Calendly-Integration
Verbinde Calendly, und dein KI-Agent bucht Termine direkt im Chat
Erstelle in Calendly einen Personal Access Token, füge ihn in intoCHAT ein und wähle einen Termintyp. Möchte ein Besucher ein Gespräch, zeigt der Agent unter seiner Antwort deine freien Calendly-Zeiten, und der Besucher bucht, ohne den Chat zu verlassen.
So arbeiten intoCHAT und Calendly zusammen
intoCHAT verbindet sich mit der API von Calendly über einen Personal Access Token, den du in Calendly erstellst. Der Token wird nur für drei Dinge genutzt: deine Termintypen auflisten, freie Zeiten für den gewählten Termintyp lesen und eine Buchung anlegen (in Calendly heißt das Invitee), sobald ein Besucher eine Zeit bestätigt. Die Zeiten kommen immer aus deiner Verfügbarkeit in Calendly, nie aus dem KI-Modell. Der Agent zeigt die Zeitauswahl, wenn das Gespräch passt, gesteuert durch deinen Text unter „When to offer booking“. Der Besucher wählt Tag und Uhrzeit, trägt Name und E-Mail-Adresse ein und klickt auf Buchen. Direkt vor der Buchung fragt intoCHAT Calendly noch einmal, ob die Zeit noch frei ist, eine gerade vergebene Zeit wird also nie doppelt gebucht. Calendly verschickt dann wie gewohnt Bestätigungsmail und Kalendereinladung. Eine Voraussetzung kommt von Calendly, nicht von intoCHAT: Calendly erlaubt Buchungen über seine API nur in den kostenpflichtigen Tarifen, ab Standard. Im kostenlosen Calendly-Tarif wird jede Buchung abgelehnt, Besucher sähen also freie Zeiten, die sie nicht buchen können. intoCHAT kann deinen Calendly-Tarif beim Verbinden nicht prüfen, stell also vorher sicher, dass du einen kostenpflichtigen Tarif hast. Weil der Chat nur nach Name und E-Mail-Adresse fragt, lassen sich manche Calendly-Termintypen dort nicht buchen. Weiter unten steht, welche das sind und wie du einen Termintyp buchbar machst. Wie die Buchung für Besucher aussieht und wie du sie in Vertrieb und Support einsetzt, zeigt die Funktionsseite zur Terminbuchung.
Calendly mit deinem intoCHAT-Agenten verbinden
Personal Access Token erstellen
Öffne in Calendly Integrations, API & Webhooks, Personal access tokens und erstelle einen Token mit den vier Scopes unten. Calendly zeigt den Token nur einmal, kopiere ihn also sofort.
Die Karte Booking öffnen
Öffne in intoCHAT deinen Agenten und geh zum Tab Actions. Die Karte Booking steht unter deinen Aktionen und Formularen. Wähle unter Calendar den Eintrag Calendly.
Token einfügen und auf Connect klicken
Füge ihn unter Personal access token ein. intoCHAT prüft ihn, indem es deine Termintypen lädt. Fehlt ein Scope, nennt die Karte die benötigten Scopes. Der Token wird verschlüsselt gespeichert und nur als … mit seinen letzten vier Zeichen angezeigt.
Den Termintyp für Besucher wählen
Jeder Termintyp zeigt Titel und Dauer. Einer mit „(secret in Calendly)“ ist auf deiner Buchungsseite verborgen, lässt sich aber im Chat buchen. Einer mit „(can't be booked from the chat)“ kann nicht gewählt werden; der Grund steht unter der Liste.
Festlegen, wann gebucht wird, dann speichern
Beschreib optional, wann der Agent die Buchung anbieten soll, bis zu 1.000 Zeichen. Der Agent liest das, Besucher sehen es nie. Klick auf Save, und die Buchung ist aktiv.
Einen Testtermin buchen
Bitte im Playground um einen Termin und buche eine Zeit. Buchungen im Playground sind echt: Sie legen den Termin in deinem Calendly-Kalender an, und Calendly verschickt seine E-Mails. Storniere den Testtermin also in Calendly.
Scopes für den Personal Access Token
users:read
event_types:read
availability:read
scheduled_events:writeFehlt einer davon, sagt dir die Karte Booking beim Klick auf Connect, welche Scopes fehlen.
Was zwischen intoCHAT und Calendly synchronisiert wird
Freie Zeiten aus deiner Verfügbarkeit
Bis zu 5 Tage mit freien Zeiten und bis zu 8 Zeiten pro Tag, über den Tag verteilt. Der Agent schaut standardmäßig 7 Tage voraus oder auf die Tage, nach denen der Besucher fragt, bis zu ein Jahr im Voraus.
Invitees direkt in Calendly
Eine bestätigte Zeit wird in Calendly mit Name, E-Mail und Zeitzone des Besuchers gebucht, und die Bestätigung erscheint im Chat als Nachricht des Agenten.
Videocall, Telefon und vor Ort
Termintypen mit Zoom, Google Meet, Microsoft Teams, Webex oder GoTo Meeting, einer Nummer, die der Eingeladene anruft, einem von dir festgelegten Ort oder ohne Ort lassen sich buchen.
Eine Buchungsliste in intoCHAT
Die Karte Bookings im Tab Leads listet jeden im Chat gebuchten Termin mit Name, E-Mail und Zeitzone des Besuchers und einem Link zum Gespräch.
Webhook und Slack-Hinweis
Ein Webhook für Meeting booked sendet booking.created mit dem provider calendly und der URI des Invitees. Hak in den Slack alerts Booked meeting an, um jede Buchung in einen Kanal zu posten.
Eine Zeitauswahl in fünf Sprachen
Die Beschriftungen der Zeitauswahl folgen der Widget-Sprache: Englisch, Deutsch, Französisch, Italienisch oder Spanisch. Der Titel deines Termintyps erscheint so, wie du ihn in Calendly geschrieben hast.
Häufige Fragen
Brauche ich einen kostenpflichtigen Calendly-Tarif?
Ja. Calendly erlaubt Buchungen über seine API nur in den kostenpflichtigen Tarifen, ab Standard. Im kostenlosen Tarif lehnt Calendly jede Buchung ab. intoCHAT kann deinen Tarif beim Verbinden nicht prüfen, teste also nach dem Verbinden eine Buchung im Playground.
Warum lässt sich ein Termintyp im Chat nicht buchen?
Der Chat fragt nur nach Name und E-Mail-Adresse. Ein Calendly-Termintyp lässt sich dort nicht buchen, wenn eine Buchungsfrage eingeschaltet und Pflicht ist, wenn jeder Ort etwas vom Eingeladenen verlangt (etwa seine Telefonnummer, unter der du anrufst, oder einen Ort, den er wählt) oder wenn es eine Terminumfrage ist. Mach die Frage optional oder füge einen Videocall als Ort hinzu, und er wird buchbar.
Was passiert bei mehreren Orten oder optionalen Fragen?
Bietet ein Termintyp mehrere Orte an, bucht intoCHAT den ersten, der nichts vom Eingeladenen braucht. Optionale Buchungsfragen bleiben leer.
Wie viele Buchungen gehen über die API von Calendly?
Das begrenzt Calendly, nicht intoCHAT: in kostenpflichtigen Tarifen außer Enterprise 10 Buchungen pro Minute, 50 pro Stunde und 100 pro Tag je Calendly-Nutzer, während einer Calendly-Testphase 5 pro Tag. Darüber hinaus sehen Besucher „Zu viele Versuche. Bitte warten Sie einen Moment.“
Welchen intoCHAT-Tarif brauche ich?
Jeden, auch Free. Eine Zeit zu buchen verbraucht keine Nachricht; die Antwort, die die Zeiten zeigt, zählt wie jede andere Antwort. Ab Starter kann ein Ablauf den Agenten anweisen, die Buchung nach ein paar qualifizierenden Fragen anzubieten.
Kommt eine Stornierung in Calendly bei intoCHAT an?
Nein. Aus Calendly wird nichts zurück synchronisiert. Wird ein Termin dort verschoben oder storniert, zeigen die Buchungsliste und das Gespräch weiter die ursprüngliche Buchung, und es wird kein Webhook gesendet. Besucher stornieren oder verschieben über die E-Mails von Calendly.
Calendly lehnt meinen Token ab. Was sollte ich prüfen?
Die Karte meldet „Calendly didn't accept this personal access token.“ Prüf, ob du ihn vollständig kopiert hast und ob er nicht widerrufen oder gelöscht wurde. Fehlt dem Token ein Scope, nennt die Karte die benötigten. Du kannst Tokens bis zu 10-mal in 10 Minuten prüfen.
Ist eine Calendly-Buchung auch ein Lead?
Nein. Buchungen haben eine eigene Liste im Tab Leads, einen eigenen booking.created-Webhook und einen eigenen Slack-Hinweis. Name und E-Mail aus der Zeitauswahl legen keinen Lead an und lösen keinen Lead-Hinweis aus.
Sieh, wie er mit deiner Website antwortet
Gib die Adresse deiner Website ein und chatte mit einem Agenten, der aus deinen Seiten gebaut wird. Das dauert etwa eine Minute.
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