Anwendungsfall: Terminvereinbarung
Terminvereinbarung automatisieren, ohne Hin und Her
Dein KI-Agent beantwortet die Fragen, die vor einer Buchung kommen, etwa zu Preis, Dauer oder was mitzubringen ist, und zeigt dann echte freie Zeiten aus deinem Cal.com- oder Calendly-Kalender im Chat. Der Besucher wählt eine, und der Termin steht in deinem Kalender, auch nachts und am Wochenende.
Besucher: Behandelt ihr Rückenschmerzen? Ich würde gern nächste Woche kommen.
Agent: Ja, gern. Neue Patienten beginnen mit einer 45-minütigen Erstbefundung, in der die Therapeutin die Ursache anschaut und die Behandlung mit dir plant. Unten findest du die freien Zeiten für nächste Woche, wähl einfach eine, die dir passt.
Agent: Gebucht: Erstbefundung am Donnerstag, 15. Oktober 2026 um 09:00 (Europe/Berlin). Eine Bestätigung sollte an mara@example.com gehen.
Besucher: Super, danke. Muss ich etwas mitbringen?
Agent: Bring bitte bequeme Kleidung mit und, falls vorhanden, deine ärztliche Verordnung oder Befunde. Wenn du den Termin verschieben musst, nutze den Link in deiner Bestätigungs-E-Mail.
Einen Termin zu finden dauert länger als die Anfrage selbst
Jemand möchte einen Termin. Er ruft an, während du beschäftigt bist, schreibt eine E-Mail oder füllt ein Kontaktformular aus, und dann beginnt das Pingpong: „Passt Dienstag?“, „Nur ab 16 Uhr“, „Dann Donnerstagvormittag?“. Jede Anfrage kostet dein Team mehrere Nachrichten, und wer abends oder am Wochenende fragt, wartet bis zum nächsten Werktag auf eine erste Antwort. Manche buchen dann bei dem, der zuerst antwortet. Terminvereinbarung zu automatisieren heißt zweierlei: Die Fragen vor der Buchung werden sofort beantwortet, aus deinen eigenen Informationen, und die Buchung selbst passiert im selben Gespräch, mit Zeiten, die in deinem Kalender wirklich frei sind. intoCHAT verbindet beides: Dein Agent kennt deine Leistungen und Regeln, und wenn jemand bereit ist, bietet er freie Zeiten aus Cal.com oder Calendly an, statt ihn auf die Suche nach einer Buchungsseite zu schicken.
Was sich für dein Team ändert
Weniger Nachrichten über Uhrzeiten, und Buchungen, bei denen die Fragen schon geklärt sind.
Kein Hin und Her mehr um Uhrzeiten
Besucher sehen freie Zeiten aus deinem Kalender unter der Antwort des Agenten und wählen selbst. Niemand in deinem Team muss per E-Mail oder Telefon Termine vorschlagen.
Anfragen außerhalb der Öffnungszeiten werden gebucht
Der Agent antwortet, wann immer jemand fragt. Eine Anfrage am Abend oder am Wochenende endet mit einem gebuchten Termin statt mit einer Nachricht, die in deinem Postfach wartet.
Fragen vor der Buchung beantwortet
Preise, Dauer, Vorbereitung, Ort und Stornobedingungen kommen aus den Seiten und Dokumenten, mit denen du den Agenten trainierst. So wissen die Leute beim Buchen, was sie erwartet.
Dein Kalender bleibt maßgeblich
Die Zeiten kommen immer aus Cal.com oder Calendly, nie aus dem KI-Modell. Direkt vor der Buchung fragt intoCHAT deinen Kalender noch einmal, ob die Zeit noch frei ist.
Buchungen landen dort, wo dein Team arbeitet
Jede Buchung steht im Tab Leads und kann einen booking.created-Webhook und einen Slack-Hinweis auslösen, zusätzlich zu den gewohnten E-Mails deines Kalender-Tools.
Der Ablauf in intoCHAT, Schritt für Schritt
Der Besucher fragt, der Agent antwortet
Ein Besucher fragt nach einer Leistung, einem Preis oder freien Terminen. Der Agent antwortet aus deinem Wissen: Leistungsseiten, Preisliste, Hinweise zur Vorbereitung oder Q&A-Paare für Antworten, die exakt sein müssen.
Der Agent bietet freie Zeiten an, wenn es passt
Im Feld „When to offer booking“ beschreibst du, wann der Agent Zeiten zeigen soll, etwa wenn jemand einen Termin möchte oder fragt, wann ihr verfügbar seid. Dann erscheint unter seiner Antwort eine Zeitauswahl: bis zu 5 Tage und bis zu 8 Zeiten pro Tag, in der Zeitzone des Besuchers.
Der Besucher wählt eine Zeit und bucht
Er wählt Tag und Uhrzeit, trägt nur Name und E-Mail-Adresse ein und klickt auf Buchen. Hat jemand anderes die Zeit gerade vorher genommen, wird er gebeten, eine andere zu wählen, und die Zeit verschwindet aus der Liste.
Bestätigung im Chat und vom Kalender
Im Chat erscheint eine Bestätigung mit Datum, Uhrzeit und Zeitzone. Cal.com oder Calendly verschickt wie gewohnt Bestätigungs-E-Mail und Kalendereinladung. Muss dein Cal.com-Termintyp erst von dir bestätigt werden, sagt der Chat, dass der Termin angefragt ist.
Dein Team sieht die Buchung
Die Liste Bookings im Tab Leads zeigt Name, E-Mail-Adresse, Zeitzone und einen Link zum Gespräch. Ein booking.created-Webhook kann die Buchung an deine eigenen Systeme geben, ein Slack-Hinweis informiert dein Team.
Ausnahmen gehen an einen Menschen
Verschieben und Absagen laufen über Cal.com oder Calendly und deren E-Mails. Bei Anliegen, die der Agent nicht lösen kann, übergibt er das Gespräch per E-Mail an dein Team, wenn die Übergabe eingeschaltet ist.
Checkliste für die Einrichtung und Grenzen
Kalender verbinden
Öffne im Tab Actions die Karte Booking und füge einen Cal.com-API-Key ein, oder einen Calendly Personal Access Token mit den Scopes users:read, event_types:read, availability:read und scheduled_events:write. Die Terminbuchung gibt es in jedem intoCHAT-Tarif.
Termintyp und Zeitpunkt festlegen
Wähle den Termintyp, den Besucher buchen, etwa eine 30-minütige Beratung, und schreib „When to offer booking“ in bis zu 1.000 Zeichen. Bleibt das Feld leer, bietet der Agent die Buchung an, wenn jemand ein Treffen, einen Anruf, eine Demo oder einen Termin möchte.
Agenten mit deinen Buchungsinfos trainieren
Füge Leistungs- und Preisseiten, Hinweise zur Vorbereitung und deine Stornoregeln als Webseiten, Dateien oder Q&A-Paare hinzu, damit der Agent vor der Buchung antworten kann.
Im Playground testen, und zwar echt
Eine Buchung im Playground ist eine echte Buchung: Sie landet in deinem Kalender, in der Liste Bookings, im Webhook und im Slack-Hinweis. Sag Testbuchungen danach in Cal.com oder Calendly ab.
Grenze: ein Kalender, ein Termintyp
Jeder Agent bucht einen Termintyp aus einem Cal.com- oder Calendly-Konto. Google Kalender und andere Kalender lassen sich nicht verbinden; ein Custom Button kann stattdessen auf eine andere Buchungsseite verlinken.
Grenze: nur im Website-Chat
Die Buchung funktioniert in der Chat-Bubble, im eingebetteten iframe, über den direkten Link, auf der Help Page und im Playground. Antwortet dein Agent in Slack oder per E-Mail, oder im temporären Chat, wird sie nicht angeboten.
Grenze: kein Abgleich zurück aus dem Kalender
Besucher können im Chat nicht absagen oder verschieben, und Änderungen in Cal.com oder Calendly aktualisieren weder die Liste Bookings noch das Gespräch.
Grenze: Calendly braucht einen bezahlten Tarif
Calendly erlaubt Buchungen über seine API nur ab Standard. Calendly-Termintypen mit einer Pflichtfrage, einem Ort, den der Eingeladene wählt, oder einer Terminumfrage lassen sich im Chat nicht buchen.
Häufige Fragen
Was bedeutet es, die Terminvereinbarung zu automatisieren?
Kunden buchen ihre Termine selbst, ohne dass dein Team per Telefon oder E-Mail Zeiten vorschlägt. Mit intoCHAT beantwortet ein KI-Agent auf deiner Website Fragen zu deinen Leistungen und zeigt dann freie Zeiten aus deinem Cal.com- oder Calendly-Kalender im Chat. Der Besucher wählt eine Zeit, trägt Name und E-Mail ein, und der Termin ist in deinem Kalender gebucht.
Welche Kalender kann ich verbinden?
Cal.com und Calendly. Google Kalender und andere Kalender lassen sich nicht direkt verbinden. Um Besucher auf eine andere Buchungsseite zu schicken, legst du einen Custom Button mit dem Link an. Hat dein Buchungssystem eine API, kann eine eigene API-Aktion sie aufrufen, die du selbst einrichtest und pflegst.
Welchen Tarif brauche ich, und was kostet das?
Die Terminbuchung gibt es in jedem intoCHAT-Tarif, auch im Free-Tarif. Free hat 25 Nachrichten im Monat, Starter kostet 19 $ im Monat für 2.500 Nachrichten und Pro 49 $ im Monat für 10.000. Die Antwort, die die Zeiten zeigt, zählt wie jede andere Antwort als Nachricht; die Buchung selbst verbraucht keine. Mit Calendly brauchst du zusätzlich einen bezahlten Calendly-Tarif.
Können Kunden im Chat verschieben oder absagen?
Mit der eingebauten Buchung nicht. Verschieben und Absagen laufen über die Links in den E-Mails von Cal.com oder Calendly, und intoCHAT übernimmt diese Änderungen nicht. Hat dein eigenes Buchungssystem eine API, kann ein Ablauf (Procedure) das übernehmen: Die Vorlage „Reschedule an appointment“ fragt nach der Buchung und der neuen Zeit und führt deine API-Aktion aus, nachdem der Besucher bestätigt hat. Procedures sind ab Starter enthalten.
Ich biete mehrere Leistungen an. Kann der Agent alle buchen?
Ein Agent bucht einen Termintyp. Für weitere Leistungen legst du Custom Buttons mit den Links zu deren Buchungsseiten an, und der Agent zeigt den passenden Button, wenn das Gespräch dazu passt. Braucht eine Anfrage vorher mehr Angaben, kann ein Chat-Formular sie in einem Schritt abfragen.
Und wenn ich gar keinen Online-Kalender nutze?
Dann nutze ein Chat-Formular als Terminanfrage. Baue ein Formular mit bis zu 20 Feldern, etwa Name, Telefon, Wunschdatum und eine Auswahlliste deiner Leistungen, und der Agent zeigt es, wenn jemand einen Termin möchte. Die Einsendungen erscheinen im Tab Leads und können per E-Mail, an Slack und an Webhooks gehen; dein Team bestätigt dann die Zeit.
Funktioniert die Buchung, wenn der Agent per E-Mail oder in Slack antwortet?
Nein. Die Zeitauswahl lässt sich nur im Website-Chat zeigen: in der Chat-Bubble, im eingebetteten iframe, über den direkten Link und auf der Help Page. Per E-Mail oder in Slack beantwortet der Agent Fragen, bietet aber keine freien Zeiten an. Auch im temporären Chat gibt es sie nicht, weil eine Buchung immer zu einem gespeicherten Gespräch gehört.
Kann die KI eine Uhrzeit erfinden?
Nein. Der Agent schreibt keine Uhrzeiten in seinen Text und sagt nie, ein Termin sei gebucht, bevor der Besucher gebucht hat. Die freien Zeiten kommen aus deinem Kalender, und intoCHAT prüft die gewählte Zeit direkt vor der Buchung noch einmal. Ist in den gefragten Tagen nichts frei, sagt der Agent das und kann andere Tage anschauen.
Lass Besucher buchen, während sie noch fragen
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