Integrazione HubSpot
Trasforma i passaggi del chatbot in ticket HubSpot
Il tuo agente intoCHAT risponde ai visitatori partendo dai tuoi contenuti. Quando qualcuno ha bisogno di una persona, il passaggio apre un ticket nella tua pipeline HubSpot, lo associa al contatto del visitatore e mette riepilogo AI e conversazione nella descrizione.
Come funziona intoCHAT con HubSpot
Se il tuo team di supporto lavora già i ticket in HubSpot, la chat sul tuo sito non dovrebbe creare un secondo posto da controllare. Con l'integrazione collegata, ogni passaggio via email del tuo agente intoCHAT diventa anche un ticket HubSpot, creato con il token di accesso di un'app privata. Il ticket finisce nella tua pipeline dei ticket predefinita, nella prima fase non chiusa (Support Pipeline, New in un account HubSpot nuovo), oppure nella pipeline e fase che scegli tu. Prima di crearlo, intoCHAT cerca l'indirizzo email del visitatore tra i tuoi contatti e crea il contatto se non c'è, così il ticket sta sul record giusto del tuo CRM. La descrizione contiene il riepilogo della richiesta scritto dall'agente, da tre a cinque punti scritti dall'AI, la pagina e il paese, gli ultimi 30 messaggi e un link alla conversazione in intoCHAT. Anche l'email di passaggio al tuo team parte come sempre, con il visitatore come indirizzo di risposta. La connessione è volutamente limitata. intoCHAT scrive un ticket per conversazione e, se serve, un contatto. Non sincronizza nulla all'indietro: risposte, cambi di fase e note restano in HubSpot. Inoltre i ticket HubSpot non si possono importare come conoscenza per l'agente: l'importazione dei ticket funziona solo con Zendesk e Freshdesk.
Collega HubSpot in cinque passi
Attiva il passaggio via email
Apri la scheda Setup del tuo agente, attiva Offer hand-off by email sotto Hand-off to your team e salva. I ticket si aprono solo per i passaggi via email, quindi la card di HubSpot ne ha bisogno prima di tutto.
Crea un'app privata in HubSpot
In HubSpot vai su Development, Legacy apps, Create legacy app, Private (in alcuni account: Settings, Integrations, Private apps). Sotto Scopes aggiungi crm.objects.tickets.read e crm.objects.tickets.write, che in alcuni account appaiono come tickets, più crm.objects.contacts.read e crm.objects.contacts.write.
Incolla il token di accesso
Crea l'app, apri la sua scheda Auth, clicca su Show token e copialo. Nella card Helpdesk tickets della scheda Setup scegli HubSpot, incolla il token sotto Access token e clicca su Test and connect. La card mostra poi in quale pipeline e fase vanno i nuovi ticket.
Scegli pipeline e proprietà (facoltativo)
Sotto Ticket fields, clicca su Add ticket fields. Scegli un'altra Pipeline and stage o compila le proprietà dei ticket che il tuo account permette di modificare, con valori fissi o variabili come {{contact.plan}} o {{conversation.page}}.
Fai un passaggio di prova
Nel Playground chiedi all'agente una persona e indica un indirizzo email. Pochi secondi dopo compare in HubSpot un ticket vero, con [Test] nell'oggetto, sul contatto con quell'indirizzo.
La descrizione del ticket scritta da intoCHAT
Subject: [Acme Support] Chat hand-off: L'importazione CSV si blocca con “Invalid date format”, ma le date sembrano giu…
A visitor asked for a person in the chat with Acme Support. Reply to them by email: marco@example.com
What they need
The visitor's CSV import fails with "Invalid date format" although the dates use YYYY-MM-DD. They want someone to check their account.
Summary
- Wants help with a CSV import that stops with "Invalid date format"
- The AI explained the expected YYYY-MM-DD format; the visitor says the file already uses it
- Contact email given: marco@example.com
Visitor
Email: marco@example.com
Page: https://app.example.com/import
Country: Italy
Conversation (last 4 messages)
Visitor: L'importazione CSV si blocca con “Invalid date format”, ma le date sembrano giuste. Qualcuno può controllare il nostro account?
AI: L'importazione richiede le date nel formato AAAA-MM-GG. Se il tuo file lo usa già, posso inoltrare questa conversazione al nostro team di supporto via email perché controlli il tuo account. A quale indirizzo deve risponderti?
Visitor: Lo usa già. marco@example.com
AI: Grazie. Ho inviato la conversazione al team, che ti risponderà a marco@example.com.
In intoCHAT
https://www.intochat.ai/chatbots/…/edit?tab=activity&conversation=…Un esempio. La riga dell'oggetto diventa il nome del ticket e il resto è la descrizione. I titoli delle sezioni e il riepilogo AI sono sempre in inglese; oggetto e conversazione riportano le parole del visitatore.
Cosa arriva in HubSpot
Associato al contatto giusto
intoCHAT cerca l'indirizzo email del visitatore tra i tuoi contatti e associa il ticket a quel contatto. Se non c'è, ne crea uno con l'email e con nome e cognome quando il nome del visitatore è noto.
Nella pipeline che scegli
Di default i ticket vanno nella prima fase aperta della pipeline dei ticket predefinita, e la card la indica. Sotto Ticket fields scegli qualsiasi altra pipeline e fase, per esempio una dedicata ai passaggi dalla chat.
Le tue proprietà compilate
Imposta su ogni ticket proprietà modificabili di tipo testo, numero, menu a tendina, casella di controllo e data. I valori possono essere fissi o venire dalla chat, come l'email del visitatore, la pagina in cui si trovava o un attributo del contatto.
Un riepilogo da leggere al volo
Da tre a cinque punti in inglese dicono cosa vuole il visitatore e cosa ha già risposto l'agente, seguiti dagli ultimi 30 messaggi. Se il riepilogo non è pronto in tempo, il ticket viene creato senza.
L'email al team parte comunque
L'email di passaggio arriva come sempre ai destinatari degli avvisi sui lead, con il visitatore come indirizzo di risposta. Il ticket HubSpot si aggiunge, non la sostituisce.
Collegati da entrambi i lati
Nella scheda Conversations, la trascrizione mostra Ticket # con un link che lo apre in HubSpot, e la descrizione rimanda alla conversazione. Anche il webhook handoff.requested contiene numero e link del ticket.
Una verifica sicura della connessione
Test and connect si limita a leggere l'ID del tuo account e le pipeline dei ticket. Un token che non può leggere i ticket viene rifiutato con un messaggio chiaro, e nulla viene salvato finché la verifica non passa.
Token salvato cifrato
Il token di accesso viene cifrato e non viene più mostrato; la card mostra solo gli ultimi quattro caratteri. Solo il proprietario dell'account e gli amministratori possono collegare o scollegare HubSpot, mentre gli editor possono modificare i campi del ticket.
Cosa non fa l'integrazione con HubSpot
- Nessuna sincronizzazione bidirezionale: risposte, cambi di fase e note in HubSpot non tornano in intoCHAT.
- I ticket HubSpot non si possono importare come conoscenza per l'agente. L'importazione dei ticket funziona solo con Zendesk e Freshdesk. Gli articoli di aiuto pubblici si possono comunque aggiungere nella scheda Knowledge come qualsiasi pagina web.
- Non sincronizza i tuoi lead con HubSpot. Un contatto viene cercato o creato solo quando un passaggio apre un ticket. Per inviare i lead ai tuoi sistemi, usa i webhook.
- I ticket si aprono solo per i passaggi via email, non quando il tuo team prende in carico una chat nella live chat di intoCHAT.
- Un ticket per conversazione e un helpdesk per agente. Un passaggio successivo nella stessa conversazione invia un'altra email, ma nessun secondo ticket.
- Se HubSpot non risponde entro 10 secondi o sta limitando le richieste, quel ticket non viene creato e non viene riprovato. Un ticket rifiutato per via delle sue proprietà viene inviato una seconda volta senza.
- Fino a 25 campi del ticket per agente, ogni valore fino a 500 caratteri. Le proprietà a selezione multipla non sono proposte.
Domande frequenti
Che account HubSpot mi serve?
Uno in cui puoi creare un'app privata e lavorare con i ticket. intoCHAT usa le API dei ticket e dei contatti di HubSpot con il token di accesso dell'app privata. Quali livelli di HubSpot includano ticket e app private lo decide HubSpot, quindi in caso di dubbio controlla il tuo account.
Di quali scope ha bisogno l'app privata?
crm.objects.tickets.read e crm.objects.tickets.write, che alcuni account mostrano semplicemente come tickets, per leggere le pipeline e creare ticket. Aggiungi crm.objects.contacts.read e crm.objects.contacts.write perché intoCHAT possa trovare o creare il contatto del visitatore. Senza gli scope dei contatti il ticket viene creato comunque, solo senza contatto.
In quale pipeline e fase vanno i nuovi ticket?
Nella tua pipeline dei ticket predefinita, nella prima fase non chiusa. In un account HubSpot nuovo è Support Pipeline, New. La card mostra la pipeline e la fase scelte da intoCHAT al momento del collegamento. Per usarne un'altra, imposta Pipeline and stage sotto Ticket fields.
Crea contatti duplicati?
Non dovrebbe. Prima di ogni ticket, intoCHAT cerca tra i tuoi contatti l'indirizzo email del visitatore e usa il contatto trovato. Ne crea uno solo se non ce n'è nessuno con quell'indirizzo, e se HubSpot segnala che il contatto esiste già, usa quello esistente.
L'agente può imparare dai nostri ticket HubSpot?
No. L'importazione dei ticket risolti come conoscenza funziona solo con Zendesk e Freshdesk; con HubSpot collegato, la card Helpdesk tickets nella scheda Knowledge indica che l'importazione non è disponibile. Puoi invece addestrare l'agente su sito, file, coppie Q&A, Notion e Google Drive, e aggiungere gli articoli di aiuto pubblici come qualsiasi pagina web.
Le risposte in HubSpot compaiono nella chat?
No. Non c'è sincronizzazione bidirezionale. Risposte, cambi di fase e note restano in HubSpot, e il tuo team ricontatta il visitatore da lì, usando l'indirizzo email del contatto del ticket. In intoCHAT, la trascrizione mostra il numero del ticket con un link che lo apre.
Quale piano di intoCHAT include l'integrazione con HubSpot?
Tutti i piani, anche Free. Il passaggio via email e i ticket dell'helpdesk non sono limitati dal piano. I posti del team sì: Free ha solo il proprietario, Starter include 2 membri del team e Pro 5.
Quali dati invia intoCHAT a HubSpot?
Per ogni passaggio: la trascrizione, il riepilogo AI, l'indirizzo email del visitatore e il suo nome se noto, la pagina e il paese, più le proprietà che mappi, come gli attributi del contatto. Il contatto viene creato con l'email e, se noto, il nome. intoCHAT legge solo ciò che gli serve: i contatti corrispondenti e, quando modifichi i campi del ticket, le proprietà e le pipeline dei ticket.
Cosa succede se il token smette di funzionare?
L'email di passaggio al team parte comunque, e la trascrizione mostra Ticket couldn't be created al posto del numero del ticket. La card nella scheda Setup ti avvisa quando le credenziali salvate non funzionano più. Crea un nuovo token e clicca su Replace credentials; se colleghi un altro account HubSpot, i campi del ticket vengono rimossi, perché si riferiscono alle proprietà del vecchio account.
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