Freigabe durch das Team: Eine Person gibt frei, bevor der Agent handelt

Manche Aktionen sollten nicht allein auf das Wort des Agenten hin laufen, etwa eine Erstattung, eine Kündigung oder eine Gutschrift. Schalte für eine API-Aktion oder einen Schritt eines Ablaufs Requires team approval ein, und der Agent führt sie nicht mehr selbst aus: Der Aufruf wartet auf der Seite Approvals, bis jemand aus deinem Team ihn freigibt oder ablehnt.

• Der Agent sagt dem Besucher, dass seine Anfrage geprüft wird, und führt das Gespräch wie gewohnt weiter.
• Die Freigabe führt die Aktion einmal aus, mit genau den Eingaben, die gewartet haben. Die KI wird nicht noch einmal gefragt.
• Eine Ablehnung bedeutet, dass sie nie ausgeführt wird. Der Besucher erfährt es, mit deiner Begründung, wenn du eine angibst.
• Eine Anfrage, über die niemand rechtzeitig entscheidet, verfällt und wird ebenfalls nicht ausgeführt.

Pläne

In Free und Starter lässt sich der Schalter nicht einschalten. Nach einem Downgrade behalten Aktionen und Schritte, bei denen er an ist, die Einstellung und lassen sich weiter bearbeiten, aber der Agent führt sie aus dem Chat nicht aus: Er sagt dem Besucher, dass er das hier nicht erledigen kann. Anfragen, die vor dem Downgrade gestellt wurden, warten weiter auf der Seite Approvals und können entschieden werden.

Einschalten

Für eine API-Aktion: Öffne die Aktion im Tab Actions, geh zu 3. When the AI should use it, schalte Requires team approval ein und wähle, wann eine Anfrage verfällt: nach 1 Stunde, 4 Stunden, 24 Stunden (voreingestellt) oder 3 Tagen. Speichere die Aktion. Sie zeigt in der Liste ein Badge Needs approval. Nur server-seitige Aktionen können eine Freigabe verlangen; Client-seitige Aktionen und Buttons nicht.

Für einen Ablaufschritt: Hake in einem Schritt Call an action die Option Requires team approval an und wähle, wann eine Anfrage verfällt. Der Schalter der Aktion selbst zählt auch: Eine Aktion mit Requires team approval wartet in jedem Ablaufschritt, der sie aufruft, auf eine Freigabe, mit der Verfallszeit der Aktion.

Ist zusätzlich Ask the visitor to confirm first angehakt, bestätigt zuerst der Besucher, und die Anfrage geht danach an dein Team.

Was der Besucher sieht

Ruft der Agent die Aktion auf, wird nichts an deine API gesendet. Der Agent sagt dem Besucher in seiner Sprache, dass die Anfrage zur Prüfung an dein Team weitergegeben wurde und dass er das Ergebnis im Chat sehen wird. Der Besucher kann in der Zwischenzeit über alles andere weiterchatten.

Ist über die Anfrage entschieden, schreibt intoCHAT eine Nachricht in das Gespräch, in der Sprache des Besuchers (Englisch, Deutsch, Französisch, Italienisch oder Spanisch):

Die Sprache ergibt sich aus dem, was der Besucher geschrieben hat, oder aus der Reply language des Agenten, wenn diese immer verwendet wird. Ein offener Chat zeigt die Nachricht innerhalb von etwa 15 Sekunden; andernfalls sieht der Besucher sie, wenn er den Chat das nächste Mal öffnet. Auch der Agent kennt das Ergebnis bei der nächsten Nachricht des Besuchers.

Ein Gespräch kann bis zu 3 wartende Anfragen gleichzeitig haben. Ruft der Agent dieselbe Aktion mit denselben Eingaben erneut auf, während sie wartet, entsteht keine zweite Anfrage.

Freigeben oder ablehnen

Anfragen erscheinen auf der Seite Approvals in der Seitenleiste, mit einem Badge, das die wartenden zählt. Mit Agent siehst du die Anfragen eines einzelnen Agenten.

Jede wartende Anfrage zeigt die Aktion, den Agenten, den Ablauf, falls sie aus einem stammt, wann sie gestellt wurde und wann sie verfällt, ihre Eingaben und einen Link zum Gespräch.

• Approve bittet dich um Bestätigung, führt dann die Aktion mit genau den angezeigten Eingaben aus und teilt dem Besucher das Ergebnis mit. Schlägt die Aktion fehl, zeigt die Anfrage Approved, failed mit dem Fehler, und der Besucher erfährt, dass sie nicht abgeschlossen werden konnte.
• Reject fragt nach einer optionalen Begründung, bis zu 500 Zeichen, die der Besucher in seinem Chat sieht.

Zwei Personen können nicht beide entscheiden: Wer zuerst klickt, entscheidet, und die andere Person sieht „Already decided“. Eine Aktion läuft für eine Anfrage nie zweimal.

Recent decisions listet die letzten 50, mit wer entschieden hat, wann, der Begründung und dem Ergebnis.

Wer entscheiden darf

Alle, deren Rolle die Aktionen des Agenten bearbeiten darf: der Owner, Admins und Editoren sowie eigene Rollen mit Edit auf Actions & procedures. Mitglieder, die auf ausgewählte Agenten beschränkt sind, sehen nur die Anfragen dieser Agenten. Viewer können die Seite nicht öffnen. Jede Freigabe und Ablehnung wird im Audit-Log aufgezeichnet.

Eingaben und Secrets

Die Seite, die E-Mails, Slack und Webhooks zeigen jede Eingabe mit ihrem Namen. Ein Wert, dessen Name oder Form nach einem Zugangsdatum aussieht, etwa eine Eingabe namens api_key oder password, ein Bearer-Token oder ein langer Schlüssel, wird als Hidden angezeigt. Die Header und die Authentifizierung deiner Aktion sind nie Teil einer Anfrage: intoCHAT speichert nur die Eingaben und baut den Request bei der Ausführung aus der gespeicherten Aktion.

Benachrichtigungen

Wenn eine Anfrage gestellt wird:

• E-Mail an alle, die bei diesem Agenten entscheiden dürfen (siehe Wer entscheiden darf), mit den Eingaben und einem Link zur Seite Approvals. Jede Person kann diese E-Mails in ihren Kontoeinstellungen unter Notifications abschalten (Approval requests). Pro Agent gehen bis zu 30 Anfrage-E-Mails pro Stunde hinaus; Anfragen darüber hinaus warten trotzdem auf der Seite.
• Slack: die Benachrichtigung Approval request, wenn du Slack-Benachrichtigungen verbunden und sie angehakt hast.
• Webhooks: das Event action_approval.requested und action_approval.decided, wenn die Anfrage freigegeben, abgelehnt wird oder verfällt. Siehe Webhooks.
• Inbox: Das Gespräch kommt als Open in die Inbox, außer es ist dort schon offen oder ausstehend.

Abläufe

Ein Ablaufschritt, der auf eine Freigabe wartet, bleibt der aktuelle Schritt. Ein erneuter Aufruf der Aktion erzeugt keine zweite Anfrage, und der Agent hilft dem Besucher weiter bei anderen Fragen, ohne den Ablauf zu beenden.

• Freigegeben und erfolgreich: Der Ablauf geht bei der nächsten Nachricht des Besuchers mit dem nächsten Schritt weiter. Ist der nächste Schritt ein End-Schritt mit einer Nachricht, sagt der Agent sie dann; ist er ein End-Schritt ohne Nachricht oder gibt es keine weiteren Schritte, ist der Ablauf abgeschlossen.
• Freigegeben, aber fehlgeschlagen, abgelehnt oder verfallen: Der Ablauf endet.
• Bricht der Besucher ab und beendet der Agent den Ablauf, während eine Anfrage wartet, beginnt ein anderer Ablauf, oder löschst du den Ablauf oder änderst ihn so, dass es den Schritt nicht mehr gibt oder er eine andere Aktion aufruft, wird die Anfrage zurückgezogen. Sie erscheint als Rejected mit „Withdrawn when the procedure ended in the chat“ und wird nie ausgeführt: Ein Klick auf Approve zieht sie dann nur zurück. Es wird keine Nachricht geschrieben, da der Chat schon weitergegangen ist.

Verfall

Eine Anfrage verfällt zu dem Zeitpunkt, den du gewählt hast. Das wird geprüft, wann immer das Gespräch weitergeht, die Seite Approvals geöffnet wird oder der Chat offen ist, und einmal am Tag für alle Anfragen. Eine verfallene Anfrage wird nie ausgeführt, und der Besucher erfährt es.

Einschränkungen

• Anfragen brauchen ein gespeichertes Gespräch: In einem temporären Chat wird eine Aktion, die eine Freigabe verlangt, gar nicht ausgeführt.
• Im Playground sind Anfragen echt: Sie erscheinen auf der Seite Approvals und benachrichtigen dein Team, und die Freigabe führt deine echte Aktion aus.
• In Tests mit simulierten Kunden (Playground → Tests) wird nichts angefragt: Der Agent erfährt, dass die Anfrage gestellt wurde.
• In Chats über die REST API wird die Ergebnisnachricht im Gespräch gespeichert, wo deine Integration sie lesen kann.
• In Gesprächen über Slack und E-Mail wird die Ergebnisnachricht im Gespräch gespeichert, aber weder im Thread gepostet noch per E-Mail verschickt; der Agent teilt es der Person bei ihrer nächsten Nachricht mit.
• Die Freigabe führt die Aktion so aus, wie der Agent es getan hätte, innerhalb ihres Timeouts von 30 Sekunden, mit dem verifizierten Besucher und dem Kontakt des Gesprächs für die Platzhalter {{user.*}} und {{contact.*}}. Wurde die Aktion inzwischen gelöscht, ausgeschaltet oder in eine Client-seitige Aktion umgewandelt, schlägt die Freigabe fehl, und der Besucher erfährt es.

Wie es weitergeht

• Die Aktion einrichten: API-Aktionen.
• Sie in einen Schritt-für-Schritt-Ablauf einbauen: Abläufe.
• Die Events in deine Tools bekommen: Webhooks und Slack-Benachrichtigungen.