Integrazione Calendly
Collega Calendly e il tuo agente AI prenota appuntamenti in chat
Crea un personal access token in Calendly, incollalo in intoCHAT e scegli un tipo di evento. Quando un visitatore vuole una chiamata, l'agente mostra sotto la risposta i tuoi orari liberi di Calendly e il visitatore prenota senza uscire dalla chat.
Come lavorano insieme intoCHAT e Calendly
intoCHAT si collega all'API di Calendly con un personal access token che crei in Calendly. Usa il token solo per tre cose: elencare i tuoi tipi di evento, leggere gli orari liberi del tipo di evento scelto e creare una prenotazione (un invitee, nel linguaggio di Calendly) quando un visitatore conferma un orario. Gli orari arrivano sempre dalla tua disponibilità in Calendly, mai dal modello AI. L'agente mostra il selettore degli orari quando la conversazione lo richiede, guidato dal tuo testo in “When to offer booking”. Il visitatore sceglie giorno e ora, inserisce nome e indirizzo email e clicca su Prenota. Subito prima di prenotare, intoCHAT chiede di nuovo a Calendly se l'orario è ancora libero, così uno slot appena preso da qualcun altro non viene mai prenotato due volte. Calendly invia poi la solita email di conferma e l'invito di calendario. Un requisito arriva da Calendly, non da intoCHAT: Calendly consente le prenotazioni tramite API solo nei piani a pagamento, da Standard in su. Con il piano gratuito di Calendly ogni prenotazione viene rifiutata, quindi i visitatori vedrebbero orari liberi che non possono prenotare. intoCHAT non può verificare il tuo piano Calendly al momento del collegamento, quindi assicurati prima di avere un piano a pagamento. Poiché la chat chiede solo nome e indirizzo email, alcuni tipi di evento di Calendly non si possono prenotare da lì. Più sotto trovi quali e come rendere prenotabile un tipo di evento. Per vedere come appare la prenotazione ai visitatori e come usarla in vendite e assistenza, consulta la pagina della funzionalità di prenotazione appuntamenti.
Collega Calendly al tuo agente intoCHAT
Crea un personal access token
In Calendly apri Integrations, API & Webhooks, Personal access tokens e crea un token con i quattro scope indicati sotto. Calendly mostra il token una sola volta, quindi copialo subito.
Apri la scheda Booking
In intoCHAT apri il tuo agente e vai alla scheda Actions. La scheda Booking si trova sotto azioni e moduli. In Calendar scegli Calendly.
Incolla il token e clicca su Connect
Incollalo in Personal access token. intoCHAT lo verifica caricando i tuoi tipi di evento. Se manca uno scope, la scheda indica quelli necessari. Il token viene salvato cifrato e mostrato solo come … seguito dalle ultime quattro cifre.
Scegli il tipo di evento da prenotare
Ogni tipo di evento mostra titolo e durata. Uno contrassegnato “(secret in Calendly)” è nascosto sulla tua pagina di prenotazione ma si può comunque prenotare dalla chat. Uno contrassegnato “(can't be booked from the chat)” non si può scegliere, e il motivo compare sotto l'elenco.
Indica quando offrire la prenotazione e salva
Se vuoi, scrivi quando l'agente deve offrire la prenotazione, fino a 1.000 caratteri. Lo legge l'agente, i visitatori non lo vedono mai. Clicca su Save e la prenotazione è attiva.
Prenota un appuntamento di prova
Chiedi un appuntamento nel Playground e prenota un orario. Le prenotazioni nel Playground sono reali: creano l'appuntamento nel tuo calendario Calendly e Calendly invia le sue email, quindi annulla la prenotazione di prova in Calendly.
Scope per il personal access token
users:read
event_types:read
availability:read
scheduled_events:writeSe ne manca uno, quando clicchi su Connect la scheda Booking ti dice quali scope mancano.
Cosa si sincronizza tra intoCHAT e Calendly
Orari liberi dalla tua disponibilità
Fino a 5 giorni con orari liberi e fino a 8 orari al giorno, distribuiti nella giornata. Di default l'agente guarda ai 7 giorni successivi, oppure ai giorni chiesti dal visitatore, fino a un anno avanti.
Invitee creati in Calendly
Un orario confermato viene prenotato in Calendly con nome, email e fuso orario del visitatore, e la conferma compare in chat come messaggio dell'agente.
Videochiamata, telefono e di persona
Si possono prenotare tipi di evento con Zoom, Google Meet, Microsoft Teams, Webex o GoTo Meeting, un numero che l'invitato chiama, un luogo che imposti tu o nessun luogo.
Un elenco delle prenotazioni in intoCHAT
La scheda Bookings nella scheda Leads elenca ogni appuntamento prenotato dalla chat, con nome, email e fuso orario del visitatore e un link alla conversazione.
Webhook e avviso Slack
Un webhook su Meeting booked invia booking.created con provider calendly e l'URI dell'invitee. Spunta Booked meeting negli Slack alerts per pubblicare ogni prenotazione in un canale.
Un selettore in cinque lingue
Le etichette del selettore seguono la lingua del widget: inglese, tedesco, francese, italiano o spagnolo. Il titolo del tipo di evento appare come l'hai scritto in Calendly.
Domande frequenti
Mi serve un piano Calendly a pagamento?
Sì. Calendly consente le prenotazioni tramite API solo nei piani a pagamento, da Standard in su. Con il piano gratuito Calendly rifiuta ogni prenotazione. intoCHAT non può verificare il tuo piano al momento del collegamento, quindi prova una prenotazione nel Playground dopo averlo collegato.
Perché un tipo di evento non si può prenotare dalla chat?
La chat chiede solo nome e indirizzo email. Un tipo di evento di Calendly non si può prenotare da lì quando una domanda di prenotazione è attiva e obbligatoria, quando ogni luogo chiede qualcosa all'invitato (come il suo numero di telefono da chiamare, o un luogo che sceglie lui) o quando è un sondaggio per riunioni. Rendi facoltativa la domanda o aggiungi una videochiamata come luogo, e diventa prenotabile.
Cosa succede con più luoghi o domande facoltative?
Quando un tipo di evento offre più luoghi, intoCHAT prenota il primo che non richiede nulla all'invitato. Le domande di prenotazione facoltative restano vuote.
Quante prenotazioni possono passare dall'API di Calendly?
Il limite lo pone Calendly, non intoCHAT: nei piani a pagamento diversi da Enterprise, 10 prenotazioni al minuto, 50 all'ora e 100 al giorno per utente Calendly, e 5 al giorno durante una prova di Calendly. Oltre questa soglia i visitatori vedono “Troppi tentativi. Riprovare tra qualche istante.”
Quale piano intoCHAT mi serve?
Qualsiasi piano, anche Free. Prenotare un orario non consuma messaggi; la risposta che mostra gli orari conta come qualsiasi altra risposta. Da Starter in su, una procedura può dire all'agente di offrire la prenotazione dopo qualche domanda di qualificazione.
Un annullamento in Calendly arriva a intoCHAT?
No. Da Calendly non si sincronizza nulla all'indietro. Se un appuntamento viene spostato o annullato lì, l'elenco delle prenotazioni e la conversazione continuano a mostrare la prenotazione originale, e non viene inviato alcun webhook. I visitatori annullano o spostano tramite le email di Calendly.
Calendly rifiuta il mio token. Cosa devo controllare?
La scheda mostra “Calendly didn't accept this personal access token.” Controlla di averlo copiato per intero e che non sia stato revocato o eliminato. Se al token manca uno scope, la scheda indica quelli necessari. Puoi verificare i token fino a 10 volte in 10 minuti.
Una prenotazione Calendly è anche un lead?
No. Le prenotazioni hanno un elenco proprio nella scheda Leads, un proprio webhook booking.created e un proprio avviso Slack. Nome ed email inseriti nel selettore non creano un lead e non inviano avvisi di nuovi lead.
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