Cas pratique : connaissances internes
Un assistant de connaissances interne qui répond à vos équipes dans Slack
Entraînez un agent intoCHAT sur les pages Notion et les fichiers Google Drive où se trouvent déjà vos règles, procédures et notes produit. Vos collègues lui écrivent en message direct ou avec une @mention, et il répond dans le fil à partir de ces documents. Ceux qui les ont rédigés sont moins souvent interrompus.
Visiteur: @intochat combien de jours de congés non pris puis-je reporter sur l’année prochaine ?
Agent: Selon la politique de congés, vous pouvez reporter jusqu’à 5 jours non pris. Ils doivent être posés avant le 31 mars ; passé cette date, les jours reportés sont perdus.
Visiteur: @intochat et si ma responsable m’a demandé de décaler mes congés à cause d’un projet ?
Agent: La politique ne traite pas des congés décalés pour un projet, je ne peux donc pas confirmer d’exception. Ces cas sont tranchés par les RH. Voulez-vous que je transmette cette conversation à l’équipe RH par e-mail ?
Les réponses sont écrites. On demande quand même à un collègue.
Combien de jours de congés puis-je reporter ? Quel client VPN installer sur un nouvel ordinateur ? Que comprend l’offre entreprise, et l’équipe commerciale peut-elle promettre le SSO ? La plupart des entreprises ont écrit ces réponses quelque part : le manuel RH dans Notion, le guide informatique dans Google Docs, la grille tarifaire dans Google Sheets. Mais chercher dans trois outils en plein travail paraît plus long que poser la question dans Slack, et les questions retombent toujours sur les mêmes personnes en opérations, RH, informatique et produit. Un assistant de connaissances interne apporte la première réponse là où l’on pose déjà la question. Cela ne fonctionne que s’il répond à partir de vos vrais documents, reste dans le fil au lieu d’encombrer les canaux, suit les modifications d’une page et laisse la place à une personne quand les documents ne couvrent pas la question. C’est le parcours décrit ci-dessous, construit sur l’agent Slack et les sources Notion et Google Drive d’intoCHAT.
Ce qui change pour vos équipes
Les documents restent où ils sont. Les questions reçoivent une première réponse là où elles sont posées.
Des réponses là où l’on demande déjà
Vos collègues envoient un message direct à l’application ou la mentionnent dans un canal où elle a été invitée. La réponse arrive dans un fil sous la question, et les canaux chargés restent lisibles.
Un seul assistant pour Notion et Drive
Importez dans le même agent le manuel RH depuis Notion, le guide informatique depuis Google Docs et la grille tarifaire depuis Google Sheets. Personne n’a besoin de savoir dans quel outil se trouve une page.
Moins d’interruptions pour les experts
Ceux qui connaissent les réponses voient traitées sans eux les questions que les documents couvrent déjà, et n’interviennent que là où les documents ne disent rien.
Les lacunes de la documentation apparaissent
Les questions sur lesquelles l’agent a eu du mal sont regroupées dans l’onglet Knowledge : vous savez quelle page écrire ou corriger en priorité.
Une personne reste à portée de main
Quand les documents ne suffisent pas, l’agent peut transmettre la conversation à votre équipe, et un collègue répond depuis intoCHAT dans le même fil Slack.
Le parcours dans intoCHAT, étape par étape
Créez un agent interne dédié
Créez un agent distinct pour les connaissances internes plutôt que de réutiliser celui destiné aux clients. Rédigez des instructions pour vos collègues : le ton, qui contacter pour quoi et quoi dire quand les documents n’ont pas la réponse. Un espace de travail Slack répond pour un seul agent : celui-ci devient l’assistant de votre espace.
Importez vos pages Notion
Dans l’onglet Knowledge, choisissez Notion sous Add knowledge, connectez l’espace de travail et cochez les pages partagées avec intoCHAT, jusqu’à 25 par import. Les sous-pages sont des pages à part entière : sélectionnez-les aussi. Les entrées d’une base de données s’importent une par une.
Choisissez vos fichiers Google Drive
Choisissez Drive sous Add knowledge, connectez Google Drive et sélectionnez jusqu’à 10 fichiers à la fois : Docs, Sheets, Slides, PDF, Word, texte ou Markdown. intoCHAT ne peut ouvrir que les fichiers que vous choisissez, rien d’autre dans votre Drive. Ajoutez des fichiers, des paires de questions-réponses ou des pages de votre site public si besoin (les pages derrière une connexion ne peuvent pas être explorées).
Ajoutez l’agent à Slack
Dans l’onglet Share, cliquez sur Add to Slack dans la carte Slack et autorisez l’application dans votre espace de travail. Invitez-la dans les canaux où les questions se posent avec /invite @intochat. Vos collègues peuvent aussi ouvrir l’application sous Apps et lui écrire directement.
Gardez les documents synchronisés
Activez Auto-resync dans l’onglet Knowledge, chaque jour ou chaque semaine. Les pages Notion modifiées depuis la dernière lecture et les fichiers Drive modifiés depuis la dernière vérification sont relus, et seul le texte modifié est réentraîné. Pour un changement urgent, cliquez sur Sync now dans Drive ou réimportez la page Notion.
Relisez les fils et comblez les lacunes
Les fils Slack apparaissent dans l’onglet Conversations avec un badge Slack. Consultez Questions to improve dans l’onglet Knowledge, puis corrigez la page Notion ou le fichier Drive et resynchronisez-le, ou ajoutez une paire de questions-réponses pour une réponse qui doit être exacte.
Liste de mise en place et limites
Offre et autorisations
L’agent Slack est disponible dès l’offre Starter. L’installation demande le droit d’ajouter des applications à votre espace de travail Slack, et dans intoCHAT, Slack et Google Drive sont connectés par le propriétaire ou un administrateur.
Ce qui est lu dans vos documents
Dans Notion : titres, texte, listes, tableaux et blocs dépliables, mais seulement la légende des images et fichiers, et seulement la propriété titre. Dans Drive : Docs, Slides, PDF, Word, texte et Markdown, et jusqu’à 1 000 lignes par feuille.
Caractères par agent
Toutes les sources comptent dans la limite de caractères de l’agent : 100 000 en Free, 500 000 en Starter et 1 000 000 en Pro. Un import qui la dépasserait est refusé en entier, et vos connaissances restent inchangées.
Pas un système de droits d’accès
Toute personne qui peut écrire à l’application obtient des réponses tirées de toutes les connaissances de l’agent. Il ne vérifie pas qui a le droit de voir quelle page. Laissez de côté les contenus confidentiels : salaires, dossiers RH, contrats.
Gardez l’agent hors des pages publiques
Un agent privé ne répond pas dans Slack : cet agent reste donc public, et son lien direct fonctionne pour quiconque le possède. Ne l’intégrez pas à un site public et laissez sa Help Page désactivée.
Du texte en entrée, du texte en sortie
L’agent lit le texte des messages Slack ; les fichiers et images publiés dans Slack sont ignorés. Formulaires, prise de rendez-vous et liens vers les sources ne s’affichent pas dans Slack. Actions API, procédures et transfert par e-mail fonctionnent comme dans le widget.
Volume et messages
Un espace de travail peut envoyer jusqu’à 300 messages par heure à l’agent. Chaque réponse de l’IA compte sur votre offre comme dans le widget : 1 message avec le modèle par défaut, davantage avec un modèle plus grand. Les réponses de votre équipe ne comptent pas.
Quelles données Slack sont lues
Uniquement les messages directs à l’application et les messages qui la mentionnent. intoCHAT ne lit pas les autres messages des canaux et n’importe pas votre historique Slack. Pour chaque conversation, il conserve les messages, l’identifiant utilisateur Slack et le nom affiché.
Questions fréquentes
Qu’est-ce qu’un assistant de connaissances interne dans Slack ?
C’est un agent IA que vos collègues interrogent dans Slack au lieu de chercher dans plusieurs outils ou d’interrompre quelqu’un. Avec intoCHAT, vous l’entraînez sur vos pages Notion, vos fichiers Google Drive et d’autres documents, vous l’ajoutez à votre espace de travail, et il répond aux messages directs et aux @mentions dans des fils à partir de ces contenus.
Peut-il répondre à partir de Notion et de Google Drive à la fois ?
Oui. Ce sont deux sources du même agent, à côté des fichiers importés, des paires de questions-réponses et des pages web. Notion se connecte par compte intoCHAT, et vous choisissez parmi les pages partagées avec intoCHAT. Avec Google Drive, intoCHAT ne peut ouvrir que les fichiers que vous choisissez dans le sélecteur de Google. Sur certaines installations, l’option Notion n’est pas proposée : exportez alors les pages de Notion en Markdown ou PDF et importez-les comme fichiers.
Reste-t-il à jour quand nous modifions une page ?
Le texte importé ne change pas tout seul. Activez Auto-resync, chaque jour ou chaque semaine : les pages Notion modifiées depuis la dernière lecture et les fichiers Drive modifiés depuis la dernière vérification sont relus, jusqu’à 30 de chaque par passage, et seul le texte modifié est réentraîné. Vous pouvez aussi cliquer sur Sync now pour Drive ou réimporter une page Notion à tout moment.
Puis-je décider quels employés voient quels documents ?
Non. L’agent Slack n’est pas un système de droits d’accès : toute personne de l’espace de travail qui peut écrire à l’application obtient des réponses tirées de toutes ses connaissances, et tout ce qu’elles contiennent peut se retrouver dans une réponse. N’importez que ce que peut lire quiconque atteint l’application, et laissez de côté les documents confidentiels.
Puis-je rendre l’agent privé pour que seule mon équipe l’utilise ?
Pas tant qu’il répond dans Slack. Un agent privé ne répond pas dans Slack, et le réglage « Only verified visitors can chat » bloquerait aussi les réponses dans Slack. Laissez l’agent public, ne l’ajoutez pas à un site public et laissez sa Help Page désactivée, comme elle l’est au départ.
Que se passe-t-il si les documents n’ont pas la réponse ?
Indiquez dans ses instructions quoi faire, par exemple nommer la bonne équipe ou le bon canal. Avec le transfert par e-mail activé, l’agent propose de transmettre la conversation à votre équipe, et elle arrive dans l’Inbox. Un collègue peut répondre depuis intoCHAT : la réponse est publiée dans le fil Slack avec son prénom, et l’IA se met en pause sur ce fil pendant 24 heures.
Lit-il nos canaux ou notre historique Slack ?
Non. Il ne reçoit que les messages directs à l’application et les messages qui la mentionnent dans les canaux où elle a été invitée. Dans un fil, chaque question demande une nouvelle mention. Il n’importe pas les anciens messages et ignore les fichiers et images publiés dans Slack.
Quelle offre faut-il et combien cela coûte-t-il ?
L’agent Slack commence avec l’offre Starter à 19 $ par mois, avec 2 500 messages, 3 agents et 500 000 caractères par agent. Pro coûte 49 $ par mois pour 10 000 messages, 10 agents et 1 000 000 de caractères par agent. Chaque réponse de l’IA dans Slack compte pour 1 message avec le modèle par défaut, 2 avec Claude Sonnet ou Gemini Pro et 5 avec Claude Opus.
Donnez à vos équipes des réponses tirées de vos documents, dans Slack
Créez un agent gratuitement, importez quelques pages Notion ou fichiers Drive et testez-le dans le Playground. Passez à Starter pour l’ajouter à votre espace de travail Slack.
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