Membri del team e ruoli

Puoi invitare altre persone a lavorare nel tuo account intoCHAT. Ognuna accede con il proprio login intoCHAT e riceve un ruolo, Admin, Editor o Viewer (oppure, con Enterprise, un ruolo personalizzato), che decide cosa può fare con i tuoi agenti. Puoi anche limitare qualcuno ad agenti selezionati. Il team si gestisce da Settings, Team nella barra laterale.

Come funziona un team

• L'account resta tuo. Agenti, piano, limiti e fatturazione non si spostano. I membri lavorano sui tuoi agenti nel tuo account, senza riceverne copie.
• Gli agenti che un membro crea o duplica appartengono al tuo account e contano sugli agenti del tuo piano. Anche i caratteri di addestramento, le scansioni del sito e i messaggi che usano contano sul tuo piano, comprese le loro chat nel Playground.
• Un ruolo vale per tutti gli agenti su cui la persona può lavorare: tutti gli agenti del tuo account, oppure solo quelli che hai selezionato per lei. Vedi Accesso ad agenti selezionati.
• Ogni membro mantiene il proprio account intoCHAT, con i suoi agenti e il suo piano. Entrare nel tuo non lo cambia. Per passare da un account all'altro usa il menu sotto il proprio nome.
• Un agente privato risponde ai membri che lavorano nel tuo account nel Playground, come risponde a te. Vedi Domini consentiti.
• Un nuovo ruolo, una modifica ai suoi agenti o al suo ruolo personalizzato, oppure una rimozione hanno effetto al clic successivo della persona.
• Quando qualcuno viene rimosso o se ne va, gli agenti e le modifiche che ha fatto restano nel tuo account.

Posti per piano

• Tu, il proprietario, non occupi un posto.
• Ogni persona nell'elenco Members oltre al proprietario occupa un posto, che abbia accettato o sia ancora invitata. Un invito scaduto tiene il suo posto finché non lo invii di nuovo o lo revochi.
• Il riquadro Invite people mostra quanti posti sono occupati, per esempio "1 of 2 seats used".
• Quando tutti i posti sono occupati, al posto del modulo il riquadro mostra All seats are used con un pulsante See plans. Per invitare altre persone revoca un invito, rimuovi qualcuno o passa a un piano superiore. Nel piano Free il riquadro mostra Team members are included from Starter.

Dopo un downgrade

Un cambio di piano non rimuove mai nessuno. Se il nuovo piano ha meno posti delle persone nel tuo team, tutti mantengono accesso e ruolo, e gli inviti già inviati si possono ancora accettare. Non puoi inviare nuovi inviti finché nell'elenco non ci sono meno persone dei posti del tuo piano. Fino ad allora il riquadro mostra More members than your plan includes.

Invitare qualcuno

Il proprietario e gli Admin possono invitare persone.

1. Vai in Settings, Team.
2. In Invite people, inserisci l'Email della persona.
3. Scegli un Role: Admin, Editor o Viewer. Editor è selezionato per impostazione predefinita. Solo il proprietario può invitare degli Admin, quindi un Admin vede solo Editor e Viewer. Con Enterprise, il proprietario può scegliere invece uno dei ruoli personalizzati dell'account.
4. Scegli gli Agents su cui può lavorare: All agents (predefinito) oppure Selected agents, poi scegli gli agenti. Vedi Accesso ad agenti selezionati.
5. Clicca Send invitation.

La persona compare in Members con lo stato Invited. Se non è stato possibile inviare l'email, l'invito viene salvato comunque: clicca Resend nell'elenco per riprovare.

Un invito viene rifiutato quando:

• l'indirizzo è il tuo o quello del proprietario dell'account;
• l'indirizzo è già nell'elenco. Per un invito in sospeso, usa invece Resend;
• non c'è nessun posto libero;
• l'account ha già inviato 20 inviti nell'ultima ora. Contano anche i reinvii.

L'email di invito

L'oggetto è "[inviter] invited you to [account]'s intoCHAT account". Al posto di [inviter] c'è chi l'ha inviata, al posto di [account] il tuo account. Ciascuno compare con il nome del proprio profilo, oppure con l'indirizzo email se il nome manca. L'email riporta:

• chi ha invitato la persona, in quale account e con quale ruolo;
• cosa può fare il ruolo, con le descrizioni della tabella dei ruoli. Per un ruolo personalizzato dice "A role the account owner set up, with its own permissions." (un ruolo creato dal proprietario dell'account, con permessi propri);
• un pulsante Accept the invitation;
• "The invitation expires in 7 days. Sign in, or create an account, with this email address to accept it."

Dopo 7 giorni il link smette di funzionare e l'elenco mostra Invitation expired. Clicca Resend per inviare un nuovo link.

Accettare un invito

1. Clicca Accept the invitation nell'email.
2. Se non hai effettuato l'accesso, la pagina mostra il ruolo e l'indirizzo a cui è stato inviato l'invito, in parte nascosto. Non dice ancora di quale account si tratta. Clicca Sign in, oppure Create account se non hai un account intoCHAT. Usa l'indirizzo a cui è stato inviato l'invito. Creare un account è gratuito, e dopo torni all'invito.
3. Una volta entrato con quell'indirizzo, vedi di quale account si tratta e cosa può fare il tuo ruolo. Clicca Accept invitation.

La dashboard si apre nell'account a cui ti sei unito, e puoi iniziare subito a lavorare. Il tuo account resta com'è.

• Accesso con un altro indirizzo: la pagina mostra "This invitation is for a different email address". Clicca Sign out, poi accedi o crea un account con l'indirizzo a cui è stato inviato l'invito.
• Solo l'indirizzo invitato può accettare, comunque sia scritto tra maiuscole e minuscole. Chi riceve un link inoltrato non può usarlo.
• "This invitation isn't valid": il link è scritto male, è già stato usato, oppure è stato sostituito da una nuova email dopo un Resend.
• "This invitation has expired": chiedi a chi ti ha invitato di inviarlo di nuovo.

Ruoli

La pagina Team e l'email di invito descrivono i ruoli così:

• Admin: "Everything except billing. Can manage editors and viewers." (tutto tranne la fatturazione; può gestire Editor e Viewer)
• Editor: "Build and change agents, knowledge and settings. Can't delete agents, add or remove webhooks, or connect Slack, Cal.com, Calendly or Notion." (crea e modifica agenti, conoscenza e impostazioni; non può eliminare agenti, aggiungere o rimuovere webhook, né collegare Slack, Cal.com, Calendly o Notion)
• Viewer: "Read-only." (sola lettura)

Nella live chat, la casella aperta da un Viewer non conta come qualcuno online, perché i Viewer non possono rispondere. Quando l'Owner o un Admin risponde in una chat seguita da un collega, la prende in carico, e da quel momento il visitatore vede il suo nome. Un Editor non può prendere una chat a un collega.

I comandi che un ruolo non può usare sono nascosti, per esempio New agent per un Viewer. Se una richiesta viene comunque rifiutata, il messaggio dice "Your role in this account (Viewer) doesn't allow this. Ask the account owner or an admin.", con il ruolo della persona, o il nome del suo ruolo personalizzato, tra parentesi.

Accesso ad agenti selezionati

Per impostazione predefinita un membro lavora su All agents: tutti gli agenti del tuo account, compresi quelli creati in seguito. Puoi invece dargli Selected agents e scegliere quali, quando lo inviti o più tardi dall'elenco Members. Possono farlo il proprietario e gli Admin; per chi ha un ruolo personalizzato può farlo solo il proprietario.

Un membro limitato ad agenti selezionati:

• vede solo quegli agenti, ovunque: l'elenco degli agenti, la dashboard e le sue statistiche, conversazioni e trascrizioni, lead, export e la casella Live chat. I suoi totali nella dashboard contano solo i suoi agenti;
• riceve "non trovato" per qualsiasi altro agente, come se fosse in un altro account. Un link a un altro agente non rivela che esiste;
• mantiene gli agenti che crea o duplica: vengono aggiunti automaticamente al suo elenco. Appartengono comunque al tuo account e contano sul tuo piano;
• non può modificare le impostazioni dell'intero account: invitare, modificare o rimuovere persone, creare o revocare chiavi API, collegare o scollegare Notion (il collegamento Notion è condiviso da tutti gli agenti) o installare l'app Shopify. Anche quando il suo ruolo lo consentirebbe, queste richieste vengono rifiutate con "Your access is limited to selected agents, so you can't change account-wide settings. Ask the account owner or an admin." (il tuo accesso è limitato ad agenti selezionati, quindi non puoi modificare le impostazioni dell'intero account);
• non può vedere il registro di audit, che copre l'intero account.

Sui suoi agenti, è il suo ruolo a decidere cosa può fare, come per qualsiasi membro. Continua a vedere l'elenco del team, l'elenco delle chiavi API (solo i prefissi) e il piano, se il suo ruolo lo consente.

Gli Admin lavorano sempre su tutti gli agenti, e così un ruolo personalizzato con Manage su Team o API keys: entrambi arrivano comunque a ogni agente, tramite le persone che invitano o una chiave che creano. Per limitare qualcuno, dagli Editor, Viewer o un ruolo personalizzato senza questi permessi.

Un agente eliminato sparisce dall'elenco di tutti. Se non selezioni nessun agente, il membro non vede nessun agente finché non ne aggiungi.

Mentre un membro limitato lavora nel tuo account, il banner in alto indica su quali agenti lavora, per esempio "You're working in [name]'s account as Editor, on Support and Sales."

Ruoli personalizzati

Con il piano Enterprise, il proprietario può definire ruoli propri in Settings, Team, nella sezione Roles, e assegnarli alle persone al posto di Admin, Editor o Viewer. Un ruolo è composto da un nome e da un livello per ogni area dell'account:

• View legge, Edit anche modifica, Manage fa anche ciò che la tabella dei ruoli qui sopra concede solo agli Admin in quell'area, come eliminare un agente o aggiungere un webhook. None nasconde l'area: le richieste verso di essa vengono rifiutate.
• Ogni area interna a un agente (Knowledge, Actions & procedures, Leads & contacts, Conversations & live chat, Analytics, Integrations & webhooks) richiede almeno View su Agent settings, altrimenti gli agenti non si possono aprire. Il modulo Roles rifiuta un ruolo che non rispetta questa regola.
• Nella casella Live chat, Edit su Conversations & live chat funziona come un Editor (prendere in carico le chat in attesa, rispondere alle proprie e terminarle), e Manage come un Admin (anche prendere in carico chat in cui nessuno ha chiesto una persona, e intervenire in quelle di un collega).
• Billing arriva al massimo a View. Cambiare piano, la carta di pagamento e il portale di fatturazione restano al proprietario.
• Un ruolo personalizzato con Manage su Team può invitare, modificare e rimuovere Editor e Viewer, come un Admin. Solo il proprietario può invitare o modificare Admin e assegnare ruoli personalizzati.

I ruoli predefiniti sono insiemi fissi di questi livelli: Admin ha Manage ovunque tranne Billing (View); Editor ha Edit su tutte le aree degli agenti e View su Team, Billing e API keys; Viewer ha View ovunque. I loro permessi non cambiano.

Regole:

• Solo il proprietario può creare, rinominare, modificare, eliminare e assegnare ruoli personalizzati, e modificare o rimuovere chi ne ha uno.
• Un account può avere fino a 20 ruoli personalizzati. Un nome può avere fino a 40 caratteri, deve essere unico nell'account e non può essere Owner, Admin, Editor o Viewer.
• Modificare i livelli di un ruolo vale per tutti quelli che lo hanno, al loro clic successivo.
• Un ruolo assegnato a qualcuno non si può eliminare. Prima assegnagli un altro ruolo.
• Un ruolo con Manage su Team o API keys non si può assegnare a chi è limitato ad agenti selezionati.
• Se il tuo account lascia Enterprise, per chi ha un ruolo personalizzato non cambia nulla: il suo ruolo continua a valere. Non puoi creare, modificare o assegnare ruoli personalizzati finché non torni a Enterprise, ma puoi comunque spostare le persone su un ruolo predefinito ed eliminare i ruoli che nessuno ha.

Registro di audit

Con Pro ed Enterprise, il proprietario e gli Admin possono vedere chi ha modificato cosa nell'account, da quale rete e quando, in Settings, Audit log: agenti creati, modificati o eliminati, fonti, azioni, webhook e integrazioni, chiavi API, modifiche al team ed export. Vedi Registro di audit.

Passare da un account all'altro

Quando fai parte dell'account di qualcun altro, il menu sotto il tuo nome in fondo alla barra laterale ha una sezione Switch account. Elenca My account e ogni account di cui sei membro, con il tuo ruolo in ciascuno. Un segno di spunta indica l'account in cui ti trovi. Scegline un altro per ricaricare la dashboard in quell'account.

Mentre lavori nell'account di qualcun altro, un banner in cima alla dashboard dice "You're working in [name]'s account as [role]." Clicca Switch to my account per tornare al tuo.

• L'account scelto viene ricordato in quel browser per un massimo di 30 giorni. Dopo, o in un altro browser, riparti dal tuo account.
• Se vieni rimosso mentre lavori in un account, la pagina successiva che apri mostra il tuo account.

Gestire membri e inviti

In Members, in Settings, Team, l'elenco mostra ogni persona con Role, Status (Active, Invited o Invitation expired) e la data dell'invito o dell'ingresso. Il proprietario compare per primo. Il proprietario e gli Admin hanno questi comandi nella colonna Actions:

• Cambiare un ruolo: scegli un altro ruolo nella colonna Role. Con Enterprise, lì il proprietario può scegliere anche un ruolo personalizzato. Vale dal clic successivo della persona.
• Cambiare gli agenti: passa da All agents a Selected agents e viceversa, e cambia quali agenti. Vale dal clic successivo della persona.
• Resend, per gli inviti: invia un nuovo link valido 7 giorni. Il link dell'email precedente smette di funzionare. Non occupa un altro posto.
• Revoke, per gli inviti: il link nell'email smette di funzionare e il posto torna libero. Puoi invitare di nuovo la persona più tardi.
• Remove, per i membri che hanno accettato: perdono l'accesso al clic successivo e il posto torna libero. Il loro lavoro sugli agenti resta. Puoi invitarli di nuovo più tardi.

Resend, Revoke e Remove chiedono prima una conferma.

Chi può gestire chi

• Il proprietario può modificare, reinviare, revocare e rimuovere chiunque nell'elenco, Admin compresi.
• Un Admin può farlo solo per Editor e Viewer. Solo il proprietario può invitare un Admin, rendere Admin qualcuno, oppure modificare, reinviare, revocare o rimuovere un Admin.
• Solo il proprietario può assegnare un ruolo personalizzato, oppure modificare, reinviare, revocare o rimuovere chi ne ha uno. Un ruolo personalizzato con Manage su Team può gestire Editor e Viewer, come un Admin.
• Nessuno può cambiare il proprio ruolo. La tua riga non ha comandi.
• Editor e Viewer vedono l'elenco senza comandi.

Cosa resta personale

Alcune cose appartengono sempre a chi ha effettuato l'accesso, in qualunque account lavori:

• Profilo e password, in Settings, Account. Eliminare lì il tuo utente elimina il tuo account e i suoi agenti, non un account di cui sei membro. Il piano mostrato in quella pagina è quello dell'account in cui stai lavorando.
• Il programma partner. Il tuo link partner, le commissioni e l'email per i pagamenti sono tuoi, in qualunque account lavori.
• Ricevere un agente trasferito. Un agente che accetti con un link di trasferimento finisce nel tuo account, non in uno di cui sei membro.
• Email di notifica. Gli interruttori in Notifications cambiano solo le tue email, che riguardano gli agenti del tuo account. Gli avvisi di utilizzo, il riepilogo giornaliero e gli approfondimenti settimanali del tuo account arrivano a te, il proprietario, e mai ai membri.
• Fatturazione. Un membro che apre Billing nel tuo account vede "Billing for this account is managed by its owner." con il tuo piano e quanto ha consumato in questo periodo. Non vede il prezzo né la carta di pagamento, e non può cambiare piano né aprire il portale di fatturazione. Vale anche per gli Admin. La loro fatturazione si trova nel loro account.

Le notifiche dei lead si impostano per agente. Send to me nella scheda Leads è l'indirizzo del proprietario dell'account, mostrato accanto, anche quando è un membro a salvare le impostazioni. Per ricevere le notifiche dei lead come membro, aggiungi il tuo indirizzo in Also send to. Vedi Notifiche ed export.

Membri che accedono con SSO

Con Enterprise, il proprietario può configurare il single sign-on. In questo caso:

• Chi ha un indirizzo di uno dei domini verificati dell'account e accede con SSO per la prima volta entra nel team senza invito, con il ruolo che il proprietario ha scelto per i nuovi membri, e occupa un posto come chiunque altro. Se c'è un invito in sospeso per quell'indirizzo, viene invece accettato quello, con il suo ruolo.
• Compaiono nell'elenco Members come i membri invitati. Qui puoi cambiare il loro ruolo o rimuoverli. Se possono ancora accedere al tuo provider di identità, il loro prossimo accesso SSO li aggiunge di nuovo, quindi togli loro l'accesso anche lì.
• Se il proprietario impone l'SSO, i membri con un indirizzo di quei domini non possono accedere con una password o con Google. Il proprietario può sempre farlo.

Lasciare un account

1. Vai in Settings, Team.
2. In Accounts you're a member of, clicca Leave accanto all'account.
3. Conferma con Leave.

Perdi subito l'accesso e il tuo posto torna libero. Se stavi lavorando in quell'account, la dashboard si ricarica nel tuo. Per tornare, qualcuno di quell'account deve invitarti di nuovo. Il proprietario non può lasciare il proprio account.

Limiti

• Ogni account ha un solo proprietario. La proprietà dell'account non si può trasferire a qualcun altro, e il proprietario non può essere rimosso. I singoli agenti si possono spostare in un altro account: vedi Trasferire un agente.
• Il ruolo di un membro è lo stesso su tutti gli agenti su cui lavora. Puoi limitare gli agenti, non dare ruoli diversi su agenti diversi.
• I ruoli personalizzati sono solo per Enterprise, fino a 20 per account, e solo il proprietario li gestisce.
• Il registro di audit è disponibile con Pro ed Enterprise e conserva 90 o 365 giorni. Non registra cosa le persone leggono, solo cosa modificano, più gli export.
• Il single sign-on e l'ingresso automatico nel team sono solo per Enterprise. Con gli altri piani, ogni membro viene invitato e accede con il proprio login intoCHAT. Vedi Single sign-on.
• Non è possibile imporre l'autenticazione a due fattori ai membri. L'elenco Members mostra un badge 2FA accanto ai membri attivi che l'hanno attivata.
• Un invito si può accettare solo con l'indirizzo a cui è stato inviato, e quell'indirizzo non si può modificare. Per invitare un altro indirizzo, revoca l'invito e inviane uno nuovo.
• L'invito è l'unica email del team. Il proprietario non viene avvisato via email quando qualcuno accetta o se ne va, e i membri non vengono avvisati quando il loro ruolo cambia o vengono rimossi. Con Pro ed Enterprise, il registro di audit mostra queste modifiche.
• I posti sono inclusi nel piano. Con un piano Starter o Pro mensile puoi aggiungere posti extra a 9 $ al mese ciascuno; altrimenti, per avere più posti, passa a un piano superiore.
• Se il proprietario elimina il proprio account intoCHAT, il team viene eliminato con esso.