Integración con HubSpot
Convierte los traspasos del chatbot en tickets de HubSpot
Tu agente de intoCHAT responde a los visitantes con tus propios contenidos. Cuando alguien necesita a una persona, el traspaso abre un ticket en tu pipeline de HubSpot, lo asocia al contacto del visitante y pone el resumen IA y la conversación en la descripción.
Cómo funciona intoCHAT con HubSpot
Si tu equipo de soporte ya trabaja los tickets en HubSpot, el chat de tu web no debería crear un segundo sitio que revisar. Con la integración conectada, cada traspaso por email de tu agente de intoCHAT se convierte también en un ticket de HubSpot, creado con el token de acceso de una app privada. El ticket llega a tu pipeline de tickets predeterminado, en su primera etapa no cerrada (Support Pipeline, New en una cuenta nueva de HubSpot), o al pipeline y la etapa que elijas. Antes de crearlo, intoCHAT busca el email del visitante entre tus contactos y crea el contacto si no existe, así el ticket queda en el registro correcto de tu CRM. La descripción incluye el resumen de la petición escrito por el agente, de tres a cinco puntos escritos por la IA, la página y el país, los últimos 30 mensajes y un enlace a la conversación en intoCHAT. El email de traspaso a tu equipo también se envía, con el visitante como dirección de respuesta. La conexión es limitada a propósito. intoCHAT escribe un ticket por conversación y, si hace falta, un contacto. No sincroniza nada de vuelta: respuestas, cambios de etapa y notas se quedan en HubSpot. Los tickets de HubSpot tampoco se pueden importar como conocimiento para el agente: la importación de tickets solo funciona con Zendesk y Freshdesk.
Conecta HubSpot en cinco pasos
Activa el traspaso por email
Abre la pestaña Setup de tu agente, activa Offer hand-off by email en Hand-off to your team y guarda. Los tickets solo se abren para traspasos por email, así que la tarjeta de HubSpot lo necesita primero.
Crea una app privada en HubSpot
En HubSpot, ve a Development, Legacy apps, Create legacy app, Private (en algunas cuentas: Settings, Integrations, Private apps). En Scopes, añade crm.objects.tickets.read y crm.objects.tickets.write, que algunas cuentas muestran como tickets, además de crm.objects.contacts.read y crm.objects.contacts.write.
Pega el token de acceso
Crea la app, abre su pestaña Auth, haz clic en Show token y cópialo. En la tarjeta Helpdesk tickets de la pestaña Setup, elige HubSpot, pega el token en Access token y haz clic en Test and connect. La tarjeta muestra entonces a qué pipeline y etapa van los tickets nuevos.
Elige pipeline y propiedades (opcional)
En Ticket fields, haz clic en Add ticket fields. Elige otro Pipeline and stage o rellena propiedades del ticket que tu cuenta permita editar, con valores fijos o variables como {{contact.plan}} o {{conversation.page}}.
Haz un traspaso de prueba
En el Playground, pide una persona al agente y da una dirección de email. Unos segundos después aparece un ticket real en HubSpot, marcado con [Test] en el asunto, en el contacto con esa dirección.
La descripción del ticket que escribe intoCHAT
Subject: [Acme Support] Chat hand-off: Nuestra importación CSV se detiene con “Invalid date format”, pero las fechas p…
A visitor asked for a person in the chat with Acme Support. Reply to them by email: marco@example.com
What they need
The visitor's CSV import fails with "Invalid date format" although the dates use YYYY-MM-DD. They want someone to check their account.
Summary
- Wants help with a CSV import that stops with "Invalid date format"
- The AI explained the expected YYYY-MM-DD format; the visitor says the file already uses it
- Contact email given: marco@example.com
Visitor
Email: marco@example.com
Page: https://app.example.com/import
Country: Spain
Conversation (last 4 messages)
Visitor: Nuestra importación CSV se detiene con “Invalid date format”, pero las fechas parecen correctas. ¿Alguien puede revisar nuestra cuenta?
AI: La importación espera las fechas en formato AAAA-MM-DD. Si tu archivo ya lo usa, puedo pasar esta conversación a nuestro equipo de soporte por email para que revise tu cuenta. ¿A qué dirección deben responderte?
Visitor: Ya lo usa. marco@example.com
AI: Gracias. He enviado la conversación al equipo, que te responderá a marco@example.com.
In intoCHAT
https://www.intochat.ai/chatbots/…/edit?tab=activity&conversation=…Un ejemplo. La línea del asunto pasa a ser el nombre del ticket y el resto es la descripción. Los encabezados y el resumen IA siempre están en inglés; el asunto y la conversación recogen las palabras del visitante.
Qué llega a HubSpot
Asociado al contacto correcto
intoCHAT busca el email del visitante entre tus contactos y asocia el ticket a ese contacto. Si no hay ninguno, crea uno con el email, y con nombre y apellido cuando se conoce el nombre del visitante.
En el pipeline que elijas
Por defecto, los tickets van a la primera etapa abierta de tu pipeline de tickets predeterminado, y la tarjeta la indica. En Ticket fields eliges cualquier otro pipeline y etapa, por ejemplo uno solo para traspasos del chat.
Tus propiedades del ticket rellenadas
Define en cada ticket propiedades editables de texto, número, desplegable, casilla y fecha. Los valores pueden ser fijos o venir del chat, como el email del visitante, la página en la que estaba o un atributo del contacto.
Un resumen para leer de un vistazo
De tres a cinco puntos en inglés dicen qué quiere el visitante y qué ha respondido ya el agente, seguidos de los últimos 30 mensajes. Si el resumen no está listo a tiempo, el ticket se crea sin él.
El email a tu equipo se sigue enviando
El email de traspaso llega como siempre a los destinatarios de tus avisos de leads, con el visitante como dirección de respuesta. El ticket de HubSpot se suma, no lo sustituye.
Enlazados desde ambos lados
En la pestaña Conversations, la transcripción muestra Ticket # con un enlace que lo abre en HubSpot, y la descripción enlaza de vuelta a la conversación. El webhook handoff.requested también incluye el número y el enlace del ticket.
Una comprobación segura
Test and connect solo lee el ID de tu cuenta y tus pipelines de tickets. Un token que no puede leer tickets se rechaza con un mensaje claro, y no se guarda nada hasta que la comprobación pasa.
Token guardado cifrado
El token de acceso se cifra y no se vuelve a mostrar; la tarjeta solo enseña sus últimos cuatro caracteres. Solo el propietario de la cuenta y los administradores pueden conectar o desconectar HubSpot; los editores pueden cambiar los campos del ticket.
Lo que no hace la integración con HubSpot
- Sin sincronización bidireccional: respuestas, cambios de etapa y notas en HubSpot no vuelven a intoCHAT.
- Los tickets de HubSpot no se pueden importar como conocimiento para el agente. La importación de tickets solo funciona con Zendesk y Freshdesk. Aun así, puedes añadir tus artículos de ayuda públicos en la pestaña Knowledge como cualquier página web.
- No sincroniza tus leads con HubSpot. Un contacto solo se busca o se crea cuando un traspaso abre un ticket. Para enviar leads a tus propios sistemas, usa webhooks.
- Los tickets solo se abren para traspasos por email, no cuando tu equipo atiende un chat en el chat en vivo de intoCHAT.
- Un ticket por conversación y un helpdesk por agente. Un traspaso posterior en la misma conversación envía otro email, pero no un segundo ticket.
- Si HubSpot no responde en 10 segundos o está limitando las peticiones, ese ticket no se crea ni se reintenta. Un ticket rechazado por sus propiedades se envía una vez más sin ellas.
- Hasta 25 campos del ticket por agente, cada valor de hasta 500 caracteres. Las propiedades de selección múltiple no se ofrecen.
Preguntas frecuentes
¿Qué cuenta de HubSpot necesito?
Una en la que puedas crear una app privada y trabajar con tickets. intoCHAT usa las API de tickets y contactos de HubSpot con el token de acceso de la app privada. Qué niveles de HubSpot incluyen tickets y apps privadas lo decide HubSpot, así que revisa tu cuenta si tienes dudas.
¿Qué scopes necesita la app privada?
crm.objects.tickets.read y crm.objects.tickets.write, que algunas cuentas muestran simplemente como tickets, para leer tus pipelines y crear tickets. Añade crm.objects.contacts.read y crm.objects.contacts.write para que intoCHAT encuentre o cree el contacto del visitante. Sin los scopes de contactos, el ticket se crea igualmente, solo que sin contacto.
¿A qué pipeline y etapa van los tickets nuevos?
A tu pipeline de tickets predeterminado, en su primera etapa no cerrada. En una cuenta nueva de HubSpot es Support Pipeline, New. La tarjeta muestra el pipeline y la etapa que eligió intoCHAT al conectar. Para usar otros, define Pipeline and stage en Ticket fields.
¿Crea contactos duplicados?
No debería. Antes de cada ticket, intoCHAT busca el email del visitante entre tus contactos y usa el contacto que encuentra. Solo crea uno si no hay ninguno con esa dirección, y si HubSpot avisa de que el contacto ya existe, se usa el existente.
¿Puede el agente aprender de nuestros tickets de HubSpot?
No. Importar tickets resueltos como conocimiento solo funciona con Zendesk y Freshdesk; con HubSpot conectado, la tarjeta Helpdesk tickets de la pestaña Knowledge indica que la importación no está disponible. En su lugar, entrena al agente con tu web, archivos, pares de Q&A, Notion y Google Drive, y añade tus artículos de ayuda públicos como cualquier página web.
¿Las respuestas en HubSpot aparecen en el chat?
No. No hay sincronización bidireccional. Respuestas, cambios de etapa y notas se quedan en HubSpot, y tu equipo contacta al visitante desde allí, con el email del contacto del ticket. En intoCHAT, la transcripción muestra el número del ticket con un enlace que lo abre.
¿Qué plan de intoCHAT incluye la integración con HubSpot?
Todos los planes, también Free. El traspaso por email y los tickets del helpdesk no están limitados por plan. Las plazas del equipo sí: Free solo tiene al propietario, Starter incluye 2 miembros del equipo y Pro 5.
¿Qué datos envía intoCHAT a HubSpot?
En cada traspaso: la transcripción, el resumen IA, el email del visitante y su nombre si se conoce, la página y el país, más las propiedades que asignes, como atributos del contacto. El contacto se crea con el email y, si se conoce, el nombre. intoCHAT solo lee lo que necesita: los contactos que coinciden y, cuando editas los campos del ticket, tus propiedades y pipelines de tickets.
¿Qué pasa si el token deja de funcionar?
El email de traspaso a tu equipo se envía igualmente, y la transcripción muestra Ticket couldn't be created en lugar de un número de ticket. La tarjeta de la pestaña Setup te avisa cuando las credenciales guardadas ya no funcionan. Crea un token nuevo y haz clic en Replace credentials; si conectas otra cuenta de HubSpot, los campos del ticket se eliminan, porque se refieren a las propiedades de la cuenta anterior.
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