Cal.com- oder Calendly-Termine im Chat buchen

Ist die Terminbuchung an, kann dein Agent unter seiner Antwort freie Zeiten aus deinem Cal.com- oder Calendly-Kalender zeigen. Der Besucher wählt eine Uhrzeit, gibt Namen und E-Mail-Adresse ein, und der Termin wird sofort in deinem Kalender gebucht. Wann die Zeiten erscheinen, entscheidet der Agent. Die Zeiten kommen immer aus deinem Kalender, nie vom KI-Modell.

Bevor du loslegst

Du brauchst ein Konto mit mindestens einem Ereignistyp, etwa einem 30-minütigen Kennenlerngespräch, und einen Schlüssel, mit dem intoCHAT es nutzen darf:

• Cal.com: einen API-Schlüssel. Den erstellst du in Cal.com unter Settings, Developer, API keys. Er beginnt mit cal_.
• Calendly: einen Personal Access Token. Den erstellst du in Calendly unter Integrations, API & Webhooks, Personal access tokens. Gib ihm die Scopes users:read, event_types:read, availability:read und scheduled_events:write. Calendly zeigt den Token nur einmal, kopiere ihn also sofort.

Kalender verbinden

1. Öffne deinen Agenten und wechsle zum Tab Actions. Die Karte Booking steht unter deinen Aktionen und Formularen.
2. Wähle unter Calendar entweder Cal.com oder Calendly.
3. Füge den Schlüssel in Cal.com API key oder den Token in Personal access token ein und klicke auf Connect. intoCHAT prüft ihn, indem es deine Ereignistypen lädt.
4. Wähle unter Event type visitors book den Ereignistyp. Jeder zeigt seinen Titel und seine Dauer. Ein Ereignistyp mit dem Zusatz „(hidden in Cal.com)“ oder „(secret in Calendly)“ ist auf deiner öffentlichen Buchungsseite verborgen, lässt sich aber trotzdem im Chat buchen. Ein Calendly-Ereignistyp mit dem Zusatz „(can't be booked from the chat)“ lässt sich nicht auswählen; der Grund steht unter der Liste. Siehe Calendly-Ereignistypen, die der Chat nicht buchen kann.
5. Fülle optional When to offer booking aus (wann Buchung angeboten wird): liest der Agent, Besucher sehen es nicht, bis zu 1.000 Zeichen. Bleibt das Feld leer, nutzt der Agent den Text, der im Feld angezeigt wird: „When the visitor wants to book a meeting, call, demo or appointment, or asks when the team is available.“
6. Klicke auf Save. Die Terminbuchung ist an, sobald sie gespeichert ist.

Schlüssel oder Token werden verschlüsselt gespeichert und nie wieder angezeigt. Die Karte zeigt einen Cal.com-Schlüssel nur als cal_… mit seinen letzten vier Zeichen und einen Calendly-Token nur als … mit seinen letzten vier Zeichen. intoCHAT nutzt ihn, um deine Ereignistypen und freien Zeiten zu lesen und Buchungen anzulegen, für nichts anderes.

Lehnt Cal.com den Schlüssel ab, steht in der Karte „Cal.com didn't accept this API key.“ Lehnt Calendly den Token ab, steht dort „Calendly didn't accept this personal access token.“ Prüfe, ob du den ganzen Schlüssel oder Token kopiert hast und ob er abgelaufen ist, widerrufen oder gelöscht wurde. Fehlt dem Token ein Scope, nennt die Karte die Scopes, die er braucht. Hat das Konto noch keine Ereignistypen, leg einen an und klicke erneut auf Connect. Du kannst Schlüssel bis zu 10-mal in 10 Minuten prüfen.

Calendly-Ereignistypen, die der Chat nicht buchen kann

Der Chat fragt den Besucher nur nach Namen und E-Mail-Adresse. Ein Calendly-Ereignistyp lässt sich im Chat nicht buchen, wenn er:

• eine Buchungsfrage hat, die eingeschaltet und verpflichtend ist,
• nur Orte anbietet, die vom Eingeladenen etwas verlangen, etwa die Telefonnummer des Eingeladenen, unter der du ihn anrufst, oder einen Ort, den der Eingeladene wählt,
• eine Terminumfrage (Meeting Poll) ist.

Ereignistypen mit einem Videoanruf (Zoom, Google Meet, Microsoft Teams, Webex, GoTo Meeting), einer Telefonnummer, die der Eingeladene anruft, einem Ort, den du selbst festlegst, oder ganz ohne Ort lassen sich buchen. Bietet ein Ereignistyp mehrere Orte an, bucht intoCHAT den ersten davon. Optionale Buchungsfragen bleiben leer.

Terminbuchung verwalten

Ist ein Kalender verbunden, zeigt die Karte den Kalender, die letzten vier Zeichen des Schlüssels oder Tokens und den Ereignistyp.

• Der Schalter On / Off im Kopf der Karte hält den Agenten davon ab, Termine anzubieten, ohne die Verbindung zu trennen.
• When to offer booking kannst du jederzeit ändern. Klicke auf Save, um die Änderung zu behalten.
• Change event type lädt deine Ereignistypen neu und wechselt zu dem, den du wählst. Ein Agent bucht jeweils einen Ereignistyp.
• Replace key (Cal.com) oder Replace token (Calendly) verbindet mit einem neuen Schlüssel oder Token. Dort kannst du auch den anderen Kalender wählen. Sagt die Karte, dass der gespeicherte Schlüssel oder Token nicht mehr gelesen werden kann und Besucher deshalb nicht buchen können, heißt der Button Reconnect: Füge ihn erneut ein.
• Disconnect beendet die Terminbuchung und löscht den gespeicherten Schlüssel oder Token. Schon gebuchte Termine bleiben in deinem Kalender und in der Liste Bookings im Tab Leads.

Was Besucher sehen

Der Agent liest When to offer booking. Passt das Gespräch, zeigt er unter seiner Antwort freie Zeiten und erwähnt sie in einem kurzen Satz. Er zählt die Zeiten nicht im Text auf, fragt Namen und E-Mail-Adresse nicht im Chat ab und sagt nie, ein Termin sei gebucht, bevor der Besucher ihn gebucht hat.

Die Zeitauswahl zeigt Titel und Dauer des Ereignistyps und die Zeitzone des Besuchers, auf Deutsch etwa „Zeiten in Europe/Berlin“:

• Sie zeigt bis zu 5 Tage mit freien Zeiten und bis zu 8 Uhrzeiten pro Tag, über den Tag verteilt, damit Vormittag und Nachmittag beide vorkommen.
• Standardmäßig schaut der Agent auf die nächsten 7 Tage. Fragt der Besucher nach bestimmten Tagen, schaut er auf diese, bis zu 14 Tage auf einmal und bis zu ein Jahr im Voraus.
• Die Zeiten stehen in der Zeitzone des Browsers des Besuchers oder in UTC, wenn der Browser keine angibt. Datum und Uhrzeit sind so geschrieben, wie der Browser des Besuchers sie schreibt.

Zum Buchen wählt der Besucher einen Tag und eine Uhrzeit, gibt „Name“ und „E-Mail“ ein und klickt auf „Buchen“. „Andere Uhrzeit wählen“ führt zurück zur Liste. Direkt vor der Buchung fragt intoCHAT deinen Kalender noch einmal, ob die Uhrzeit noch frei ist. Hat sie inzwischen jemand anderes gebucht, sieht der Besucher „Diese Uhrzeit wurde gerade vergeben. Bitte wählen Sie eine andere.“, und die Uhrzeit verschwindet aus der Liste.

Ist der Termin gebucht, kommt eine Bestätigung als Nachricht des Agenten in den Chat, zum Beispiel „Gebucht: Intro call am Dienstag, 13. Oktober 2026 um 14:30 (Europe/Berlin). Eine Bestätigung sollte an ana@example.com gehen.“ Musst du Buchungen für deinen Cal.com-Ereignistyp bestätigen, beginnt sie stattdessen mit „Angefragt:“ und sagt, dass der Termin noch bestätigt werden muss. Cal.com oder Calendly verschickt seine üblichen E-Mails und Kalendereinladungen. intoCHAT schickt dem Besucher keine eigene E-Mail.

Die Texte der Zeitauswahl folgen Widget language im Tab Aussehen. Der Titel des Ereignistyps erscheint so, wie du ihn in Cal.com oder Calendly geschrieben hast. Nach einem Neuladen zeigt eine Zeitauswahl, über die gebucht wurde, „In diesem Chat wurde ein Termin gebucht.“

Hat der Kalender an den gefragten Tagen keine freien Zeiten, sagt der Agent das und kann anbieten, an anderen Tagen zu schauen. Ist dein Kalender nicht erreichbar, sagt der Agent, dass die Buchung gerade nicht funktioniert. Er erfindet nie Zeiten.

Die Terminbuchung funktioniert in der Chat-Bubble, im eingebetteten iframe, über den Direktlink, auf der Hilfeseite und im Playground. In temporären Chats wird sie nicht angeboten, weil dort nichts gespeichert wird. Will ein Besucher dort buchen, bittet ihn der Agent, den temporären Chat zu verlassen und noch einmal zu fragen.

Buchungen aus dem Playground sind echt

Wo Buchungen erscheinen

• Tab Leads: Die Karte Bookings listet jeden im Chat gebuchten Termin, mit Name, E-Mail-Adresse und Zeitzone des Besuchers und einem Link zum Gespräch. Siehe Benachrichtigung und Export.
• Tab Conversations: Die Bestätigung erscheint im Verlauf als Nachricht des Agenten. Unter der Antwort, die die Zeiten gezeigt hat, führt Why this answer unter Actions called „Booking:“ mit dem Titel des Ereignistyps auf. Im CSV-Export endet die Nachricht dieser Antwort mit [Booking times: und dem Titel des Ereignistyps. Siehe Gespräche und Statistik.
• Webhooks: Abonniere mit einem Webhook Meeting booked, um das Event booking.created zu bekommen. Sein provider ist calcom oder calendly. Siehe Webhooks.
• Slack: Hake in der Karte Slack alerts unter Post a message for die Option Booked meeting an. Siehe Slack-Benachrichtigungen.

Grenzen

• Cal.com oder Calendly, ein Kalender und ein Ereignistyp pro Agent.
• Calendly braucht einen bezahlten Tarif (Standard und höher), um über seine API zu buchen. Calendly begrenzt außerdem, wie viele Buchungen seine API annimmt: in bezahlten Tarifen außer Enterprise 10 pro Minute, 50 pro Stunde und 100 pro Tag je Calendly-Nutzer; während einer Calendly-Testphase 5 pro Tag. Darüber hinaus sehen Besucher „Zu viele Versuche. Bitte warten Sie einen Moment.“
• Kein Abgleich zurück aus deinem Kalender. Wird ein Termin in Cal.com oder Calendly verschoben oder abgesagt, zeigen die Liste Bookings und das Gespräch weiter die ursprüngliche Buchung. Besucher können im Chat nicht absagen oder verschieben; das passiert in Cal.com oder Calendly.
• Eine Buchung ist kein Lead. Name und E-Mail-Adresse des Besuchers legen keinen Lead an, und eine Buchung löst weder eine Lead-Benachrichtigung noch den Webhook lead.created aus. Buchungen zählen nicht unter Outcomes im Dashboard oder in den Zusammenfassungen per E-Mail.
• Nur gespeicherte Gespräche. Eine Buchung gehört immer zu einem gespeicherten Gespräch, in temporären Chats lässt sich also nicht buchen.
• Versuche. Ein Besucher kann bis zu 5-mal pro Minute versuchen zu buchen. Danach sieht er „Zu viele Versuche. Bitte warten Sie einen Moment.“
• Eine Buchung pro Uhrzeit. Dieselbe Uhrzeit lässt sich in einem Gespräch nicht zweimal buchen; ein zweiter Klick zeigt die erste Buchung. Andere Uhrzeiten lassen sich im selben Gespräch buchen.
• Nachrichten. Die Antwort, die die Zeiten zeigt, zählt wie jede Antwort als eine Nachricht. Das Buchen der Uhrzeit verbraucht keine Nachricht.
• Duplizierte Agenten übernehmen die Kalenderverbindung nicht. Verbinde Cal.com oder Calendly in der Kopie erneut, wenn sie Termine anbieten soll.
• Ein geänderter Ereignistyp ändert schon gebuchte Termine nicht. Die Liste Bookings behält den Titel, unter dem jeder Termin gebucht wurde, auch nach Disconnect.

Wie es weitergeht

• Buchungen an deine eigenen Systeme senden: Webhooks.
• Stattdessen Angaben wie eine Angebotsanfrage abfragen: Chat-Formulare.
• Auf eine andere Buchungsseite verlinken: Eigene Buttons.