Réserver des rendez-vous Cal.com ou Calendly depuis le chat

Avec la réservation activée, votre agent peut afficher sous sa réponse les créneaux libres de votre calendrier Cal.com ou Calendly. Le visiteur choisit un créneau, saisit son nom et son adresse e-mail, et le rendez-vous est aussitôt réservé dans votre calendrier. L'agent décide quand afficher les créneaux. Les créneaux viennent toujours de votre calendrier, jamais du modèle d'IA.

Avant de commencer

Il vous faut un compte avec au moins un type d'événement, par exemple un appel de découverte de 30 minutes, et une clé qui permet à intoCHAT de l'utiliser :

• Cal.com : une clé API. Créez-la dans Cal.com sous Settings, Developer, API keys. Elle commence par cal_.
• Calendly : un jeton d'accès personnel (personal access token). Créez-le dans Calendly sous Integrations, API & Webhooks, Personal access tokens. Donnez-lui les scopes users:read, event_types:read, availability:read et scheduled_events:write. Calendly n'affiche le jeton qu'une seule fois : copiez-le tout de suite.

Connecter votre calendrier

1. Ouvrez votre agent et allez dans l'onglet Actions. La carte Booking se trouve sous vos actions et vos formulaires.
2. Sous Calendar, choisissez Cal.com ou Calendly.
3. Collez la clé dans Cal.com API key, ou le jeton dans Personal access token, et cliquez sur Connect. intoCHAT la vérifie en chargeant vos types d'événements.
4. Choisissez le type d'événement sous Event type visitors book. Chacun affiche son titre et sa durée. Un type d'événement marqué « (hidden in Cal.com) » ou « (secret in Calendly) » est masqué sur votre page de réservation publique, mais les visiteurs peuvent quand même le réserver depuis le chat. Un type d'événement Calendly marqué « (can't be booked from the chat) » ne peut pas être choisi ; la raison s'affiche sous la liste. Consultez Types d'événements Calendly que le chat ne peut pas réserver.
5. Facultatif : remplissez When to offer booking. Ce texte est lu par l'agent, jamais montré aux visiteurs, et fait 1 000 caractères au plus. Laissé vide, l'agent utilise le texte affiché dans le champ : « When the visitor wants to book a meeting, call, demo or appointment, or asks when the team is available. »
6. Cliquez sur Save. La réservation est activée dès l'enregistrement.

La clé ou le jeton est stocké chiffré et n'est plus jamais affiché. La carte ne montre d'une clé Cal.com que cal_… et ses quatre derniers caractères, et d'un jeton Calendly que … et ses quatre derniers caractères. intoCHAT l'utilise pour lire vos types d'événements et vos créneaux libres et pour créer les réservations, rien d'autre.

Si Cal.com refuse la clé, la carte indique « Cal.com didn't accept this API key. » Si Calendly refuse le jeton, elle indique « Calendly didn't accept this personal access token. » Vérifiez que vous avez copié la clé ou le jeton en entier et qu'il n'a pas expiré, n'a pas été révoqué ni supprimé. S'il manque un scope au jeton, la carte indique les scopes nécessaires. Si le compte n'a encore aucun type d'événement, créez-en un et cliquez de nouveau sur Connect. Vous pouvez vérifier des clés jusqu'à 10 fois en 10 minutes.

Types d'événements Calendly que le chat ne peut pas réserver

Le chat ne demande au visiteur que son nom et son adresse e-mail. Un type d'événement Calendly ne peut pas être réservé depuis le chat lorsqu'il :

• comporte une question de réservation activée et obligatoire,
• ne propose que des lieux qui demandent quelque chose à l'invité, comme le numéro de téléphone de l'invité, pour que vous l'appeliez, ou un lieu choisi par l'invité,
• est un sondage de réunion (meeting poll).

Les types d'événements avec un appel vidéo (Zoom, Google Meet, Microsoft Teams, Webex, GoTo Meeting), un numéro de téléphone que l'invité appelle, un lieu que vous fixez vous-même, ou sans lieu du tout, peuvent être réservés. Quand un type d'événement propose plusieurs lieux, intoCHAT réserve le premier d'entre eux qui convient. Les questions de réservation facultatives restent vides.

Gérer la réservation

Une fois un calendrier connecté, la carte affiche le calendrier, les quatre derniers caractères de la clé ou du jeton, et le type d'événement.

• L'interrupteur On / Off, dans l'en-tête de la carte, empêche l'agent de proposer la réservation, sans déconnecter le calendrier.
• When to offer booking peut être modifié à tout moment. Cliquez sur Save pour conserver la modification.
• Change event type recharge vos types d'événements et passe à celui que vous choisissez. Un agent réserve un seul type d'événement à la fois.
• Replace key (Cal.com) ou Replace token (Calendly) connecte une nouvelle clé ou un nouveau jeton. Vous pouvez aussi y choisir l'autre calendrier. Si la carte indique que la clé ou le jeton enregistré ne peut plus être lu et que les visiteurs ne peuvent donc pas réserver, le bouton devient Reconnect : collez-le de nouveau.
• Disconnect arrête la réservation et supprime la clé ou le jeton enregistré. Les rendez-vous déjà réservés restent dans votre calendrier et dans la liste Bookings de l'onglet Leads.

Ce que voient les visiteurs

L'agent lit When to offer booking. Quand la conversation s'y prête, il affiche les créneaux libres sous sa réponse et les mentionne en une courte phrase. Il ne liste pas les créneaux dans son texte, ne demande pas le nom ni l'e-mail du visiteur dans le chat, et n'annonce jamais un rendez-vous comme réservé avant que le visiteur l'ait réservé.

Le sélecteur de créneaux affiche le titre et la durée du type d'événement, ainsi que le fuseau horaire du visiteur, par exemple « Heures pour le fuseau Europe/Berlin » :

• Il affiche jusqu'à 5 jours comportant des créneaux libres et jusqu'à 8 créneaux par jour, répartis sur la journée pour que le matin et l'après-midi apparaissent.
• Par défaut, l'agent regarde les 7 prochains jours. Quand le visiteur demande des jours précis, il regarde ceux-là, jusqu'à 14 jours à la fois et jusqu'à un an à l'avance.
• Les heures sont dans le fuseau horaire du navigateur du visiteur, ou en UTC si le navigateur n'en fournit pas. Elles sont écrites comme le navigateur du visiteur écrit les dates et les heures.

Pour réserver, le visiteur choisit un jour et une heure, saisit Nom et E-mail et clique sur Réserver. Choisir un autre créneau revient à la liste. Juste avant la réservation, intoCHAT redemande à votre calendrier si le créneau est toujours libre. Si quelqu'un d'autre l'a pris entre-temps, le visiteur voit « Ce créneau vient d'être réservé. Veuillez en choisir un autre. » et le créneau disparaît de la liste.

Une fois le rendez-vous réservé, une confirmation est ajoutée au chat comme message de l'agent, par exemple « Réservé : Appel découverte, le mardi 13 octobre 2026 à 14:30 (Europe/Berlin). Une confirmation devrait arriver à ana@example.com. » Si votre type d'événement Cal.com exige que vous confirmiez les réservations, elle commence par « Demandé : » et précise que le rendez-vous doit encore être confirmé. Cal.com ou Calendly envoie ses e-mails et invitations de calendrier habituels. intoCHAT n'envoie lui-même aucun e-mail au visiteur.

Le texte du sélecteur suit Widget language dans l'onglet Appearance. Le titre du type d'événement s'affiche tel que vous l'avez écrit dans Cal.com ou Calendly. Après un rechargement, un sélecteur dont un créneau a été réservé affiche « Un rendez-vous a été réservé dans cette conversation. »

Si le calendrier n'a aucun créneau libre les jours demandés, l'agent le dit et peut proposer de regarder d'autres jours. Si votre calendrier est injoignable, l'agent indique que la réservation ne fonctionne pas pour le moment. Il n'invente jamais de créneaux.

La réservation fonctionne dans la bulle de chat, l'iframe intégrée, le lien direct, la page d'aide et le Playground. Elle n'est pas proposée dans les discussions temporaires, où rien n'est enregistré. Si un visiteur veut y réserver, l'agent l'invite à quitter la discussion temporaire et à reposer sa demande.

Les réservations depuis le Playground sont réelles

Où apparaissent les réservations

• Onglet Leads : la carte Bookings liste chaque rendez-vous réservé depuis le chat, avec le nom, l'adresse e-mail et le fuseau horaire du visiteur, et un lien vers la conversation. Consultez Alertes et export.
• Onglet Conversations : la confirmation apparaît dans la transcription comme message de l'agent. Sous la réponse qui a affiché les créneaux, Why this answer indique « Booking: » suivi du titre du type d'événement sous Actions called. Dans l'export CSV, le message de cette réponse se termine par [Booking times: et le titre du type d'événement. Consultez Conversations et stats.
• Webhooks : abonnez un webhook à Meeting booked pour recevoir l'événement booking.created. Son provider vaut calcom ou calendly. Consultez Webhooks.
• Slack : cochez Booked meeting sous Post a message for dans la carte Slack alerts. Consultez Alertes Slack.

Limites

• Cal.com ou Calendly, un seul calendrier et un seul type d'événement par agent.
• Calendly exige un forfait payant (Standard et au-delà) pour réserver via son API. Calendly limite aussi le nombre de réservations que son API accepte : sur les forfaits payants autres qu'Enterprise, 10 par minute, 50 par heure et 100 par jour et par utilisateur Calendly ; pendant un essai Calendly, 5 par jour. Au-delà, les visiteurs voient « Trop de tentatives. Veuillez patienter un instant. »
• Aucune synchronisation depuis votre calendrier. Si un rendez-vous est reporté ou annulé dans Cal.com ou Calendly, la liste Bookings et la conversation affichent toujours la réservation d'origine. Les visiteurs ne peuvent ni annuler ni reporter depuis le chat ; cela se fait dans Cal.com ou Calendly.
• Une réservation n'est pas un lead. Le nom et l'adresse e-mail du visiteur n'ajoutent pas de lead, et une réservation ne déclenche ni alerte de lead ni webhook lead.created. Les réservations ne sont pas comptées sous Outcomes au tableau de bord ni dans les e-mails de synthèse.
• Conversations enregistrées uniquement. Une réservation appartient toujours à une conversation enregistrée : les discussions temporaires ne permettent donc pas de réserver.
• Tentatives. Un visiteur peut essayer de réserver jusqu'à 5 fois par minute. Au-delà, il voit « Trop de tentatives. Veuillez patienter un instant. »
• Une réservation par créneau. Le même créneau ne peut pas être réservé deux fois dans une conversation ; un second clic affiche la première réservation. D'autres créneaux peuvent être réservés dans la même conversation.
• Messages. La réponse qui affiche les créneaux compte comme un message, comme toute réponse. Réserver le créneau ne consomme pas de message.
• Les agents dupliqués ne copient pas la connexion au calendrier. Connectez de nouveau Cal.com ou Calendly dans la copie si elle doit proposer la réservation.
• Changer de type d'événement ne modifie pas les rendez-vous déjà réservés. La liste Bookings conserve le titre sous lequel chaque rendez-vous a été réservé, même après Disconnect.

Étapes suivantes

• Envoyez les réservations vers vos propres systèmes : Webhooks.
• Recueillez plutôt des informations, comme une demande de devis : Formulaires de chat.
• Renvoyez vers une autre page de réservation : Boutons personnalisés.