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HubSpot-Integration

Mach aus Chatbot-Übergaben HubSpot-Tickets

Dein intoCHAT-Agent beantwortet Besucher aus deinen eigenen Inhalten. Braucht jemand einen Menschen, öffnet die Übergabe ein Ticket in deiner HubSpot-Pipeline, ordnet es dem Kontakt des Besuchers zu und schreibt KI-Zusammenfassung und Gespräch in die Beschreibung.

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So arbeitet intoCHAT mit HubSpot

Wenn dein Support-Team Tickets ohnehin in HubSpot bearbeitet, sollte der Chat auf deiner Website keinen zweiten Ort schaffen, an dem man nachsehen muss. Mit verbundener Integration wird jede Übergabe per E-Mail deines intoCHAT-Agenten zusätzlich ein HubSpot-Ticket, erstellt mit dem Zugriffstoken einer privaten App. Das Ticket landet in deiner Standard-Ticket-Pipeline, in ihrer ersten Phase, die nicht geschlossen ist (in einem neuen HubSpot-Konto Support Pipeline, New), oder in der Pipeline und Phase, die du wählst. Vorher sucht intoCHAT die E-Mail-Adresse des Besuchers in deinen Kontakten und legt den Kontakt an, wenn es keinen gibt. So liegt das Ticket am richtigen Datensatz in deinem CRM. Die Beschreibung enthält die Zusammenfassung des Agenten, drei bis fünf KI-geschriebene Stichpunkte, Seite und Land, die letzten 30 Nachrichten und einen Link zurück zum Gespräch in intoCHAT. Die Übergabe-E-Mail an dein Team geht ebenfalls raus, mit dem Besucher als Antwortadresse. Die Verbindung ist bewusst schmal. intoCHAT schreibt ein Ticket pro Gespräch und bei Bedarf einen Kontakt. Zurück synchronisiert wird nichts: Antworten, Phasenwechsel und Notizen bleiben in HubSpot. HubSpot-Tickets lassen sich auch nicht als Wissen für den Agenten importieren, der Ticket-Import funktioniert nur mit Zendesk und Freshdesk.

HubSpot in fünf Schritten verbinden

  1. Übergabe per E-Mail einschalten

    Öffne den Tab Setup deines Agenten, schalte unter Hand-off to your team die Option Offer hand-off by email ein und speichere. Tickets werden nur für Übergaben per E-Mail geöffnet, die HubSpot-Karte braucht das also zuerst.

  2. Private App in HubSpot erstellen

    Geh in HubSpot zu Development, Legacy apps, Create legacy app, Private (in manchen Konten: Settings, Integrations, Private apps). Füge unter Scopes crm.objects.tickets.read und crm.objects.tickets.write hinzu, in manchen Konten als tickets angezeigt, dazu crm.objects.contacts.read und crm.objects.contacts.write.

  3. Zugriffstoken einfügen

    Erstelle die App, öffne ihren Tab Auth, klicke auf Show token und kopiere es. Wähle in der Karte Helpdesk tickets im Tab Setup HubSpot, füge das Token unter Access token ein und klicke auf Test and connect. Die Karte zeigt dann, in welche Pipeline und Phase neue Tickets gehen.

  4. Pipeline und Eigenschaften wählen (optional)

    Klicke unter Ticket fields auf Add ticket fields. Wähle eine andere Pipeline and stage oder fülle Ticketeigenschaften, die dein Konto bearbeiten lässt, mit festen Werten oder Variablen wie {{contact.plan}} oder {{conversation.page}}.

  5. Eine Test-Übergabe machen

    Bitte den Agenten im Playground um einen Menschen und gib eine E-Mail-Adresse an. Wenige Sekunden später erscheint ein echtes Ticket in HubSpot, im Betreff mit [Test] markiert, beim Kontakt mit dieser Adresse.

Die Ticketbeschreibung, die intoCHAT schreibt

Subject: [Acme Support] Chat hand-off: Unser CSV-Import bricht mit „Invalid date format“ ab, obwohl die Daten stimmen.…

A visitor asked for a person in the chat with Acme Support. Reply to them by email: marco@example.com

What they need
The visitor's CSV import fails with "Invalid date format" although the dates use YYYY-MM-DD. They want someone to check their account.

Summary
- Wants help with a CSV import that stops with "Invalid date format"
- The AI explained the expected YYYY-MM-DD format; the visitor says the file already uses it
- Contact email given: marco@example.com

Visitor
Email: marco@example.com
Page: https://app.example.com/import
Country: Switzerland

Conversation (last 4 messages)
Visitor: Unser CSV-Import bricht mit „Invalid date format“ ab, obwohl die Daten stimmen. Kann sich jemand unser Konto ansehen?
AI: Der Import erwartet Datumsangaben im Format JJJJ-MM-TT. Wenn deine Datei das schon nutzt, kann ich dieses Gespräch per E-Mail an unser Support-Team weitergeben, damit es dein Konto prüft. An welche Adresse soll es antworten?
Visitor: Das tut sie schon. marco@example.com
AI: Danke. Ich habe das Gespräch an das Team geschickt, es antwortet dir an marco@example.com.

In intoCHAT
https://www.intochat.ai/chatbots/…/edit?tab=activity&conversation=…

Ein Beispiel. Die Betreffzeile wird zum Ticketnamen, der Rest ist die Ticketbeschreibung. Überschriften und KI-Zusammenfassung sind immer auf Englisch, Betreff und Gespräch stehen in den Worten des Besuchers.

Was in HubSpot ankommt

  • Beim richtigen Kontakt abgelegt

    intoCHAT sucht die E-Mail-Adresse des Besuchers in deinen Kontakten und ordnet das Ticket diesem Kontakt zu. Gibt es keinen, legt es einen an, mit der E-Mail und Vor- und Nachnamen, wenn der Name des Besuchers bekannt ist.

  • In der Pipeline deiner Wahl

    Standardmäßig gehen Tickets in die erste offene Phase deiner Standard-Ticket-Pipeline, und die Karte nennt sie. Unter Ticket fields wählst du jede andere Pipeline und Phase, etwa eine eigene für Chat-Übergaben.

  • Deine Ticketeigenschaften gefüllt

    Setze bei jedem Ticket bearbeitbare Text-, Zahlen-, Dropdown-, Checkbox- und Datumseigenschaften. Werte können fest sein oder aus dem Chat kommen, etwa die E-Mail des Besuchers, seine Seite oder ein Kontaktattribut.

  • Eine Zusammenfassung zum schnellen Lesen

    Drei bis fünf Stichpunkte auf Englisch sagen, was der Besucher will und was der Agent schon beantwortet hat, gefolgt von den letzten 30 Nachrichten. Ist die Zusammenfassung nicht rechtzeitig fertig, geht das Ticket ohne sie raus.

  • Die E-Mail an dein Team geht weiter raus

    Die Übergabe-E-Mail erreicht die Empfänger deiner Lead-Benachrichtigungen wie bisher, mit dem Besucher als Antwortadresse. Das HubSpot-Ticket kommt dazu, es ersetzt sie nicht.

  • Von beiden Seiten verlinkt

    Im Tab Conversations zeigt der Verlauf Ticket # mit einem Link, der das Ticket in HubSpot öffnet, und die Beschreibung verlinkt zurück zum Gespräch. Auch der Webhook handoff.requested enthält Ticketnummer und Link.

  • Eine sichere Verbindungsprüfung

    Test and connect liest nur: deine Konto-ID und deine Ticket-Pipelines. Ein Token, das keine Tickets lesen kann, wird mit einer klaren Meldung abgelehnt, und nichts wird gespeichert, bevor die Prüfung besteht.

  • Token verschlüsselt gespeichert

    Das Zugriffstoken wird verschlüsselt und nie wieder angezeigt, die Karte zeigt nur seine letzten vier Zeichen. Nur der Owner des Kontos und Admins können HubSpot verbinden oder trennen, Editoren können die Ticketfelder ändern.

Was die HubSpot-Integration nicht macht

  • Keine Zwei-Wege-Synchronisierung: Antworten, Phasenwechsel und Notizen in HubSpot kommen nicht zu intoCHAT zurück.
  • HubSpot-Tickets lassen sich nicht als Wissen für den Agenten importieren. Der Ticket-Import funktioniert nur mit Zendesk und Freshdesk. Öffentliche Hilfeartikel kannst du trotzdem im Tab Knowledge wie jede andere Webseite hinzufügen.
  • Sie synchronisiert deine Leads nicht mit HubSpot. Ein Kontakt wird nur gesucht oder angelegt, wenn eine Übergabe ein Ticket öffnet. Um Leads an deine eigenen Systeme zu schicken, nutze Webhooks.
  • Tickets entstehen nur bei Übergaben per E-Mail, nicht wenn dein Team einen Chat im Live-Chat von intoCHAT übernimmt.
  • Ein Ticket pro Gespräch und ein Helpdesk pro Agent. Eine spätere Übergabe im selben Gespräch schickt eine weitere E-Mail, aber kein zweites Ticket.
  • Antwortet HubSpot nicht innerhalb von 10 Sekunden oder begrenzt gerade Anfragen, wird dieses Ticket nicht erstellt und nicht wiederholt. Ein Ticket, das wegen seiner Eigenschaften abgelehnt wird, geht einmal ohne sie raus.
  • Bis zu 25 Ticketfelder pro Agent mit je bis zu 500 Zeichen. Mehrfachauswahl-Eigenschaften werden nicht angeboten.

Häufige Fragen

Welches HubSpot-Konto brauche ich?

Eines, in dem du eine private App erstellen und mit Tickets arbeiten kannst. intoCHAT nutzt die Ticket- und Kontakt-APIs von HubSpot mit dem Zugriffstoken der privaten App. Welche HubSpot-Stufen Tickets und private Apps enthalten, legt HubSpot fest, prüfe also im Zweifel dein eigenes Konto.

Welche Scopes braucht die private App?

crm.objects.tickets.read und crm.objects.tickets.write, die manche Konten einfach als tickets anzeigen, um deine Pipelines zu lesen und Tickets anzulegen. Füge crm.objects.contacts.read und crm.objects.contacts.write hinzu, damit intoCHAT den Kontakt des Besuchers findet oder anlegt. Ohne die Kontakt-Scopes wird das Ticket trotzdem erstellt, nur ohne Kontakt.

In welche Pipeline und Phase gehen neue Tickets?

In deine Standard-Ticket-Pipeline, in ihre erste Phase, die nicht geschlossen ist. In einem neuen HubSpot-Konto ist das Support Pipeline, New. Die Karte zeigt die Pipeline und Phase, die intoCHAT beim Verbinden gewählt hat. Für eine andere setze Pipeline and stage unter Ticket fields.

Entstehen doppelte Kontakte?

Eigentlich nicht. Vor jedem Ticket sucht intoCHAT deine Kontakte nach der E-Mail-Adresse des Besuchers ab und nutzt den gefundenen Kontakt. Einen neuen legt es nur an, wenn es keinen mit dieser Adresse gibt, und meldet HubSpot, dass der Kontakt schon existiert, wird der vorhandene genommen.

Kann der Agent aus unseren HubSpot-Tickets lernen?

Nein. Gelöste Tickets als Wissen importieren geht nur mit Zendesk und Freshdesk; ist HubSpot verbunden, sagt die Karte Helpdesk tickets im Tab Knowledge, dass der Ticket-Import nicht verfügbar ist. Trainiere den Agenten stattdessen mit deiner Website, Dateien, Q&A-Paaren, Notion und Google Drive, und füge öffentliche Hilfeartikel wie jede Webseite hinzu.

Erscheinen Antworten aus HubSpot im Chat?

Nein. Es gibt keine Zwei-Wege-Synchronisierung. Antworten, Phasenwechsel und Notizen bleiben in HubSpot, und dein Team meldet sich von dort beim Besucher, über die E-Mail-Adresse am Kontakt des Tickets. In intoCHAT zeigt der Verlauf die Ticketnummer mit einem Link, der das Ticket öffnet.

Welcher intoCHAT-Plan enthält die HubSpot-Integration?

Jeder Plan, auch Free. Übergabe per E-Mail und Helpdesk-Tickets sind nicht vom Plan begrenzt. Teamplätze schon: Free hat nur den Owner, Starter enthält 2 Teammitglieder und Pro 5.

Welche Daten schickt intoCHAT an HubSpot?

Bei jeder Übergabe: den Verlauf, die KI-Zusammenfassung, die E-Mail-Adresse des Besuchers und seinen Namen, falls bekannt, Seite und Land, plus die Eigenschaften, die du zuordnest, etwa Kontaktattribute. Der Kontakt wird mit der E-Mail und, falls bekannt, dem Namen angelegt. intoCHAT liest nur zurück, was es braucht: passende Kontakte sowie deine Ticketeigenschaften und Pipelines, wenn du Ticketfelder bearbeitest.

Was passiert, wenn das Token nicht mehr funktioniert?

Die Übergabe-E-Mail an dein Team geht trotzdem raus, und der Verlauf zeigt Ticket couldn't be created statt einer Ticketnummer. Die Karte im Tab Setup sagt dir, wenn die gespeicherten Zugangsdaten nicht mehr funktionieren. Erstelle ein neues Token und klicke auf Replace credentials; verbindest du ein anderes HubSpot-Konto, werden die Ticketfelder entfernt, weil sie Eigenschaften des alten Kontos nennen.

Sieh, wie er mit deiner Website antwortet

Gib die Adresse deiner Website ein und chatte mit einem Agenten, der aus deinen Seiten gebaut wird. Das dauert etwa eine Minute.

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