuma. Con Calendly ti serve anche un piano Calendly a pagamento.
I clienti possono spostare o disdire in chat?
Non con la prenotazione integrata. Spostamenti e disdette avvengono tramite i link nelle email di Cal.com o Calendly, e intoCHAT non riporta queste modifiche. Se il tuo sistema di prenotazione ha un’API, può farlo una procedura: il modello “Reschedule an appointment” chiede la prenotazione e il nuovo orario ed esegue la tua azione API dopo la conferma del visitatore. Le procedure sono incluse da Starter.
Offro più servizi. L’agente può prenotarli tutti?
Un agente prenota un tipo di evento. Per gli altri servizi aggiungi custom button con i link alle loro pagine di prenotazione, e l’agente mostra quello giusto quando la conversazione lo richiede. Se una richiesta ha bisogno di più dettagli prima di essere prenotata, un modulo in chat può raccoglierli in un solo passaggio.
E se non uso nessun calendario online?
Usa un modulo in chat come richiesta di appuntamento. Crea un modulo con fino a 20 campi, ad esempio nome, telefono, data preferita e un menu a tendina dei servizi, e l’agente lo mostra quando qualcuno vuole un appuntamento. Gli invii compaiono nella scheda Leads e possono arrivare via email, su Slack e ai webhook; il tuo team conferma poi l’orario.
La prenotazione funziona quando l’agente risponde via email o su Slack?
No. Il selettore degli orari si può mostrare solo nella chat del sito: bolla di chat, iframe integrato, link diretto e Help Page. Via email o su Slack l’agente risponde alle domande ma non propone orari. Non viene proposta nemmeno nelle chat temporanee, perché una prenotazione appartiene sempre a una conversazione salvata.
L’AI può inventarsi un orario?
No. L’agente non scrive orari nel testo e non dice mai che un appuntamento è prenotato prima che il visitatore lo prenoti. Gli orari liberi arrivano dal tuo calendario e intoCHAT ricontrolla l’orario scelto subito prima della prenotazione. Se nei giorni richiesti non c’è nulla di libero, l’agente lo dice e può guardare altri giorni.
Fai prenotare i visitatori mentre stanno ancora chiedendo
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