Intégration Calendly
Connectez Calendly et votre agent IA réserve des rendez-vous dans le chat
Créez un personal access token dans Calendly, collez-le dans intoCHAT et choisissez un type d'événement. Quand un visiteur souhaite un appel, l'agent affiche vos créneaux Calendly libres sous sa réponse, et le visiteur réserve sans quitter le chat.
Comment intoCHAT et Calendly fonctionnent ensemble
intoCHAT se connecte à l'API de Calendly avec un personal access token que vous créez dans Calendly. Le token ne sert qu'à trois choses : lister vos types d'événements, lire les créneaux libres du type d'événement choisi et créer une réservation (un invitee, dans le vocabulaire de Calendly) quand un visiteur confirme un créneau. Les créneaux viennent toujours de vos disponibilités Calendly, jamais du modèle d'IA. L'agent affiche le sélecteur de créneaux quand la conversation s'y prête, guidé par votre texte « When to offer booking ». Le visiteur choisit un jour et une heure, saisit son nom et son adresse e-mail et clique sur Réserver. Juste avant la réservation, intoCHAT redemande à Calendly si le créneau est toujours libre : un créneau qu'un autre vient de prendre n'est donc jamais réservé deux fois. Calendly envoie ensuite son e-mail de confirmation et son invitation d'agenda habituels. Une condition vient de Calendly, pas d'intoCHAT : Calendly n'autorise la réservation via son API que sur ses offres payantes, à partir de Standard. Avec l'offre gratuite de Calendly, chaque réservation est refusée, et les visiteurs verraient des créneaux qu'ils ne peuvent pas réserver. intoCHAT ne peut pas vérifier votre offre Calendly lors de la connexion : assurez-vous d'abord d'avoir une offre payante. Comme le chat ne demande qu'un nom et une adresse e-mail, certains types d'événements Calendly ne peuvent pas y être réservés. La suite de cette page indique lesquels, et comment rendre un type d'événement réservable. Pour voir ce que la réservation donne côté visiteurs et comment l'utiliser en vente et en support, consultez la page de la fonctionnalité de prise de rendez-vous.
Connecter Calendly à votre agent intoCHAT
Créez un personal access token
Dans Calendly, ouvrez Integrations, API & Webhooks, Personal access tokens et créez un token avec les quatre scopes indiqués ci-dessous. Calendly n'affiche le token qu'une seule fois : copiez-le tout de suite.
Ouvrez la carte Booking
Dans intoCHAT, ouvrez votre agent et allez dans l'onglet Actions. La carte Booking se trouve sous vos actions et formulaires. Sous Calendar, choisissez Calendly.
Collez le token et cliquez sur Connect
Collez-le dans Personal access token. intoCHAT le vérifie en chargeant vos types d'événements. S'il manque un scope, la carte indique ceux qu'il faut. Le token est stocké chiffré et n'apparaît plus que sous la forme … suivie de ses quatre derniers caractères.
Choisissez le type d'événement à réserver
Chaque type d'événement affiche son titre et sa durée. Un type marqué « (secret in Calendly) » est masqué sur votre page de réservation mais reste réservable depuis le chat. Un type marqué « (can't be booked from the chat) » ne peut pas être choisi, et la raison s'affiche sous la liste.
Indiquez quand proposer la réservation, puis enregistrez
Si vous le souhaitez, décrivez quand l'agent doit proposer la réservation, jusqu'à 1 000 caractères. L'agent le lit, les visiteurs ne le voient jamais. Cliquez sur Save et la réservation est active.
Réservez un rendez-vous de test
Demandez un rendez-vous dans le Playground et réservez un créneau. Les réservations du Playground sont réelles : elles créent le rendez-vous dans votre agenda Calendly et Calendly envoie ses e-mails. Annulez donc la réservation de test dans Calendly.
Scopes du personal access token
users:read
event_types:read
availability:read
scheduled_events:writeS'il en manque un, la carte Booking vous indique les scopes manquants quand vous cliquez sur Connect.
Ce qui se synchronise entre intoCHAT et Calendly
Des créneaux tirés de vos disponibilités
Jusqu'à 5 jours avec des créneaux libres et jusqu'à 8 créneaux par jour, répartis sur la journée. Par défaut, l'agent regarde les 7 prochains jours, ou les jours demandés par le visiteur, jusqu'à un an à l'avance.
Des invitees créés dans Calendly
Un créneau confirmé est réservé dans Calendly avec le nom, l'e-mail et le fuseau horaire du visiteur, et la confirmation apparaît dans le chat comme un message de l'agent.
Visio, téléphone et sur place
Les types d'événements avec Zoom, Google Meet, Microsoft Teams, Webex ou GoTo Meeting, un numéro que l'invité appelle, un lieu que vous fixez ou sans lieu peuvent être réservés.
Une liste des réservations dans intoCHAT
La carte Bookings de l'onglet Leads liste chaque rendez-vous réservé depuis le chat, avec le nom, l'e-mail et le fuseau horaire du visiteur et un lien vers la conversation.
Webhook et alerte Slack
Un webhook sur Meeting booked envoie booking.created avec le provider calendly et l'URI de l'invitee. Cochez Booked meeting dans les Slack alerts pour publier chaque réservation dans un canal.
Un sélecteur en cinq langues
Les libellés du sélecteur suivent la langue du widget : anglais, allemand, français, italien ou espagnol. Le titre de votre type d'événement s'affiche tel que vous l'avez écrit dans Calendly.
Questions fréquentes
Ai-je besoin d'une offre Calendly payante ?
Oui. Calendly n'autorise la réservation via son API que sur ses offres payantes, à partir de Standard. Avec l'offre gratuite, Calendly refuse chaque réservation. intoCHAT ne peut pas vérifier votre offre lors de la connexion : testez donc une réservation dans le Playground après avoir connecté Calendly.
Pourquoi un type d'événement n'est-il pas réservable depuis le chat ?
Le chat ne demande qu'un nom et une adresse e-mail. Un type d'événement Calendly n'y est pas réservable quand une question de réservation est activée et obligatoire, quand chaque lieu demande quelque chose à l'invité (son numéro de téléphone pour que vous l'appeliez, ou un lieu qu'il choisit) ou quand il s'agit d'un sondage de réunion. Rendez la question facultative ou ajoutez un lieu en visio, et il devient réservable.
Que se passe-t-il avec plusieurs lieux ou des questions facultatives ?
Quand un type d'événement propose plusieurs lieux, intoCHAT réserve le premier qui ne demande rien à l'invité. Les questions de réservation facultatives restent vides.
Combien de réservations peuvent passer par l'API de Calendly ?
C'est Calendly qui limite, pas intoCHAT : sur les offres payantes autres qu'Enterprise, 10 réservations par minute, 50 par heure et 100 par jour par utilisateur Calendly, et 5 par jour pendant un essai Calendly. Au-delà, les visiteurs voient « Trop de tentatives. Veuillez patienter un instant. »
De quelle offre intoCHAT ai-je besoin ?
N'importe laquelle, y compris Free. Réserver un créneau ne consomme pas de message ; la réponse qui affiche les créneaux compte comme toute autre réponse. À partir de Starter, une procédure peut demander à l'agent de proposer la réservation après quelques questions de qualification.
Une annulation dans Calendly remonte-t-elle dans intoCHAT ?
Non. Rien n'est synchronisé en retour depuis Calendly. Si un rendez-vous y est déplacé ou annulé, la liste des réservations et la conversation continuent d'afficher la réservation d'origine, et aucun webhook n'est envoyé. Les visiteurs annulent ou déplacent via les e-mails de Calendly.
Calendly refuse mon token. Que dois-je vérifier ?
La carte affiche « Calendly didn't accept this personal access token. » Vérifiez que vous l'avez copié en entier et qu'il n'a pas été révoqué ou supprimé. S'il manque un scope au token, la carte indique ceux qu'il faut. Vous pouvez vérifier des tokens jusqu'à 10 fois en 10 minutes.
Une réservation Calendly est-elle aussi un lead ?
Non. Les réservations ont leur propre liste dans l'onglet Leads, leur propre webhook booking.created et leur propre alerte Slack. Le nom et l'e-mail saisis dans le sélecteur ne créent pas de lead et n'envoient pas d'alerte de lead.
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