Integración con Calendly
Conecta Calendly y tu agente IA reserva reuniones en el chat
Crea un personal access token en Calendly, pégalo en intoCHAT y elige un tipo de evento. Cuando un visitante quiere una llamada, el agente muestra tus horas libres de Calendly bajo su respuesta y el visitante reserva sin salir del chat.
Cómo funcionan juntos intoCHAT y Calendly
intoCHAT se conecta a la API de Calendly con un personal access token que creas en Calendly. Usa el token solo para tres cosas: listar tus tipos de evento, leer las horas libres del tipo de evento que eliges y crear una reserva (un invitee, en términos de Calendly) cuando un visitante confirma una hora. Las horas siempre salen de tu disponibilidad en Calendly, nunca del modelo de IA. El agente muestra el selector de horas cuando la conversación encaja, guiado por tu texto en «When to offer booking». El visitante elige un día y una hora, escribe su nombre y su correo electrónico y hace clic en Reservar. Justo antes de reservar, intoCHAT vuelve a preguntar a Calendly si la hora sigue libre, así que una hora que otra persona acaba de coger nunca se reserva dos veces. Después, Calendly envía su correo de confirmación y su invitación de calendario habituales. Hay un requisito que pone Calendly, no intoCHAT: Calendly solo permite reservar a través de su API en sus planes de pago, desde Standard. En el plan gratuito de Calendly se rechaza cada reserva, así que los visitantes verían horas libres que no pueden reservar. intoCHAT no puede comprobar tu plan de Calendly al conectar, así que asegúrate antes de tener un plan de pago. Como el chat solo pide nombre y correo electrónico, algunos tipos de evento de Calendly no se pueden reservar desde él. Más abajo verás cuáles y cómo hacer que un tipo de evento sea reservable. Para ver cómo es la reserva para los visitantes y cómo usarla en ventas y soporte, consulta la página de la función de reserva de citas.
Conecta Calendly con tu agente de intoCHAT
Crea un personal access token
En Calendly, abre Integrations, API & Webhooks, Personal access tokens y crea un token con los cuatro scopes que aparecen abajo. Calendly muestra el token una sola vez, así que cópialo enseguida.
Abre la tarjeta Booking
En intoCHAT, abre tu agente y ve a la pestaña Actions. La tarjeta Booking está debajo de tus acciones y formularios. En Calendar, elige Calendly.
Pega el token y haz clic en Connect
Pégalo en Personal access token. intoCHAT lo comprueba cargando tus tipos de evento. Si falta un scope, la tarjeta indica los que necesita. El token se guarda cifrado y solo se muestra como … y sus últimos cuatro caracteres.
Elige el tipo de evento que se reserva
Cada tipo de evento muestra su título y su duración. Uno marcado «(secret in Calendly)» está oculto en tu página de reservas, pero se puede reservar desde el chat. Uno marcado «(can't be booked from the chat)» no se puede elegir, y el motivo aparece bajo la lista.
Indica cuándo ofrecer la reserva y guarda
Si quieres, escribe cuándo debe ofrecer el agente la reserva, hasta 1.000 caracteres. Lo lee el agente; los visitantes nunca lo ven. Haz clic en Save y la reserva queda activa.
Reserva una reunión de prueba
Pide una reunión en el Playground y reserva una hora. Las reservas del Playground son reales: crean la reunión en tu calendario de Calendly y Calendly envía sus correos, así que cancela la reserva de prueba en Calendly.
Scopes del personal access token
users:read
event_types:read
availability:read
scheduled_events:writeSi falta alguno, la tarjeta Booking te indica qué scopes faltan al hacer clic en Connect.
Qué se sincroniza entre intoCHAT y Calendly
Horas libres de tu disponibilidad
Hasta 5 días con horas libres y hasta 8 horas por día, repartidas a lo largo del día. Por defecto, el agente mira los próximos 7 días, o los días que pide el visitante, hasta un año vista.
Invitees creados en Calendly
Una hora confirmada se reserva en Calendly con el nombre, el correo y la zona horaria del visitante, y la confirmación aparece en el chat como un mensaje del agente.
Videollamada, teléfono y presencial
Se pueden reservar tipos de evento con Zoom, Google Meet, Microsoft Teams, Webex o GoTo Meeting, un número al que llama el invitado, un lugar que fijas tú o sin lugar.
Una lista de reservas en intoCHAT
La tarjeta Bookings de la pestaña Leads lista cada reunión reservada desde el chat, con el nombre, el correo y la zona horaria del visitante y un enlace a la conversación.
Webhook y aviso en Slack
Un webhook para Meeting booked envía booking.created con el provider calendly y la URI del invitee. Marca Booked meeting en los Slack alerts para publicar cada reserva en un canal.
Un selector en cinco idiomas
Los textos del selector siguen el idioma del widget: inglés, alemán, francés, italiano o español. El título de tu tipo de evento aparece tal como lo escribiste en Calendly.
Preguntas frecuentes
¿Necesito un plan de pago de Calendly?
Sí. Calendly solo permite reservar a través de su API en sus planes de pago, desde Standard. En el plan gratuito, Calendly rechaza cada reserva. intoCHAT no puede comprobar tu plan al conectar, así que prueba una reserva en el Playground después de conectarlo.
¿Por qué no se puede reservar un tipo de evento desde el chat?
El chat solo pide nombre y correo electrónico. Un tipo de evento de Calendly no se puede reservar desde él cuando tiene una pregunta de reserva activada y obligatoria, cuando cada lugar pide algo al invitado (como su número de teléfono para que lo llames, o un lugar que elige él) o cuando es una encuesta de reunión. Haz que la pregunta sea opcional o añade una videollamada como lugar, y pasa a ser reservable.
¿Qué pasa con varios lugares o preguntas opcionales?
Cuando un tipo de evento ofrece varios lugares, intoCHAT reserva el primero que no pide nada al invitado. Las preguntas de reserva opcionales se quedan vacías.
¿Cuántas reservas pueden pasar por la API de Calendly?
El límite lo pone Calendly, no intoCHAT: en los planes de pago distintos de Enterprise, 10 reservas por minuto, 50 por hora y 100 por día por usuario de Calendly, y 5 por día durante una prueba de Calendly. A partir de ahí, los visitantes ven «Demasiados intentos. Espere un momento, por favor.»
¿Qué plan de intoCHAT necesito?
Cualquiera, incluido Free. Reservar una hora no gasta mensajes; la respuesta que muestra las horas cuenta como cualquier otra respuesta. Desde Starter, un procedimiento puede indicar al agente que ofrezca la reserva tras unas preguntas de cualificación.
¿Una cancelación en Calendly llega a intoCHAT?
No. Desde Calendly no se sincroniza nada de vuelta. Si una reunión se cambia o se cancela allí, la lista de reservas y la conversación siguen mostrando la reserva original, y no se envía ningún webhook. Los visitantes cancelan o cambian la reunión desde los correos de Calendly.
Calendly rechaza mi token. ¿Qué debo revisar?
La tarjeta muestra «Calendly didn't accept this personal access token.» Comprueba que lo copiaste entero y que no se ha revocado ni eliminado. Si al token le falta un scope, la tarjeta indica los que necesita. Puedes comprobar tokens hasta 10 veces en 10 minutos.
¿Una reserva de Calendly es también un lead?
No. Las reservas tienen su propia lista en la pestaña Leads, su propio webhook booking.created y su propio aviso en Slack. El nombre y el correo del selector no crean un lead ni envían un aviso de lead.
Míralo responder con tu propia web
Pega la dirección de tu web y chatea con un agente creado a partir de tus páginas. Tarda alrededor de un minuto.
Crea tu agente gratisPlan gratuito, sin tarjeta de crédito.