Teammitglieder und Rollen

Du kannst Leute einladen, in deinem intoCHAT-Konto mitzuarbeiten. Jede Person meldet sich mit ihrem eigenen intoCHAT-Login an und bekommt eine Rolle, Admin, Editor oder Viewer (oder in Enterprise eine eigene Rolle), die festlegt, was sie mit deinen Agenten tun darf. Du kannst jemanden auch auf ausgewählte Agenten beschränken. Dein Team verwaltest du unter Settings, Team in der Seitenleiste.

So funktioniert ein Team

• Das Konto bleibt deins. Deine Agenten, dein Plan, deine Limits und deine Abrechnung bleiben, wo sie sind. Mitglieder arbeiten in deinem Konto an deinen Agenten. Sie bekommen keine Kopien.
• Agenten, die ein Mitglied anlegt oder dupliziert, gehören zu deinem Konto und zählen auf die Agenten deines Plans. Auch die Trainingszeichen, Website-Crawls und Nachrichten, die sie verbrauchen, zählen auf deinen Plan, einschließlich ihrer Chats im Playground.
• Eine Rolle gilt für jeden Agenten, an dem die Person arbeiten kann: alle Agenten in deinem Konto oder nur die, die du für sie ausgewählt hast. Siehe Zugriff auf ausgewählte Agenten.
• Jedes Mitglied behält sein eigenes intoCHAT-Konto mit eigenen Agenten und eigenem Plan. Daran ändert der Beitritt zu deinem Konto nichts. Über das Menü unter ihrem Namen wechseln sie zwischen den Konten.
• Ein privater Agent antwortet Mitgliedern, die in deinem Konto arbeiten, im Playground, genau wie dir. Siehe Erlaubte Domains.
• Eine neue Rolle, eine Änderung ihrer Agenten oder ihrer eigenen Rolle oder ein Entfernen gilt ab dem nächsten Klick der Person.
• Wird jemand entfernt oder verlässt das Konto, bleiben die Agenten und Änderungen dieser Person in deinem Konto.

Plätze pro Plan

• Du als Owner belegst keinen Platz.
• Jede Person in der Liste Members außer dem Owner belegt einen Platz, egal ob sie schon angenommen hat oder noch eingeladen ist. Eine abgelaufene Einladung behält ihren Platz, bis du sie erneut sendest oder widerrufst.
• Die Karte Invite people zeigt, wie viele Plätze belegt sind, zum Beispiel „1 of 2 seats used“.
• Sind alle Plätze belegt, zeigt die Karte statt des Formulars All seats are used und einen Button See plans. Widerrufe eine Einladung, entferne jemanden oder upgrade, um weitere Leute einzuladen. Im Free-Plan zeigt die Karte Team members are included from Starter.

Nach einem Downgrade

Ein Planwechsel entfernt nie jemanden. Hat dein neuer Plan weniger Plätze, als Leute in deinem Team sind, behalten alle ihren Zugang und ihre Rolle, und bereits verschickte Einladungen lassen sich weiterhin annehmen. Neue Einladungen kannst du erst wieder verschicken, wenn weniger Leute auf der Liste stehen, als dein Plan Plätze hat. Bis dahin zeigt die Karte More members than your plan includes.

Jemanden einladen

Der Owner und Admins können Leute einladen.

1. Geh zu Settings, Team.
2. Trag unter Invite people die Email der Person ein.
3. Wähle eine Role: Admin, Editor oder Viewer. Voreingestellt ist Editor. Nur der Owner kann Admins einladen, ein Admin sieht deshalb nur Editor und Viewer. In Enterprise kann der Owner stattdessen eine der eigenen Rollen des Kontos wählen.
4. Wähle die Agents, an denen die Person arbeiten kann: All agents (voreingestellt) oder Selected agents, und wähle dann die Agenten aus. Siehe Zugriff auf ausgewählte Agenten.
5. Klicke auf Send invitation.

Die Person erscheint unter Members mit dem Status Invited. Konnte die E-Mail nicht verschickt werden, wird die Einladung trotzdem gespeichert: Klicke in der Liste auf Resend, um es noch einmal zu versuchen.

Eine Einladung wird abgelehnt, wenn:

• die Adresse deine eigene oder die des Owners ist;
• die Adresse schon auf der Liste steht. Bei einer offenen Einladung nutze stattdessen Resend;
• kein Platz frei ist;
• das Konto innerhalb der letzten Stunde schon 20 Einladungen verschickt hat. Erneut gesendete zählen mit.

Die Einladungs-E-Mail

Der Betreff lautet „[inviter] invited you to [account]'s intoCHAT account“. [inviter] ist die Person, die die Einladung verschickt hat, [account] ist dein Konto. Beide erscheinen mit dem Namen aus ihrem Profil oder, wenn es keinen Namen gibt, mit ihrer E-Mail-Adresse. Die E-Mail nennt:

• wer eingeladen hat, in wessen Konto und mit welcher Rolle;
• was die Rolle darf, mit den Beschreibungen aus der Tabelle unter Rollen. Bei einer eigenen Rolle steht dort „A role the account owner set up, with its own permissions.“;
• einen Button Accept the invitation;
• „The invitation expires in 7 days. Sign in, or create an account, with this email address to accept it.“

Nach 7 Tagen funktioniert der Link nicht mehr, und die Liste zeigt Invitation expired. Klicke auf Resend, um einen neuen Link zu schicken.

Eine Einladung annehmen

1. Klicke in der E-Mail auf Accept the invitation.
2. Bist du nicht angemeldet, zeigt die Seite die Rolle und, teilweise verdeckt, die Adresse, an die die Einladung ging. Wessen Konto es ist, steht dort noch nicht. Klicke auf Sign in oder, wenn du noch kein intoCHAT-Konto hast, auf Create account. Verwende die Adresse, an die die Einladung ging. Ein Konto anzulegen ist kostenlos, und danach kommst du zur Einladung zurück.
3. Mit dieser Adresse angemeldet, siehst du, wessen Konto es ist und was deine Rolle darf. Klicke auf Accept invitation.

Das Dashboard öffnet sich in dem Konto, dem du beigetreten bist, und du kannst sofort loslegen. Dein eigenes Konto bleibt, wie es ist.

• Mit einer anderen Adresse angemeldet: Die Seite zeigt „This invitation is for a different email address“. Klicke auf Sign out und melde dich dann mit der Adresse an, an die die Einladung ging, oder leg damit ein Konto an.
• Nur die eingeladene Adresse kann annehmen, egal in welcher Groß- und Kleinschreibung. Wer einen weitergeleiteten Link bekommt, kann ihn nicht nutzen.
• „This invitation isn't valid“: Der Link ist falsch abgetippt, schon benutzt oder nach einem Resend durch eine neuere E-Mail ersetzt.
• „This invitation has expired“: Bitte die Person, die dich eingeladen hat, sie erneut zu senden.

Rollen

Die Team-Seite und die Einladungs-E-Mail beschreiben die Rollen so:

• Admin: „Everything except billing. Can manage editors and viewers.“
• Editor: „Build and change agents, knowledge and settings. Can't delete agents, add or remove webhooks, or connect Slack, Cal.com, Calendly or Notion.“
• Viewer: „Read-only.“

Im Live-Chat zählt der offene Posteingang eines Viewers nicht als jemand, der online ist, denn Viewer können nicht antworten. Antwortet der Owner oder ein Admin in einem Chat, den ein Kollege führt, übernimmt er ihn, und der Besucher sieht ab dann seinen Namen. Ein Editor kann einem Kollegen keinen Chat abnehmen.

Bedienelemente, die eine Rolle nicht nutzen darf, sind ausgeblendet, zum Beispiel New agent für einen Viewer. Wird eine Anfrage trotzdem abgelehnt, lautet die Meldung „Your role in this account (Viewer) doesn't allow this. Ask the account owner or an admin.“, mit der Rolle der Person oder dem Namen ihrer eigenen Rolle in der Klammer.

Zugriff auf ausgewählte Agenten

Standardmäßig arbeitet ein Mitglied an All agents: an jedem Agenten in deinem Konto, auch an später angelegten. Du kannst ihm stattdessen Selected agents geben und auswählen, welche, beim Einladen oder später in der Liste Members. Das können der Owner und Admins; bei jemandem mit einer eigenen Rolle kann es nur der Owner.

Ein Mitglied, das auf ausgewählte Agenten beschränkt ist:

• sieht überall nur diese Agenten: in der Agentenliste, im Dashboard und seiner Statistik, in Gesprächen und Verläufen, Leads, Exporten und im Posteingang Live chat. Seine Summen im Dashboard zählen nur seine Agenten;
• bekommt bei jedem anderen Agenten „nicht gefunden“, als läge er in einem anderen Konto. Ein Link zu einem anderen Agenten verrät nicht, dass es ihn gibt;
• behält jeden Agenten, den es anlegt oder dupliziert: Er wird automatisch zu seiner Liste hinzugefügt. Er gehört trotzdem zu deinem Konto und zählt auf deinen Plan;
• kann keine kontoweiten Einstellungen ändern: Leute einladen, ändern oder entfernen, API-Keys anlegen oder widerrufen, Notion verbinden oder trennen (die Notion-Verbindung teilen sich alle Agenten) oder die Shopify-App installieren. Selbst wenn seine Rolle das erlauben würde, wird es mit „Your access is limited to selected agents, so you can't change account-wide settings. Ask the account owner or an admin.“ abgelehnt;
• kann das Audit-Log nicht sehen, denn es umfasst das ganze Konto.

Innerhalb seiner Agenten entscheidet seine Rolle, was es tun darf, wie bei jedem Mitglied. Die Teamliste, die Liste der API-Keys (nur die Präfixe) und den Plan sieht es weiterhin, wenn seine Rolle das erlaubt.

Admins arbeiten immer an allen Agenten, ebenso eine eigene Rolle mit Manage auf Team oder API keys: Beide erreichen ohnehin jeden Agenten, über Leute, die sie einladen, oder einen Key, den sie anlegen. Um jemanden zu beschränken, gib ihm Editor, Viewer oder eine eigene Rolle ohne diese Rechte.

Ein gelöschter Agent verschwindet aus allen Listen. Wählst du keine Agenten aus, sieht das Mitglied keine Agenten, bis du welche hinzufügst.

Während ein beschränktes Mitglied in deinem Konto arbeitet, zeigt das Banner oben, an welchen Agenten es arbeitet, zum Beispiel „You're working in [name]'s account as Editor, on Support and Sales.“

Eigene Rollen

Im Enterprise-Plan kann der Owner unter Settings, Team im Bereich Roles eigene Rollen festlegen und sie Leuten statt Admin, Editor oder Viewer geben. Eine Rolle besteht aus einem Namen und einer Stufe für jeden Bereich des Kontos:

• View liest, Edit ändert auch, Manage kann zusätzlich, was die Rollentabelle oben in diesem Bereich nur Admins erlaubt, etwa einen Agenten löschen oder einen Webhook hinzufügen. None blendet den Bereich aus: Anfragen dorthin werden abgelehnt.
• Jeder Bereich innerhalb eines Agenten (Knowledge, Actions & procedures, Leads & contacts, Conversations & live chat, Analytics, Integrations & webhooks) braucht mindestens View auf Agent settings, sonst lassen sich die Agenten nicht öffnen. Das Formular Roles lehnt eine Rolle ab, die dagegen verstößt.
• Im Posteingang Live chat wirkt Edit auf Conversations & live chat wie ein Editor (wartende Chats übernehmen, eigene beantworten und beenden) und Manage wie ein Admin (zusätzlich Chats übernehmen, in denen niemand nach einer Person gefragt hat, und bei einem Kollegen einspringen).
• Billing geht bis View. Den Plan wechseln, die Zahlungskarte und das Abrechnungsportal bleiben beim Owner.
• Eine eigene Rolle mit Manage auf Team kann Editoren und Viewer einladen, ändern und entfernen, wie ein Admin. Nur der Owner kann Admins einladen oder ändern und eigene Rollen zuweisen.

Die eingebauten Rollen sind feste Kombinationen dieser Stufen: Admin hat überall Manage außer bei Billing (View); Editor hat Edit in jedem Agentenbereich und View auf Team, Billing und API keys; Viewer hat überall View. Ihre Berechtigungen ändern sich nicht.

Regeln:

• Nur der Owner kann eigene Rollen anlegen, umbenennen, ändern, löschen und zuweisen und jemanden ändern oder entfernen, der eine hat.
• Ein Konto kann bis zu 20 eigene Rollen haben. Ein Name darf bis zu 40 Zeichen lang sein, muss im Konto eindeutig sein und darf nicht Owner, Admin, Editor oder Viewer lauten.
• Änderst du die Stufen einer Rolle, gilt das für alle, die sie haben, ab ihrem nächsten Klick.
• Eine Rolle, die jemand hat, lässt sich nicht löschen. Gib der Person zuerst eine andere Rolle.
• Eine Rolle mit Manage auf Team oder API keys kann niemandem gegeben werden, der auf ausgewählte Agenten beschränkt ist.
• Verlässt dein Konto Enterprise, ändert sich für Leute mit einer eigenen Rolle nichts: Ihre Rolle gilt weiter. Eigene Rollen anlegen, ändern oder zuweisen kannst du erst wieder, wenn du zurück in Enterprise bist. Leute auf eine eingebaute Rolle umstellen und Rollen löschen, die niemand hat, kannst du aber weiterhin.

Audit-Log

In Pro und Enterprise sehen der Owner und Admins unter Settings, Audit log, wer im Konto was geändert hat, aus welchem Netzwerk und wann: angelegte, geänderte oder gelöschte Agenten, Quellen, Aktionen, Webhooks und Integrationen, API-Keys, Änderungen im Team und Exporte. Siehe Audit-Log.

Zwischen Konten wechseln

Sobald du zum Konto einer anderen Person gehörst, hat das Menü unter deinem Namen unten in der Seitenleiste einen Bereich Switch account. Er listet My account und jedes Konto, in dem du Mitglied bist, mit deiner Rolle dort. Ein Häkchen zeigt das Konto, in dem du gerade bist. Wähle ein anderes, um das Dashboard darin neu zu laden.

Während du im Konto einer anderen Person arbeitest, zeigt ein Banner oben im Dashboard „You're working in [name]'s account as [role].“ Klicke auf Switch to my account, um zurückzuwechseln.

• Das gewählte Konto merkt sich dieser Browser für bis zu 30 Tage. Danach, oder in einem anderen Browser, startest du in deinem eigenen Konto.
• Wirst du entfernt, während du in einem Konto arbeitest, zeigt die nächste Seite, die du öffnest, dein eigenes Konto.

Mitglieder und Einladungen verwalten

Unter Members auf Settings, Team zeigt die Liste jede Person mit ihrer Role, ihrem Status (Active, Invited oder Invitation expired) und dem Datum der Einladung oder des Beitritts. Der Owner steht ganz oben. Owner und Admins bekommen in der Spalte Actions diese Bedienelemente:

• Rolle ändern: Wähle in der Spalte Role eine andere Rolle. In Enterprise kann der Owner dort auch eine eigene Rolle wählen. Sie gilt ab dem nächsten Klick der Person.
• Agenten ändern: Wechsle zwischen All agents und Selected agents und ändere, welche Agenten. Das gilt ab dem nächsten Klick der Person.
• Resend, bei Einladungen: schickt einen neuen Link, der 7 Tage gültig ist. Der Link in der früheren E-Mail funktioniert dann nicht mehr. Ein weiterer Platz wird dafür nicht belegt.
• Revoke, bei Einladungen: Der Link in der E-Mail funktioniert nicht mehr, und der Platz ist wieder frei. Du kannst die Person später erneut einladen.
• Remove, bei Mitgliedern, die angenommen haben: Sie verlieren ihren Zugang beim nächsten Klick, und der Platz ist wieder frei. Ihre Arbeit an den Agenten bleibt erhalten. Du kannst sie später erneut einladen.

Resend, Revoke und Remove fragen vorher nach einer Bestätigung.

Wer wen verwalten darf

• Der Owner kann jede Person auf der Liste ändern, ihre Einladung erneut senden, widerrufen oder sie entfernen, auch Admins.
• Ein Admin kann das nur bei Editoren und Viewern. Nur der Owner kann einen Admin einladen, jemanden zum Admin machen oder einen Admin ändern, seine Einladung erneut senden, widerrufen oder ihn entfernen.
• Nur der Owner kann eine eigene Rolle zuweisen oder jemanden mit einer eigenen Rolle ändern, seine Einladung erneut senden, widerrufen oder ihn entfernen. Eine eigene Rolle mit Manage auf Team kann Editoren und Viewer verwalten, wie ein Admin.
• Niemand kann seine eigene Rolle ändern. Deine eigene Zeile hat keine Bedienelemente.
• Editoren und Viewer sehen die Liste ohne Bedienelemente.

Was persönlich bleibt

Manches gehört immer der angemeldeten Person, egal in welchem Konto sie arbeitet:

• Profil und Passwort unter Settings, Account. Löschst du dort deinen Benutzer, wird dein eigenes Konto mit seinen Agenten gelöscht, nicht ein Konto, in dem du Mitglied bist. Der Plan auf dieser Seite ist der des Kontos, in dem du gerade arbeitest.
• Das Partnerprogramm. Dein Partnerlink, deine Provisionen und deine Auszahlungs-E-Mail gehören dir, egal in welchem Konto du arbeitest.
• Einen übertragenen Agenten annehmen. Ein Agent, den du über einen Übertragungslink annimmst, landet in deinem eigenen Konto, nicht in einem, in dem du Mitglied bist.
• Benachrichtigungs-E-Mails. Die Schalter unter Notifications ändern nur deine eigenen E-Mails, und die betreffen die Agenten deines eigenen Kontos. Nutzungswarnungen, die tägliche Zusammenfassung und die wöchentliche Auswertung deines Kontos gehen an dich als Owner und nie an Mitglieder.
• Abrechnung. Ein Mitglied, das in deinem Konto Billing öffnet, sieht „Billing for this account is managed by its owner.“ mit deinem Plan und seiner Nutzung in diesem Zeitraum. Preis und Zahlungskarte sieht es nicht, und es kann weder den Plan wechseln noch das Abrechnungsportal öffnen. Das gilt auch für Admins. Ihre eigene Abrechnung steht in ihrem eigenen Konto.

Lead-Benachrichtigungen stellst du pro Agent ein. Send to me im Tab Leads ist die Adresse des Owners, die daneben steht, auch wenn ein Mitglied die Einstellungen speichert. Willst du als Mitglied Lead-Benachrichtigungen bekommen, trag deine Adresse unter Also send to ein. Siehe Benachrichtigung und Export.

Mitglieder, die sich mit SSO anmelden

In Enterprise kann der Owner Single Sign-on einrichten. Dann gilt:

• Wer eine Adresse auf einer der verifizierten Domains des Kontos hat und sich zum ersten Mal mit SSO anmeldet, tritt dem Team ohne Einladung bei, mit der Rolle, die der Owner für neue Mitglieder gewählt hat, und belegt wie alle anderen einen Platz. Gibt es eine offene Einladung an diese Adresse, wird stattdessen sie angenommen, mit ihrer eigenen Rolle.
• Diese Mitglieder erscheinen in der Liste Members wie eingeladene Mitglieder. Du kannst hier ihre Rolle ändern oder sie entfernen. Können sie sich weiterhin bei deinem Identitätsanbieter anmelden, fügt ihre nächste SSO-Anmeldung sie wieder hinzu, entzieh ihnen den Zugang also auch dort.
• Verlangt der Owner SSO, können sich Mitglieder mit einer Adresse auf diesen Domains nicht mit Passwort oder Google anmelden. Der Owner kann es immer.

Ein Konto verlassen

1. Geh zu Settings, Team.
2. Klicke unter Accounts you're a member of neben dem Konto auf Leave.
3. Bestätige mit Leave.

Du verlierst den Zugang sofort, und dein Platz ist wieder frei. Hast du gerade in diesem Konto gearbeitet, lädt das Dashboard dein eigenes neu. Um zurückzukommen, muss dich dort jemand erneut einladen. Der Owner kann sein eigenes Konto nicht verlassen.

Einschränkungen

• Jedes Konto hat genau einen Owner. Die Inhaberschaft des Kontos lässt sich nicht an jemand anderen übertragen, und der Owner kann nicht entfernt werden. Einzelne Agenten lassen sich in ein anderes Konto verschieben: siehe Einen Agenten übertragen.
• Die Rolle eines Mitglieds ist für jeden Agenten gleich, an dem es arbeitet. Du kannst einschränken, welche Agenten, aber keine unterschiedlichen Rollen für verschiedene Agenten vergeben.
• Eigene Rollen gibt es nur in Enterprise, bis zu 20 pro Konto, und nur der Owner verwaltet sie.
• Das Audit-Log wird in Pro und Enterprise angezeigt und bewahrt 90 bzw. 365 Tage auf. Es zeichnet nicht auf, was Leute lesen, nur was sie ändern, dazu Exporte.
• Single Sign-on und automatische Mitgliedschaft gibt es nur in Enterprise. In anderen Plänen wird jedes Mitglied eingeladen und meldet sich mit seinem eigenen intoCHAT-Login an. Siehe Single Sign-on.
• Keine Möglichkeit, von Mitgliedern die Zwei-Faktor-Authentifizierung zu verlangen. Die Liste Members zeigt neben aktiven Mitgliedern, die sie eingeschaltet haben, ein Badge 2FA.
• Eine Einladung lässt sich nur mit der Adresse annehmen, an die sie ging, und diese Adresse kannst du nicht bearbeiten. Um eine andere Adresse einzuladen, widerrufe die Einladung und schick eine neue.
• Die Einladung ist die einzige Team-E-Mail. Der Owner erfährt nicht per E-Mail, wenn jemand annimmt oder geht, und Mitglieder erfahren nicht, wenn ihre Rolle geändert oder sie entfernt werden. In Pro und Enterprise zeigt das Audit-Log diese Änderungen.
• Plätze gehören zum Plan. In einem monatlichen Starter- oder Pro-Plan kannst du zusätzliche Plätze für je 9 $ im Monat hinzufügen; sonst wechsle für mehr Plätze in einen größeren Plan.
• Löscht der Owner sein intoCHAT-Konto, wird das Team mit gelöscht.