Cas pratique : prise de rendez-vous
Automatisez la prise de rendez-vous, sans allers-retours
Votre agent IA répond aux questions qui précèdent une réservation, comme le prix, la durée ou ce qu'il faut apporter, puis affiche dans le chat les vrais créneaux libres de votre agenda Cal.com ou Calendly. Le visiteur en choisit un, et le rendez-vous est dans votre agenda, même la nuit et le week-end.
Visiteur: Vous traitez le mal de dos ? J’aimerais venir la semaine prochaine si possible.
Agent: Oui, tout à fait. Les nouveaux patients commencent par un bilan de 45 minutes, où la kinésithérapeute cherche la cause et planifie le traitement avec vous. Les créneaux libres de la semaine prochaine sont juste en dessous : choisissez celui qui vous convient.
Agent: Réservé : Bilan initial, le jeudi 15 octobre 2026 à 09:00 (Europe/Paris). Une confirmation devrait arriver à mara@example.com.
Visiteur: Parfait, merci. Je dois apporter quelque chose ?
Agent: Prévoyez une tenue confortable et, si vous en avez, votre ordonnance ou vos comptes rendus d’examens. Pour déplacer le rendez-vous, utilisez le lien de votre e-mail de confirmation.
Trouver un créneau prend plus de temps que la demande elle-même
Quelqu'un veut un rendez-vous. Il appelle pendant que vous êtes occupé, écrit un e-mail ou remplit un formulaire de contact, et le ping-pong commence : « Mardi, ça vous va ? », « Seulement après 16 h », « Alors jeudi matin ? ». Chaque demande coûte plusieurs messages à votre équipe, et ceux qui écrivent le soir ou le week-end attendent le jour ouvré suivant pour une première réponse. Certains réservent chez celui qui répond le premier. Automatiser la prise de rendez-vous, c'est deux choses : les questions qui précèdent la réservation obtiennent tout de suite une réponse, à partir de vos propres informations, et la réservation se fait dans la même conversation, sur des créneaux vraiment libres dans votre agenda. intoCHAT réunit les deux : votre agent connaît vos prestations et vos règles et, quand quelqu'un est prêt, il propose les créneaux libres de Cal.com ou Calendly au lieu de l'envoyer chercher une page de réservation.
Ce qui change pour votre équipe
Moins de messages sur les horaires, et des réservations qui arrivent avec les questions déjà réglées.
Plus d’allers-retours sur les horaires
Les visiteurs voient les créneaux libres de votre agenda sous la réponse de l'agent et choisissent eux-mêmes. Personne dans votre équipe n'a à proposer des horaires par e-mail ou au téléphone.
Les demandes hors horaires sont réservées
L'agent répond dès qu'on lui pose la question : une demande le soir ou le week-end se termine par un rendez-vous réservé plutôt que par un message en attente dans votre boîte.
Les questions réglées avant la réservation
Prix, durée, préparation, lieu et conditions d'annulation viennent des pages et documents sur lesquels vous entraînez l'agent : on réserve en sachant à quoi s'attendre.
Votre agenda reste la référence
Les créneaux viennent toujours de Cal.com ou Calendly, jamais du modèle d'IA. Juste avant la réservation, intoCHAT redemande à votre agenda si le créneau est encore libre.
Les réservations arrivent là où travaille votre équipe
Chaque réservation apparaît dans l'onglet Leads et peut déclencher un webhook booking.created et une alerte Slack, en plus des e-mails habituels de votre outil d'agenda.
Le déroulé dans intoCHAT, étape par étape
Le visiteur demande, l’agent répond
Un visiteur pose une question sur une prestation, un prix ou les disponibilités. L'agent répond à partir de vos connaissances : pages de prestations, grille tarifaire, consignes de préparation ou paires Q&A pour les réponses qui doivent être exactes.
L’agent propose des créneaux au bon moment
Dans « When to offer booking », vous décrivez quand l'agent doit afficher les créneaux, par exemple quand quelqu'un veut un rendez-vous ou demande quand vous êtes disponible. Un sélecteur apparaît alors sous sa réponse : jusqu'à 5 jours et jusqu'à 8 horaires par jour, dans le fuseau horaire du visiteur.
Le visiteur choisit un créneau et réserve
Il choisit un jour et une heure, saisit seulement son nom et son adresse e-mail, puis clique sur Réserver. Si quelqu'un d'autre vient de prendre ce créneau, on lui demande d'en choisir un autre et le créneau disparaît de la liste.
Confirmation dans le chat et par votre agenda
Une confirmation apparaît dans le chat avec la date, l'heure et le fuseau horaire. Cal.com ou Calendly envoie son e-mail de confirmation et son invitation habituels. Si votre type de rendez-vous Cal.com doit être approuvé, le chat indique que le rendez-vous est demandé et reste à confirmer.
Votre équipe voit la réservation
La liste Bookings de l'onglet Leads affiche le nom, l'e-mail, le fuseau horaire et un lien vers la conversation. Un webhook booking.created peut la transmettre à vos propres systèmes, et une alerte Slack peut prévenir votre équipe.
Les exceptions passent à un humain
Les reports et annulations se font dans Cal.com ou Calendly, via leurs e-mails. Pour une demande que l'agent ne peut pas traiter, il transmet la conversation à votre équipe par e-mail si le transfert est activé.
Check-list de mise en place et limites
Connecter votre agenda
Dans l'onglet Actions, ouvrez la carte Booking et collez une clé API Cal.com, ou un personal access token Calendly avec les scopes users:read, event_types:read, availability:read et scheduled_events:write. La réservation est disponible sur toutes les offres intoCHAT.
Choisir le type de rendez-vous et le moment
Choisissez le type de rendez-vous que les visiteurs réservent, comme une consultation de 30 minutes, et rédigez « When to offer booking » en 1 000 caractères maximum. Laissé vide, l'agent propose la réservation quand quelqu'un veut une réunion, un appel, une démo ou un rendez-vous.
Entraîner l’agent sur vos infos de réservation
Ajoutez vos pages de prestations et de tarifs, vos consignes de préparation et votre politique d'annulation sous forme de pages web, de fichiers ou de paires Q&A, pour que l'agent puisse répondre avant la réservation.
Tester dans le Playground, pour de vrai
Une réservation faite dans le Playground est réelle : elle arrive dans votre agenda, la liste Bookings, le webhook et l'alerte Slack. Annulez ensuite vos réservations de test dans Cal.com ou Calendly.
Limite : un agenda, un type de rendez-vous
Chaque agent réserve un type de rendez-vous d'un compte Cal.com ou Calendly. Google Agenda et les autres agendas ne peuvent pas être connectés ; un custom button peut renvoyer vers une autre page de réservation.
Limite : uniquement dans le chat du site
La réservation fonctionne dans la bulle de chat, l'iframe intégré, le lien direct, la Help Page et le Playground. Elle n'est pas proposée quand l'agent répond dans Slack ou par e-mail, ni dans les conversations temporaires.
Limite : pas de synchronisation depuis l’agenda
Les visiteurs ne peuvent ni annuler ni reporter depuis le chat, et les changements faits dans Cal.com ou Calendly ne mettent à jour ni la liste Bookings ni la conversation.
Limite : Calendly exige une offre payante
Calendly n'autorise la réservation par son API qu'à partir de l'offre Standard. Les types de rendez-vous Calendly avec une question obligatoire, un lieu choisi par l'invité ou un sondage ne peuvent pas être réservés depuis le chat.
Questions fréquentes
Qu’est-ce que l’automatisation de la prise de rendez-vous ?
Vos clients réservent eux-mêmes, sans que votre équipe propose des horaires par téléphone ou par e-mail. Avec intoCHAT, un agent IA sur votre site répond aux questions sur vos prestations, puis affiche dans le chat les créneaux libres de votre agenda Cal.com ou Calendly. Le visiteur choisit un créneau, saisit son nom et son e-mail, et le rendez-vous est réservé dans votre agenda.
Quels agendas puis-je connecter ?
Cal.com et Calendly. Google Agenda et les autres agendas ne peuvent pas être connectés directement. Pour envoyer les visiteurs vers une autre page de réservation, ajoutez un custom button avec le lien. Si votre système de réservation a une API, une action API personnalisée peut l'appeler, mais c'est à vous de la configurer et de la maintenir.
Quelle offre faut-il, et combien ça coûte ?
La réservation est disponible sur toutes les offres intoCHAT, Free compris. Free inclut 25 messages par mois, Starter coûte 19 $ par mois pour 2 500 messages et Pro 49 $ par mois pour 10 000. La réponse qui affiche les créneaux compte comme un message, comme toute réponse ; la réservation elle-même n'en consomme pas. Avec Calendly, il vous faut aussi une offre Calendly payante.
Les clients peuvent-ils reporter ou annuler dans le chat ?
Pas avec la réservation intégrée. Les reports et annulations passent par les liens des e-mails de Cal.com ou Calendly, et intoCHAT ne récupère pas ces changements. Si votre propre système de réservation a une API, une procédure peut s'en charger : le modèle « Reschedule an appointment » demande la réservation et le nouvel horaire, puis lance votre action API après la confirmation du visiteur. Les procédures sont incluses à partir de Starter.
Je propose plusieurs prestations. L’agent peut-il toutes les réserver ?
Un agent réserve un type de rendez-vous. Pour les autres prestations, ajoutez des custom buttons avec les liens vers leurs pages de réservation : l'agent affiche le bon bouton quand la conversation s'y prête. Si une demande nécessite plus de détails avant de pouvoir être réservée, un formulaire dans le chat peut les recueillir en une seule étape.
Et si je n’utilise aucun agenda en ligne ?
Utilisez un formulaire dans le chat comme demande de rendez-vous. Créez un formulaire de 20 champs maximum, par exemple nom, téléphone, date souhaitée et une liste déroulante de vos prestations, et l'agent l'affiche quand quelqu'un veut un rendez-vous. Les envois apparaissent dans l'onglet Leads et peuvent partir par e-mail, vers Slack et vers des webhooks ; votre équipe confirme ensuite l'horaire.
La réservation fonctionne-t-elle quand l’agent répond par e-mail ou dans Slack ?
Non. Le sélecteur de créneaux ne peut s'afficher que dans le chat du site : la bulle de chat, l'iframe intégré, le lien direct et la Help Page. Par e-mail ou dans Slack, l'agent répond aux questions mais ne propose pas de créneaux. Elle n'est pas non plus proposée dans les conversations temporaires, car une réservation appartient toujours à une conversation enregistrée.
L’IA peut-elle inventer un horaire ?
Non. L'agent n'écrit pas d'horaires dans son texte et ne dit jamais qu'un rendez-vous est réservé avant que le visiteur l'ait réservé. Les créneaux libres viennent de votre agenda, et intoCHAT revérifie le créneau choisi juste avant la réservation. Si rien n'est libre sur les jours demandés, l'agent le dit et peut regarder d'autres jours.
Laissez les visiteurs réserver pendant qu’ils se renseignent
Créez votre agent gratuitement, connectez Cal.com ou Calendly dans l'onglet Actions et réservez un rendez-vous de test dans le Playground.
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